Документооборот: понятие, основные требования

Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело»[351]. Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников -исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов. Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

• акты и справки проведения вневедомственных проверок;

• статистическая отчетность;

• письма-запросы о деятельности организации;

• письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое делопроизводство и из каких элементов оно состоит?

2. Назовите ведомственные акты, которые регулируют делопроизводство в уголовно-исполнительной системе?

3. Какие официальные реквизиты должны быть у документа?

4. Какие группы документов выделяют во внутриорганизационной деятельности органов УИС?

5. Какие виды документов вы знаете?

6. Что такое регистрационная карточка документа?

7. Какие сведения должна содержать регистрационная карточка документа?

8. Какие этапы можно выделить в процессе документооборота в органах и учреждениях ФСИН России?

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УИС
Документирование	документооборот

ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
средство фиксации и сохранения необходимой информации	форма реализации всех функций
средство осуществления связи органов и подразделений между собой, с другими органами, организациями и гражданами	средство официального удостоверения и юридического доказывания действий, событий, состояний
обеспечение возможности контроля за законностью и эффективностью деятельности органов УИС

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ В УИС
в зависимости от назначения и содержания
организационные	распорядительные
уставы, положения, наставления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания	постановления, решения, распоряжения, указания, приказы, директивы
справочно-информационные	кадровые
письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, справки, обзоры, заключения	заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководителем на основе единоначалия и содержащий индивидуальные предписания или правовые нормы по вопросам внутриорганизационной деятельности, обращенные к подчиненным органам и сотрудникам

ПОЛОЖЕНИЕ – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы и порядок действий органов и учреждений, их структурных подразделений

НАСТАВЛЕНИЕ – правовой акт, содержащий нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной ситуации

ИНСТРУКЦИЯ – правовой акт, содержащий нормы, устанавливающие: кем, в каком порядке и какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности

УСТАВ – кодифицированный правовой акт (свод правил), содержащий систематизированное изложение норм, регламентирующих тот или иной вид деятельности либо правовой статус хозяйствующих субъектов, относящихся к системе органов внутренних дел

ПРАВИЛА – свод обязательных для выполнения норм и требований по выполнению отдельного вида деятельности

РАСПОРЯЖЕНИЕ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления, в целях разрешения безотлагательных вопросов

РЕШЕНИЕ – управленческий акт, принимаемый коллегиальным органом

УКАЗАНИЕ – управленческий документ, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа или вышестоящих органов управления

ПЛАН – документ, содержащий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, определяющий последовательность их исполнения, объем, сроки и исполнителей

ПРОТОКОЛ – 1) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других заседаниях коллегиальных органов; 2) документ, содержащий последовательное описание действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение и установленных непосредственно лицами, свидетельствующими содержание протокола своими подписями

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий