Заполнение расходного кассового ордера и выдача денежных средств из кассы

Тема: Выдача наличных денежных средств из кассы по расходным кассовым ордерам.

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

 

Форма расходного кассового ордера.

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

 

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером формы №КО-2, утвержденным приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96 г. №51.

 

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

 

· когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

· при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

· при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;

· когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

 

Расходный кассовый ордер оформляет:

 

· главный бухгалтер;

· бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

· руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

 

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

 

Выдача наличных денежных средств с применением расходного кассового ордера осуществляется в таких случаях:

 

1) Выдача денежных средств одному лицу:

а. лицу, являющемуся штатным сотрудником предприятия;

б. лицу, которое не является штатным сотрудником предприятия;

 

2) Оформление одного расходного кассового ордера на общую сумму выданных денежных средств по платежной или расчетно-платежной ведомости;

3) При выдаче денежных средств из кассы предприятия работнику предприятия, как правило кассиру, для внесения их в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия.

 

Заполнение расходного кассового ордера и выдача денежных средств из кассы.

 

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтерией четко, разборчиво, без исправлений и помарок чернилами или пастой шариковых ручек темного цвета. Возможно применение и других пишущих средств, а также механических пишущих средств (печатных машинок, принтеров и пр.) при условии, что записи, произведенные такими пишущими средствами, будут сохраняться на документах в течение установленного срока хранения таких документов.

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Целесообразно до передачи в кассу РКО регистрировать в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

В расходном кассовом ордере должны быть указаны такие обязательные реквизиты:

 

1) Название предприятия

2) В данной строке расходного кассового ордера обязательно должно стоять наименование предприятия, из кассы которого выдаются наличные денежные средства.

3) В данную строку вносится полное название предприятия или же сокращенное, если это предусмотрено уставом предприятия.

Перед выдачей денег кассир должен проверить:

· Наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера и их соответствие имеющимся образцам;

· Соответствие суммы наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.

После выдачи денег по РКО делается запись в кассовой книге (форма № КО-4). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера.

Примеры заполнения отдельных строк расходного кассового ордера в некоторых случаях выдачи денежных средств из кассы организации

Вид операции	«Основание__»	«Выдать__»	«Приложение__»	Корреспонденция счетов
Передача инкассатору наличных денежных средств для отправки в банк	Передача средств в банк через инкассатора	ФИО инкассатора в дательном падеже	Копия сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассатору	Дт 57 Кт 50
Погашение задолженности перед поставщиками	Задолженность перед поставщиками	«Наименование организации –поставщика» через «ФИО сотрудника организации»	-	Дт 60 Кт 50
Выдача аванса под поставку ТМЦ	Аванс под поставку ТМЦ	«Наименование организации –поставщика» через «ФИО сотрудника организации»	-	Дт 60 Кт 50
Возврат заказчикам излишне полученной с них денежной суммы	Возврат заказчику излишне полученной суммы	«Наименование организации – заказчика» через «ФИО сотрудника организации»	-	Дт 62 Кт 50
Погашение заемных обязательств	Краткосрочные (долгосрочные) займы	Наименование организации – займодавца» через «ФИО сотрудника организации»	-	Дт 66 (67) Кт 50
Выплата суммы возмещения ущерба, причиненного имуществу работника и/или возмещение морального вреда, причиненного работнику	Ущерб, причиненный имуществу работника / Моральный вред, причиненный работнику	ФИО сотрудника организации	Копия приказа (распоряжения) руководителя	Дт 73 Кт 50
Выявление при инвентаризации кассы недостачи денежных средств	Недостача денежных средств в кассе	ФИО кассира или ФИО виновного лица	Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15)	Дт 94 Кт 50
Выдача денег под отчет на хозяйственно-операционные расходы	Под отчет на хозяйственно-операционные расходы по приказу (заявлению) №__от___	ФИО сотрудника организации в дательном падеже	Заявление с разрешающей надписью руководителя или приказ	Дт 71 Кт 50
Выплата заработной платы	Заработная плата за _____	ФИО лица, получающего зарплату	Реквизиты документа, удостоверяющего личность	Дт 70 Кт 50
Выплата заработной платы (пособий по соц страхованию, стипендий)	Выдача заработной платы (пособий по соц страхованию, стипендий) по ведомости №---за____	По ведомости №___за___	Ведомость №___за___	Дт 70 Кт 50
Сдача наличной выручки в банк для зачисления на расчетный счет	Выручка от реализации товаров и услуг	«Наименование банка» через «ФИО кассира организации»	Квитанция №___ от____	Дт 51 (57) Кт 50
Выдача займов по договорам с юридическими лицами	Выдача займа по договору №____от_____	«Наименование юридического лица, получившего заем» через «ФИО сотрудника организации»	-	Дт 58 Кт 50