Собираетесь ли Вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:
Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!
И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут Вам сэкономить «только.» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.
Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.
Напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».
Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.
Знак фирмы | Стандартный вариант ответа С дружеским приветом Подпись |
Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, Ваш партнер получает ответ обратной почтой и на 50 % сокращается бумагооборот.
|
|
Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.
Немедленно ответить вы можете и в том случае, если Вы на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т. д.) хотите сделать запрос или заказ.
Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату. Преимущества этого способа:
— вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;
— адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.