Проект сметы составляется в 2-х экземплярах, а при необходимости – и в трех и предоставляется на рассмотрение в вышестоящее учреждение, а также в вышестоящую организацию до утверждения бюджета. Составленный проект сметы предоставляется бюджетным учреждением на рассмотрение в соответствующие органы исполнительной власти в установленные сроки.
В сметах расходов учреждений необходимые ассигнования исчисляются на весь год, как правило, не зависимо от имеющихся материальных ценностей и состояния расчетов с кредиторами и дебиторами. Исключением являются средства на приобретение инвентаря и оборудования, а также мягкого инвентаря и обмундирования.
Расходы, включаемые в смету, должны быть обоснованы соответствующими расчетами по каждой статье сметы.
Определение расходов должно производиться исходя из потребности в средствах с учетом режима экономии и эффективного расходования средств.
Ассигнования планируются в целом по группе однотипных учреждений с выделение расчетов по каждому учреждению. В этих расчетах выделяют:
1. ассигнования на зарплату
2. натуральные показатели по топливу, электроэнергии с указанием суммы расходов на планируемый год
3. расходы на питание, медикаменты, канцелярские и другие расходы
4. виды и количество приобретаемых предметов инвентаря, оборудования, обмундирования
5. по капитальному ремонту указываются объекты, подлежащие ремонту, с указание стоимости.