Функции и задачи бухгалтерии как структурного подразделения предприятия

Функции и задачи бухгалтерии как структурного подразделения предприятия.

Организация учета на предприятии питания: объекты учета, основные принципы, формы ведения бухгалтерского учета, реквизиты первичных документов, их классификация, требования к оформлению документов, понятие инвентаризации и правила проведения. Права и обязанности главного бухгалтера предприятия общественного питания

Бухгалтерия — это штатно - структурное подразделение организации, предназначенное для сбора данных об имуществе и обязательствах предприятия.

Основные задачи, стоящие перед бухгалтерской службой организации заключаются в следующем:

-формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

-обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т.д.

В современных условиях сложились три основных типа организации структуры бухгалтерской службы: линейная (иерархическая), вертикальная (линейно-штабная) и функциональная (комбинированная).

При линейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях.

При вертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.

Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях. При этом в структуре бухгалтерии могут создаваться отделы:

расчетный, который осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;

материальный, который ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;

кассовый, который учитывает кассовые операции, операции по счетам в банках;

производственный, который осуществляет учет затрат и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет отчетность о затратах и выпуске продукции;

учета готовой продукции, который осуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализации;

налогообложения, который ведет учет налоговых платежей и составляет налоговые декларации;

общий, который осуществляет остальные операции и отражает их в Главной книге, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.

В крупных организациях кроме перечисленных отделов могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета.

При функциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ.

Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции.

Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственных финансово-экономических отношений.

При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации.

При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и их группами.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который руководит бухгалтерией.

Варианты организации бухгалтерии

В зависимости от уровня сосредоточения учетных функций в бухгалтерской службе организации различают централизованный и децентрализованный варианты организации бухгалтерского дела.

При централизации учетного процесса аппарат бухгалтерской службы сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется синтетический и аналитический учет на основании первичных и сводных документов, поступающих из подразделений организации.

В самих подразделениях происходит лишь первичная регистрация фактов хозяйственной деятельности.

В случае децентрализации учетного процесса персонал бухгалтерской службы рассредоточен по производственным подразделениям организации, где ведется аналитический и синтетический учет, составляются отдельные балансы и отчетность цехов, филиалов, структурных подразделений.

Главная бухгалтерия в этом случае сводит балансы подразделений, выполняет консолидацию баланса и отчетности по организации, контролирует постановку учета в подразделениях организации

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.

Любая хозяйственная операция оформляется соответствующим документом.

 

Первичный документ представляет собой письменное свидетельство действительности совершения хозяйственной операции, подтверждает юридическую силу и законность факта ее совершения.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, организация вправе разрабатывать самостоятельно. Такие документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители в натуральном и денежном выражении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц.

Для обеспечения правильности применения таких документов используется их классификация по однородным признакам.

По месту составления документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы поступают в организацию из организаций, находящихся за ее пределами, уже в оформленном виде (счета-фактуры, выписки банка и т.д.)

Внутренние документы составляются внутри организации ее персоналом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой продукции и пр.).

· По назначению документы группируются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат указания о выполнении хозяйственных операций (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.).

 

Оправдательные документы оформляются в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после ее окончания (акты приема-передачи основных средств, квитанции, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

Документы бухгалтерского оформления создаются работниками бухгалтерии для подготовки учетных записей (ведомости начисления амортизации, распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, бухгалтерские справки и др.).

Комбинированные документы одновременно имеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительного и оправдательного, и являются одновременно основанием для совершения операции и оправданием ее выполнения (расходный кассовый ордер, накладная (требование) на отпуск товарно-материальных ценностей).

· По порядку составления различают первичные и сводные документы.

В первичных документах хозяйственные операции регистрируются впервые и являются формальным доказательством ее выполнения (накладные, расписки, приемо-сдаточные акты и др.).

Сводные документы составляются на основании первичных и содержат данные об операциях, ранее оформленных соответствующими первичными документами (авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые отчеты и др.). Сводные документы позволяют уменьшить количество учетных записей на счетах, используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей.

· По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются в бухгалтерском учете однократно и после составления передаются в бухгалтерию (платежные поручения, платежные требования, приходные и расходные ордера).

Накопительные документы используются для оформления однородных операций, совершаемых организацией многократно в течение непродолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа выписываемых разовых документов (лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.).

рвичные документы должны быть составлены либо в момент свершения хозяйственной операции, либо, если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

· Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты. Все показатели учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются.

· Первичные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций:

- исправляемая запись зачеркивается одной чертой, а сверху надписывается верная;

- делается надпись «Исправлено»;

- ставятся подписи внесших исправления лиц;

- указывается дата внесения исправлений.

· Записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, химическим карандашом, при помощи пишущих машинок и компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей.

· Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом, а на других ставится отметка о дате (оттиск штампа контролера) занесения в учетный регистр. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляются дата и подпись. На банковских документах проставляются отметка обслуживающего банка и дата.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, оформляющие операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на это лица.

 

Первичные и сводные документы могут составляться как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если они составляются на машинных носителях, то организация обязана за свой счет делать копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Первичные документы могут быть изъяты органами дознания, прокуратуры, налоговыми инспекциями и пр. только в соответствии с законодательством Российской Федерации. В присутствии представителей органов, проводивших изъятие документов, главный бухгалтер (или другое должностное лицо организации) обязан снять с них копии с указанием основания и даты изъятия, заверенные подписями названных представителей.

Документооборот — путь, который проходит документ от момента создания (составления) до сдачи на хранение в архив.

Важным условием организации документооборота является разработка главным (старшим) бухгалтером графика документооборота, в процессе которого заранее разрабатывается маршрут следования каждого документа и каждого его экземпляра. Этот маршрут заносится в инструкцию, где указываются сроки следования и прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Движение документов по заданному маршруту необходимо постоянно контролировать, сверяясь с разработанными графиками.

Анализ составленных схем документооборота на отдельных участках учетной работы позволяет выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. Нарушение порядка документооборота и задержка документов на любом из этапов прохождения приводят к отставанию регистрации хозяйственных операций в учете, ослаблению контроля за их выполнением.

Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и существу.

В процессе проверки по форме устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Проверка по существу подтверждает законность и целесообразность хозяйственных операций.

Все документы, проверенные и принятые бухгалтерией, подвергают обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.

 Таксировка (расценка) — арифметическая проверка показателей документов, т.е. пересчет данных по каждой позиции учетного документа и подсчет общей суммы (итога).

Группировка — подбор однородных документов, который позволяет делать записи данных общими итогами. На основании такой группировки составляют сводные документы.

Контировка — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

Несмотря на документальное обоснование записей всех операций, на практике возникают расхождения между учетными сведениями и фактическим наличием активов и обязательств. Это связано с ошибками в учетных записях, неточностями при приеме и отпуске материальных ценностей, естественной убылью, хищениями.

Инвентаризация, т.е. сверка фактического наличия активов и обязательств с их учетными данными, необходима для выявления расхождений и установления реальности учетных показателей.

Правила проведения инвентаризации предусматриваются в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Министерства финансов России.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

 

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация бывает полная и частичная.

Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчета.

При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и обязательств (денежные средства в кассе, материальные ценности, основные средства, расчеты с поставщиками, покупателями, бюджетом).

В зависимости от назначения различают плановые и внезапные инвентаризации.

Плановая (периодическая) инвентаризация проводится по графику в заранее намеченные сроки.

Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руководителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей, а также при стихийных бедствиях.

Проводится инвентаризация специальной комиссией, назначенной руководителем организации и утвержденной приказом по организации. Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа.

· Материально ответственные лица должны закончить обработку всех приходных и расходных документов в местах хранения ценностей, а учетные работники сделать все записи в учете и вывести остатки.

· Дебиторам направляются выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.

Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хранения и материально-ответственному лицу в его присутствии. Данные заносятся в инвентаризационные описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Для отражения результатов инвентаризации бухгалтерии составляются сличительные ведомости, в которых содержатся сведения о выявленных отклонениях.

 

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета отражают в следующем порядке:

1) излишек ценностей приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации:

Дебет 01, 10, 50... — Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»;

2) недостача и порча ценностей относится на виновных лиц. Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытка, то убытки от недостачи или порчи имущества списываются на финансовые результаты организации:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» — Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей»;

Дебет 99 «Прибыли и убытки» — Кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Руководителю организации представляются на рассмотрение предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Он принимает окончательное решение о зачете сумм.