Организация информации в системе государственного управления

Известно, что в государственном управлении циркулирует огром­ная по объему, разнообразию и динамике информация. Одна ее часть носит непосредственно управленческий характер, связана с формированием и реализацией управляющих воздействий, другая — по масштабам, очевидно, значительно большая — выражает взаимосвязи государства с обществом, его многочисленными прояв­лениями, с потребностями и интересами миллионов граждан. В дан­ном случае речь идет об организации управленческой информации, хотя сказанное может быть соотнесено и с информацией вообще.

Сейчас признано не только у нас, но и за рубежом, практически во всех развитых государствах, что существует очень сложная проблема упорядочения управленческой информации, которая для своего решения требует общенациональных и мировых уси­лий, в том числе и по линии Интернета. В нескольких странах уже приняты законы о «борьбе с бумажной работой», но почти нет сдви­гов к лучшему. Назовем только несколько направлений совершен­ствования организации управленческой информации, не требую­щих особых капиталовложений или сверхусилий и находящихся в пределах сегодняшних возможностей государственно-управляю­щей системы.

Прежде всего, речь идет о движении управленческой информации и ее параметрах. Как можно полагать, самым насущным вопросом движения управленческой информации является сжатие ее объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной. Здесь, конечно, существуют трудности, проистекающие из того, что непросто сказать о том, будто информации достаточно и она адекватно отражает определенные явления, отношения и процес­сы. Всегда есть желание что-то узнать больше, откуда и идет стрем­ление к получению избыточной информации. Надо бороться с та­кими «перестраховочными» настроениями. И то, что иногда компьютеры обладают все возрастающей емкостью, не меняет сущ­ности вопроса.

Как уже отмечалось, необходимо исходить из одного принципа: характер и объем управленческой информации должен соответ­ствовать компетенции государственных органов, функциям и полно­мочиям государственных должностей.

Важная роль в организации движения управленческой информа­ции принадлежит обогащению содержания единицы информацион­ных материалов: введению в них лишь тех сведений, данных, по­казателей, которые обладают информационными признаками, ак­туальными для управленческих решений и действий.

В принципе, для управления нужны данные, сведения, показате­ли, которые, во-первых, отражают качественные характеристики явлений, процессов, отношений, причем связанные, главным обра­зом, с их сущностью, социальной ценностью, и, во-вторых, «снима­ют» (как бы фотографируют), непосредственно раскрывают кон­кретные явления, процессы, отношения. Это, бесспорно, не прини­жает роли статистики и статистических закономерностей, но еще раз подчеркивает, что и для статистики качественные данные го­раздо надежнее и приемлемее, чем количественные. В настоящее время, несмотря на кризисную ситуацию в России, особое значение приобретают выработка показателей, признаков, характеризую­щих уровень и темпы научно-технического прогресса, рост произ­водительности труда, снижение издержек, затрат, повышение ка­чества продукции, социальное развитие. Россия открылась миру, и, следовательно, все критерии и показатели, применяемые в раз­витых странах, должны использоваться и у нас.

Необходимо далее четко структурировать управленческую ин­формацию. Ведь информация должна двигаться таким образом и иметь такие параметры, чтобы ею удовлетворялись информацион­ные потребности государственных органов, должностных лиц, дру­гих участников управленческих процессов. Словом, управленче­ская информация должна иметь ту структуру, что и организацион­ная структура государственного управления, и обслуживать последнюю.

С этой точки зрения следует различать информационные возмож­ности (и проблемы) органов, действующих на принципе коллеги­альности, и органов единоначальных. В первом случае каждый член коллегии может обрабатывать определенную информацию и выносить ее на обсуждение всей коллегии, отчего информационная емкость этих органов очень высока. В единоначальном же органе, если подходить к делу не формально, а по существу, всю входящую и выходящую информацию призван анализировать единолично руко­водитель (единоначальник). Между тем в такие разные органы, особенно находящиеся на одном уровне, часто поступает одинако­вая по объему управленческая информация, с которой реально единоначальник не в состоянии ознакомиться. Дело поручается за­местителям, помощникам, экспертам, аппарату, в результате чего руководитель не знает всей информации, она выходит из-под его контроля, а затем возникают сентенции о том, что, мол, аппарат «правит бал» и «подставляет» руководителей. На самом деле их подводит несоответствие организации государственного управле­ния и организации движения управленческой информации.

Совершенствование работы с информацией в указанном аспекте видится в том, чтобы сосредоточивать ее поток (входящий и исхо­дящий) в руках руководящего звена и подчинять его исключитель­но реализации компетенции государственных органов. Тогда и руко­водители будут подходить к ней более избирательно, критически и ответственно. Да и общество не будет тогда обвинять оперативно-исполнительский персонал во всех «грехах».

Заслуживают внимания информационные аспекты принципов двойного подчинения и линейно-функционального. Достоинства на­званных принципов зависят от того, как они уравновешены в со­ответствующих направлениях. Отсюда актуальность анализа содер­жания, объема и целесообразности управленческой информации, идущей по указанным каналам. Каждый из них должен нести свою информацию, отражающую, с одной стороны, проблемы коопера­ции, горизонтальной концентрации, а с другой — специализацию, дифференциацию управления, его субординационные зависимости.

Новые информационные проблемы порождает реализация в управ­лении принципа федерализма и развертывание местного само­управления. Ведь при всей самостоятельности государственных ор­ганов субъектов Федерации и органов местного самоуправления все они функционируют в едином информационном «поле» и должны знать о том, что и как делают другие. Предстоит глубже разобрать­ся в потоках и каналах циркулирующей здесь управленческой ин­формации, с тем чтобы придать всему российскому обществу необ­ходимую управляемость.

Свои нюансы, требующие анализа, существуют в информацион­ном обеспечении законности в государственном управлении. Это входы и выходы и внутреннее движение управленческой информа­ции по подсистемам государственных органов, по структурным подразделениям и должностям того или иного органа, распределе­ние информации между руководителями и исполнительским персоналом, доступ к информации различных категорий государственных служащих и другие моменты, фиксирующие и характе­ризующие законность управленческих решений и действий. Все должно вершиться в правовых рамках со строгим соблюдением правового статуса государственных органов и действующих долж­ностных инструкций.

Практика подсказывает также актуальность того, чтобы право­вые нормы, их изменения и дополнения знали все государственные служащие, в той или иной мере связанные с реализацией компетен­ции соответствующего органа. Кроме того, желательно, чтобы с ос­новными, принципиальными актами, принимаемыми руководите­лями, служащие аппарата тоже были своевременно и сполна инфор­мированы. Значимость обеспечения законности в государственном управлении требует не только контроля «сверху», со стороны руко­водителей, но и контроля «снизу», со стороны исполнительского персонала. Демократическое государство тем и отличается от тота­литарного, что в нем управленческие решения принимаются, а управ­ленческие действия совершаются не в узком кругу, не келейно, а в условиях открытости, гласности, свободного сопоставления мне­ний, суждений, предложений, равной подчиненности всех закону.

В структурализации управленческой информации в последнее время заслуженное значение отводится независимой и объектив­ной экспертизе. Именно она призвана определять качество и акту­альность информации, сужать и преодолевать информационные “шумы?”. Сегодня, когда государственному управлению необходи­мо придать подлинную рациональность, надо укреплять социаль­ный и правовой статус экспертизы управления, передавать ее про­ведение обществу, его научным учреждениям, союзам и ассоциаци­ям специалистов, средствам массовой информации, общественным организациям и общественному мнению. Экспертиза мыслится как явление, которое формируется за пределами субъекта государ­ственного управления и затем вводится в управленческие процес­сы, начинает здесь «взвешиваться», вписываться в систему целей и соответствующих информационных потоков.

В овладении управленческой информацией большое место зани­мает также ее формализация в позитивном понимании этого слова.

Множественность повторяющейся, тождественной информации, необходимость правильной передачи и адекватного восприятия ее смысла, актуальность быстрого поиска нужной информации и дру­гие причины обусловливают целесообразность унифицированных, стандартных форм ее выражения и закрепления, широкого исполь­зования типовой документации, повышения качественного уровня и уплотнения содержания информации в каждом ее носителе. Образ­цы, эталоны различных документов, в том числе и управленческих решений, особенно связанных с разрешением определенного класса задач, ситуаций, вопросов, существенно помогают в работе над ин­формацией и повышают ее качество. Поэтому всем государственным служащим целесообразно хорошо знать документоведение.

Формализация работы с управленческой информацией создает предпосылки для более обоснованного распределения компетенции государственных органов. Ведь очевидно, что если какому-либо ор­гану приходится обрабатывать много стандартной, однообразной, рутинной информации, то это означает ни что иное, как завышение уровня решения данного вопроса (или вопросов) и необходимость его передачи на нижестоящий уровень. При правильном распреде­лении компетенции не может быть такого положения, при котором орган решает тот или иной вопрос по заведенному шаблону, вне ин­теллектуального профессионального поиска.

Обоснованной формализации работы с управленческой информа­цией благоприятствует использование научных процедур и правил отбора, анализа и оценки информации. Особо актуальна методоло­гия системного подхода, обеспечивающая согласованное познание многих явлений и процессов, их классификацию и субординацию, выявление в них определенных объективных закономерностей и отношений. Практически все процедуры, правила, операции, веду­щие к познанию истины и ее доказательству, применимы в работе с управленческой информацией. К примеру, конкретные социоло­гические исследования, сбор и анализ информации несколькими, условно говоря, «конкурирующими» группами, экспертная провер­ка информации соответствующими специалистами, вероятностно-статистические процедуры и т.д.

Состояние информационного обеспечения государственного управ­ления во многом зависит от распределения информации внутри го­сударственного органа и ее качества. На первом месте здесь стоит информационное обслуживание руководителей или руководящего звена. Эта категория должна очень хорошо владеть входящей и ис­ходящей информацией. На второе место можно поставить вопрос о распределении информации между должностными лицами, в частности, о том, должен ли кто-либо еще, кроме непосредствен­ного исполнителя, знакомиться с соответствующей информацией. Руководитель может и должен маневрировать движением инфор­мации в возглавляемом государственном органе, не допускать, что­бы кто-либо монопольно владел какой-то частью информации, так распределять информацию, чтобы она всегда рассматривалась объективно. Необходимо также добиваться доступности информа­ции для всех должностных лиц этого органа, ибо подобное способ­ствует лучшему исполнению служебных функций.

В информационной работе весомое место принадлежит контролю за информацией, точнее, контролю за воплощением в жизнь тех интересов, запросов, требований, задач и т.д., которые выражены и закреплены в информации. Можно назвать следующие направле­ния контроля информации: контроль за аутентичностью понима­ния содержания информации; контроль за соответствующим (по принадлежности, назначению и т.п.) движением информации; контроль за превращением содержания информации в социальную практику — в конкретные поступки, действия, преобразования; контроль за соответствием отчетной информации директивной. Ру­ководители государственных органов, специальные контрольные подразделения последних должны придавать контролю информа­ции непрерывный характер, внимательно следить за передатчика­ми, приемниками и каналами связи информации, четко представ­лять контролируемые параметры информации и критические точ­ки в ее реализации, уметь не только своевременно улавливать, но и предупреждать возможные отклонения, неувязки или ошибки в информационной работе. Особо важно, чтобы в центре контроля находились обратные связи в информационных потоках.