Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.
Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.
Совокупность реквизитов документа называют формуляром.
Рассмотрим требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов.
Государственный герб Российской Федерации. Право использования организациями изображения герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления.
|
|
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.
Эмблема организации – условное графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отражающего главное направление деятельности. Обычно эмблема располагается слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб.
Код организации-автора документа проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО).
Код документа указывают по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД). Код для писем по ОКУД – 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.
Наименование организации-адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Ростовский государственный университет (РГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.
Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: ММБ, ООН, ЮНЕСКО.
Справочные данные об организации. Этот реквизит содержит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входить: почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО. Код по ОКУД, код автоматической телефонной связи и т.д. – коммуникативные данные, а также – номер счета в банке, наименование банка; фамилия и инициалы коммерческого директора – коммерческие данные. Все указанные сведения даются по усмотрению организации.
|
|
Почтовый адрес отправителя должен соответствовать почтовым правилам Министерства связи России.
Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.
Датой письма считается число его подписания. Элементы даты записываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17.04.99 либо 14.12.1999, 01.04.2002.
В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2002.05.05, или 2002.11.05, или 99.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.
Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.
Данный реквизит включает наименование и адрес получателя письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности, звание лица-получателя, фамилия и инициалы лица-получателя, почтовый адрес.
Наименование организации. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Акционерно-коммерческий банк «Прогресс», кредитный отдел.
Адрес. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
Наименование адресата (наименование организации для юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
Название улицы, номер дома, номер квартиры;
Название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
Название области, края, автономного округа (области), республики;
Страна (Для международных почтовых отправлений);
Почтовый индекс.
Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и другие модели, например: Об организации выставки, О выделении аммиака из ФТП-200М.
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора, Об организации института современных технологий управления.
Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова «касательно», «касается», а также писать «по делу», поскольку это выражение более уместно в юридической практике.
Заголовок в кавычки не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст состоит из двух частей.
Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения.
Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
|
|
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами:
1. Приложение: на 3 л. в 2 экз.
2. Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.
3. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Название учреждения в подписи не указывается, например: