ПРИКАЗ/РАСПОРЯЖЕНИЕ

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем субъекта хозяйствования для решения основных оперативных задач, стоящих перед организацией. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права и реализующим определенные сферы общественных отношений, а также актом применения норм права (например, приказ о назначении или увольнении). Посредством приказов руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Он обязателен для всех работников организации. Состав реквизитов приказа: - наименование ведомства; - наименование учреждения; - название вида документа; - дата, номер; - место составления; - заголовок (краткая формулировка) - текст; - подпись.

Текст приказа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: 1. Констатирующей - вступление (указывается причина издания документа); - доказательство (излагаются основные факты); - заключение (отмечается цель издания документов). 2. Распорядительная (порядок можно менять) - действие, которое необходимо предпринять; - ответственный; - срок исполнения.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Если приказ составляется на основании какого-либо документа, то необходимо указывать его полное наименование (заголовок), номер и дату. Констатирующая часть не обязательна, но желательна для написания.

Распорядительная (постанавливающая) часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами или строчными в разнарядку, на отдельной строке с нулевого положения табулятора, для того, чтобы отделить две части друг от друга. Затем с нулевого абзаца следует текст распорядительной части. Затем указывается ответственный за выполнение приказа и текст «с приказом ознакомлен».

Требования, предъявляемые к формулировкам распорядительной части: - формулировки должны быть четкими, ясными и конкретными, не допускающими различных толкований; - формулировки не должны противоречить ранее изданным приказам; - формулировка не должна быть расплывчатой, т.к. проверка выполнения будет затруднительной (следует избегать выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать и т.п.); - если предполагаются различные по характеру действия (исполнители), то распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами; - исполнители указываются в дательном падеже (Иванову, руководителям подразделений); - предписываемые действия должны выражаться глаголом в неопределенной форме («подготовить», «разработать», «обеспечить» и т п.; - сроки исполнения должны быть реальными и измеримыми, соответствующими объему предполагаемых работ (может применяться общий срой исполнения по всем пунктам распорядительной части, может по каждому отдельно).

Пример приказа

АОЗТ «Родина»

ПРИКАЗ

08. 02. 2001 № 2

г. Воронеж

«Об итогах работы с документами в подразделениях АОЗТ за 2000 г.»

Согласно акта проверки № 36 от 29. 01. 2001 г. Областным Архивным отделом о состоянии дел по работе с документами, установлены значительные упущения и безответственное отношение к составлению и контролю за исполнением. Руководители подразделений (финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования) проявляют низкую требовательность к своим подчиненным, занимающимся подготовкой и составлением документов, как по личному составу, так и по основной деятельности.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За низкую требовательность руководителям подразделений (финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования), а в частности: Сидоровой В.Ф., Парфенову А.Л., Ивченко П. Н., Ивановой Г.П. объявить выговор.

2. Секретарю-референту Сидоровой Н.П. разработать мероприятия по улучшению работы с документацией и усилить контроль за исполнителями документации в подразделения. Обеспечить тиражирование инструкций по делопроизводству и ее передачу в структурное подразделение до 08.03. 2002 года.

3. Контроль за исполнением данного приказа возлагаю на заместителя по административным вопросам Сидорова С.С.

Директор личная подпись Расшифровка

Гриф согласования (при необходимости) подписи

С приказом ознакомлены:

Зам. Директора личная подпись А.П. Егоров

08.01.2002 г.

Юристконсульт личная подпись И.М. Озеров

08.01.2000

Секретарь референт личная подпись А.И. Иванов

09.01.2000

В личное дело № 01-08

личная подпись «___»________ _______г.

ПРОТОКОЛ

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью Протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: “ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”, “ПРИСУТСТВОВАЛИ”) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова “ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”, “ПРИСУТСТВОВАЛИ” печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова “ПОВЕСТКА ДНЯ” печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме “СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)”. Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - “Доклад прилагается”.

Слово “ВЫСТУПИЛИ” печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. В практике применяются краткая и сокращенная формы Протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма протокола приведена ниже.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова “Председатель”, “Секретарь” и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Пример протокола

ООО «Климат-Сервис»

ПРОТОКОЛ

13.01.2001г. № 31

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.

2. …

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)

Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)

2. СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь подпись И.В. Розова

	ООО «Климат-Сервис» ПРОТОКОЛ 13.01.2001г. № 31
		УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Дата Подпись Расшиф- ровка

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

Название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда № ______________

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номеру дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечания

Итого ____________________ дел за ___________________ годы

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

(протокол от __________ № __________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От __________ № _________

Пример распоряжения: