Научная организация управленческого труда

Деятельность работников управления может включать творческие, логические и технические (вспомогательные) работы и операции.

Творческие работы и операции представляют собой логико-мыслительные действия - сравнение, анализ, синтез, абстрагирование, конкретизацию, выводы, расчеты, прогнозы, принятие решения. Они носят специфический характер и не поддаются строгой регламентации. Опыт и интуиция в управленческом труде играют важную роль.

Логические работы и операции выполняются в определенной последовательности, по установленному порядку. Они, как правило, легче регламентируются соответствующими документами.

Технические операции часто повторяются, просты по исполнению, не требуют серьезной подготовки. Установлено, что удельный вес творческих процессов в работе руководителей составляет до 60 %, специалистов - 40 %. Технические исполнители выполняют до 20 % логических операций, а остальные затраты рабочего времени расходуют на технические операции (сбор, обработка информации, оформление документации и т. д.).

Управленческим трудом занимается аппарат, состоящий из руководителей, специалистов и технических работников, поэтому важно определить пути снижения трудоемкости управленческих работ, повышения производительности управленческого труда и улучшения его организации.

Любая трудовая деятельность невозможна без определенной организации, разделения труда, определения места и функций каждого человека в трудовом процессе.

Под организацией управленческого труда следует понимать систему действий по объединению, согласованию, упорядочению, приведению в стройную систему деятельности работников управления, направленную на решение стоящих перед ними задач.

Организация управленческого труда - это закрепление процессов разделения и кооперации, проявляющееся в распределении и расстановке кадров по органам управления, регламентировании их деятельности и обеспечении условий для нормальной работы.

Организация управленческого труда требует научного подхода. Под научной организацией управленческого труда (НОУТ) понимают систематический процесс совершенствования существующей организации управленческого труда на основе применения достижений науки и передовой практики. Конечной целью научной организации управленческого труда в сельскохозяйственных предприятиях является получение нужной обществу сельскохозяйственной продукции в наибольшем количестве и наилучшего качества с наименьшими затратами труда и материальных средств.

Научная организация управленческого труда - весьма сложный и многофакторный процесс, имеющий организационно-технический, экономический, социальный и психофизиологический аспекты. Она предусматривает соблюдение основных принципов организации труда: специализации, пропорциональности, параллельности, прямоточности, непрерывности и ритмичности.

Принцип специализации предусматривает концентрацию однородных работ в специализированном подразделении, на рабочем месте, у конкретного исполнителя. Работник управления способен достигать наилучших результатов, если он сосредоточивает свои усилия на каком-то конкретном, определенном виде деятельности. Каждое звено аппарата управления и каждый занятый в нем работник должны выполнять строго определенную функцию.

Принцип пропорциональности выражает необходимость установления правильных пропорций между различными частями аппарата управления или отдельными исполнителями.

Принцип параллельности означает одновременное выполнение различных трудовых операций с целью сокращения продолжительности цикла работ. Например, параллельная работа различных подразделений и служб предприятия над соответствующими разделами бизнес-плана или годового отчета ускоряет процесс разработки данных документов.

Принцип прямоточности предусматривает кратчайший путь движения информации от места ее возникновения до места использования. Обеспечивается рациональной планировкой служебных помещений, продуманным размещением мебели и оргтехники, рабочих мест, совершенствованием средств связи.

Принцип непрерывности определяет необходимость осуществления процесса управленческого труда с минимумом перерывов или вообще без них. Непрерывная взаимосвязь процессов труда, обусловленная его разделением и кооперацией, предъявляет требования в отношении непрерывности их осуществления, поскольку несвоевременное выполнение одной операции влечет за собой задержку всех последующих работ. Необходимым условием обеспечения непрерывности процесса управленческого труда является строгое соблюдение установленного порядка выполнения каждым исполнителем закрепленных за ним обязанностей.

Принцип ритмичности означает требование равномерного выполнения всех операций или нескольких связанных между собой трудовых процессов, осуществление их в едином темпе (ритме). Ритмичность трудовой деятельности вытекает из того, что выполнение отдельных операций в единой производственной цепочке обусловлено функционированием ряда других операций, выполняемых отдельными работниками.

Соблюдение указанных принципов является одним из важных условий рациональной организации управленческого труда. Все они тесно связаны и взаимообусловлены, каждый из них имеет самостоятельное значение и вместе с тем применяется во взаимодействии с другими принципами.

Научный анализ организации управленческого труда предполагает проведение исследований использования рабочего времени работниками управления. Изучение затрат рабочего времени проводится различными методами. Наиболее распространенные - анкетирование, устный опрос, фотография рабочего дня, самофотография, хронометраж, моментные наблюдения. По результатам исследований разрабатываются мероприятия по совершенствованию организации и повышению эффективности труда работников управления.

В научную организацию управленческого труда входит выполнение обширного комплекса взаимосвязанных мероприятий:

- разработка рациональных форм разделения и кооперации труда и на этой основе совершенствование структуры аппарата управления;

- применение эффективных методов и стиля воздействия на трудовые коллективы и отдельных работников;

- нормирование управленческого труда, обеспечивающее научно обоснованное определение численности работников управления;

- применение технических средств в работе руководителей и специалистов;

- рационализация документации и делопроизводства;

- улучшение организации и обслуживания рабочих мест управленческого персонала;

- создание оптимальных условий труда, обеспечивающих нормальную его напряженность;

- повышение квалификации кадров.

В комплексе мер по научной организации управленческого труда ведущее место принадлежит разделению и кооперации труда работников управления. Разделение труда работников управления заключается в расчленении управленческих работ на составные процессы, обособлении (специализации) их в самостоятельные сферы деятельности и закреплении за исполнителями в соответствии с квалификацией и служебным положением. Углубление разделения труда работников управления и на этой основе повышение уровня специализации позволяют осуществить концентра­цию однородных работ, рационализировать приемы труда, регламентировать обязанности, права и ответственность каждого работника управленческого аппарата. Разделение труда предусматривает также расчленение сферы управления на самостоятельные виды деятельности - функции управления, выделение рабочих мест и исполнителей процессов управления с учетом их квалификации и профессиональной подготовки.

Различают технологическое, функциональное, профессиональное и квалификационное разделение труда. На основе этой системы разделения труда создаются специализированные органы управления, выполняющие однородные инженерные, агрономические, зоотехнические, планово-экономические и другие виды деятельности, необходимые для эффективного управления.

Важнейшим направлением разделения и кооперации управленческого труда является установление необходимого уровня централизации функций управления, то есть централизованное решение вопросов принципиального характера и требующих единообразного решения и децентрализованное тех, которые целесообразно разрешать на низших ступенях управления. Создание в аппарате управления специализированных служб и подразделений позволяет заметно повысить производительность управленческого труда. Например, в условиях высокой внутрихозяйственной специализации и концентрации производства применение специализированных цехов вместо многоотраслевых отделений в сочетании с другими мерами обеспечивает высокую эффективность производства и управленческого труда. Непрерывный процесс разделения труда в управлении сопровождается выделением все новых специализированных подразделений и служб. В настоящее время на сельскохозяйственных предприятиях и в их объединениях получили распространение специализированные службы снабжения и сбыта, оперативного управления, научно-технической информации и др.

Специализация управленческого труда предполагает его кооперирование, установление рациональной системы связей между подразделениями и отдельными исполнителями и достижение на этой основе согласованной деятельности всего аппарата управления.

Научно обоснованное разделение и кооперация труда закрепляются положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и другими регламентирующими документами, определяющими функции управления, а также распределение прав и обязанностей между органами управления и исполнителями, их взаимосвязь и взаимодействие. Эти документы придают решению организационно-технических вопросов системный характер, определяют направления работы каждого работника и позволяют обеспечить единство их деятельности.

На сельскохозяйственных предприятиях исходным документом, определяющим основные положения деятельности аппарата управления, его звеньев и работников, является устав. В Положении о структурных подразделениях определяются основные задачи производственного подразделения, его состав, размер и структура, а также система управления им, взаимоотношения с другими подразделениями, права, ответственность; закрепление людей, техники, земли, скота и других средств производства; материальное стимулирование труда.

В отличие от Положения о структурных подразделениях должностная инструкция адресована непосредственно исполнителям, на которых возлагается выполнение определенного круга обязанностей. Должностные инструкции нужны для четкого определения служебного положения, обязанностей, прав и персональной ответственности каждого работника, а также для того, чтобы обязанности подчиненных не могли быть произвольно расширены или сужены по желанию отдельных руководителей. Должностные инструкции способствуют рациональному разделению управленческого труда и равномерной загрузке всех работников аппарата управления. На результативность управленческого труда немаловажное влияние оказывают и другие факторы: планирование, организация рабочих мест, условия труда и т. д.

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ

Важным условием рационального использования рабочего времени руководителя является планирование работы. Проблема состоит в правильном выборе форм участия в решении задач производства, организации взаимосвязей с вышестоящими органами, установлении рационального режима труда и отдыха. Фонд рабочего времени дня, недели, месяца распределяется с учетом требований наиболее эффективного решения этих задач. План должен определять время работы с документами, приема посетителей, посещения производственных участков, участия в собраниях, проведения совещаний с подчиненными и т. д.

План руководителя способствует нормальному ритму работы всего аппарата управления, избавляет от необходимости, не закончив одну работу, приступать к другой, позволяет выделить время для творческой деятельности, изучения и обобщения передового опыта, повышения квалификации. Руководитель получает возможность компетентно и своевременно заниматься постановкой и решением стратегических задач, работать менее напряженно и более производительно. Отсутствие у руководителя личного плана неизбежно создает нервозность в аппарате управления, ведет к некачественному решению задач, повышает напряжение и снижает производительность труда.

Для эффективной деятельности аппарата управления на предприятиях должны разрабатываться индивидуальные распорядки рабочего дня, общий распорядок работы предприятия, графики взаимозаменяемости, личные творческие планы и т. д. Распорядки рабочего дня позволяют упорядочить работу руководителей и специалистов в течение рабочего дня, недели, месяца; установить общую координацию и согласованность работы аппарата управления; повысить оперативность управления производством с целью согласованной и ритмичной работы предприятия.

В индивидуальном распорядке рабочего дня руководителя предприятия планируется время на посещение производственных объектов, контакты с подчиненными, решение текущих и перспективных вопросов, выполнение общественных поручений, выезды в другие организации, участие в различных совещаниях. С ним согласуются распорядки работы заместителей, главных специалистов и т. д.

Индивидуальные распорядки рабочего дня составляют в определенной последовательности. Вначале деятельность по отдельным должностям расчленяется на трудовые операции (элементы) и разрабатывается структура рабочего времени. Путем экспертной оценки устанавливаются необходимые затраты рабочего времени на выполнение отдельных видов работ. С учетом рациональной структуры рабочего времени и фактически сложившегося распорядка рабочего дня составляют график индивидуальной работы. В индивидуальный распорядок рабочего дня руководителя в первую очередь необходимо включить выполнение общих работ (участие в совещаниях, нарядах), а затем другие работы, характерные для того или иного руководителя предприятия.

Принципы планирования рабочего времени следующие.

1. При разработке распорядка рабочего дня необходимо предусмотреть системный подход, то есть план рабочего времени надо рассматривать как систему взаимосвязанных трудовых операций, направленных на согласованное функционирование управляющей и управляемой систем.

2. В распорядке рабочего дня необходимо фиксировать самые важные работы по основной деятельности. Как правило, это трудовые операции, периодически повторяющиеся. Однако встречаются такие виды работ, которые выполняются редко; на них необходимо оставлять определенный резерв времени.

3. При планировании рабочего времени следует исходить из нормативной продолжительности рабочего дня. Перегрузок допускать нельзя. Для обеспечения непрерывности производственного процесса в субботу и воскресенье должно работать минимальное число руководителей и специалистов. Составляется график взаимозаменяемости в выходные и праздничные дни.

4. Распорядок рабочего дня должен быть четким, недопускающим разных толкований и реальным; в случае необходимости его можно уточнять.

5. При составлении распорядка рабочего дня необходимо обратить внимание на то, чтобы работы, в выполнении которых участвуют многие работники, были запланированы на одно и то же время.

Индивидуальные распорядки рабочего дня руководителей и специалистов должны включать виды работ, их очередность, время для выполнения управленческих работ по основной деятельности предприятия. Поэтому в их основе должно быть время выполнения рабочих процессов в том или ином подразделении в технологической последовательности. В распорядках дня руководителей и специалистов показывают основные виды выполняемых работ, так как излишняя детализация функций управления и деление распорядка на короткие промежутки времени (менее 10-20 мин) не позволяют пользоваться им.

В распорядке рабочего дня отражается дневной режим труда. Многочисленные исследования, проведенные в хозяйствах различных зон и в разное время года, показывают наличие серьезных недостатков в распорядках рабочего дня руководителей и аппарата управления. Основной из них - несогласованность в выполнении управленческих функций между линейными и функциональными руководителями, между руководителем хозяйства и главными специалистами. Это порождает потери времени из-за поиска одного работника другим, необходимости согласовывать действия и организовывать взаимодействие между службами и подразделениями. У специалистов и руководителей среднего звена на это уходит до 35 % всего рабочего времени. Руководитель хозяйства и работники аппарата управления должны заканчивать рабочий день одновременно, чтобы иметь возможность совместно подвести итоги и увязать планы предстоящих работ.

Важным резервом повышения эффективности управленческого труда и экономии времени является перевод аппарата управления на рациональный общий распорядок дня. Характерная особенность такого распорядка - взаимная согласованность выполнения функций управления руководителями и специалистами в течение дня и по объектам, регламентация каждой работы по времени. Распорядок дня составляется следующим образом. Первоначально уточняется распорядок дня руководителя хозяйства и производится согласование этого распорядка с работой вышестоящих инстанций и общественных организаций, а также с графиком проведения собраний и совещаний. Распорядки работы служб, отделов и руководителей подразделений составляются с учетом распорядка работы руководителя и мероприятий по линии общественных организаций.

Практическую разработку распорядка дня всего аппарата управления удобно производить, пользуясь графиками продолжительности и содержания работ. Для этого планируемые работы и места пребывания работников управления группируются по определенным признакам и относятся на шкалу времени.

При рациональном распорядке руководитель хозяйства и специалисты в начале рабочего дня собираются вместе для согласования и корректировки плана работы. После этого руководитель хозяйства и аппарат управления работают в производственных подразделениях или конторе по личным планам-графикам, строго увязанным с согласованным общим распорядком дня.

Методика составления недельных графиков работ такова. Первоначально выделяется время и указываются часы и дни выполнения работ, общих для всего аппарата управления. К ним относятся оперативные совещания (наряды, собрания, производственные совещания и т.д.). Остальное рабочее время распределяется на выполнение функций, специфичных для каждого специалиста или руководителя.

В конце рабочего дня руководитель и специалисты собираются вместе для подведения итогов и конкретизации плана работы на следующий день. При наличии радио- и телефонной связи отпадает необходимость сбора всех работников аппарата управления на центральной усадьбе для проведения нарядов. Основные вопросы решаются с помощью средств связи. Для решения вопросов, требующих тщательного согласования, могут назначаться локальные встречи.

Важно, чтобы работники управления могли правильно планировать личное время, регулярно пользоваться выходными днями и отпусками. Для этой цели на предприятиях применяются скользящие графики выходных, дежурств в период напряженных полевых работ и праздничные дни, используется взаимозаменяемость, то есть рабочая неделя организуется таким образом, чтобы для большинства работников воскресенье было общим выходным днем. Второй выходной день для одной половины работников - суббота, для другой - понедельник; работающим в воскресенье предоставляются выходные дни в пятницу и субботу или в понедельник и во вторник.

В индивидуальных творческих танах предусматриваются конкретные мероприятия по совершенствованию техники и технологии производства, его организации и управления, улучшению условий труда работников, повышению на этой основе экономической эффективности производства. Специалисты хозяйства по этим планам осуществляют целенаправленную работу по широкому применению достижений науки и практики.

Контроль - завершающее звено плановой и организационной деятельности руководителя. Проверка выполнения личного плана и заданий исполнителями должна быть регулярной и последовательной. Это дисциплинирует руководителя и его подчиненных, ведет к более рациональному и эффективному использованию рабочего времени, повышению производительности управленческого труда.

Рациональность использования рабочего времени руководителем в значительной степени зависит от четкости и согласованности систем связей между ним, его заместителем, главными специалистами, начальниками цехов и отраслей. При текущем управлении трудовыми и производственными процессами система взаимодействия между руководителями всех рангов и специалистами должна исключать непроизводительные затраты рабочего времени и дублирование.

Исследования показывают, что неупорядоченный характер управленческой деятельности руководителя хозяйства может нанести такой ущерб общему процессу управления производством, который не компенсируется внедрением, например, самых современных технических средств, совершенствованием структуры управления и т. д.