Ділова доповідь. Звітна доповідь

Інженерні та науково-технічні працівники виступають з діловими доповідями. Ділові доповіді мають писемно-усну форму, призначені для підготовленої аудиторії. Виголошення доповідей та їх обговорення на зборах, нарадах, засіданнях протоколюється.

Звітна доповідь висвітлює факти й результати діяльності особи чи установи за певний період (квартал, рік тощо).

Текст доповіді повинен містити мовні засоби, характерні для офіційно-ділового стилю, цифровий матеріал.

Текст доповіді поділяється на рубрики відповідно до напрямів діяльності особи чи установи. Звітну доповідь обговорюють на зборах, засіданнях, протоколюють. Учасники обговорення доповнюють її, вносять корективи й ухвалюють рішення: затвердити або доопрацювати та заслухати повторно.

Нарада

Невід’ємною частиною життя багатьох наукових і виробничих колективів стали наради. Їх проводять для вирішення організаційних та виробничих питань на підприємствах і в установах, управліннях і відомствах, у громадських організаціях. Демократичний спосіб життя неможливо уявити без нарад. Ділові наради корисні лише тоді, коли вони добре організовані.

Передумови успішної наради:

1. Нарадою повинен керувати голова.

2. Програму роботи слід ретельно підготувати заздалегідь.

3. Не ухилятися від основної теми під час обговорення, дискусії.

4. Наприкінці наради узагальнити сказане, зробити висновки.

5. Якщо будуть поставлені завдання, чітко визначити, що саме потрібно зробити, хто буде виконавцем, до якого терміну слід виконати доручення.

6. Перебіг наради потрібно протоколювати.

Виконання визначених нарадою завдань має бути вчасно проконтрольоване. Учасники наради повинні радитися, обмінюватися поглядами, ухвалювати спільне рішення. Оптимальна кількість учасників наради 10 – 12 осіб. Голова повинен відкрити нараду, створити доброзичливу атмосферу, необхідну для вільного обміну думками. За допомогою навідних запитань він має заохотити підлеглих до дискусії, дати можливість висловитися всім присутнім. Якщо під час наради ведуться приватні розмови між учасниками, голова мусить припинити їх. Голова повинен розпочати засідання у точно призначений час, не чекаючи на тих, хто спізнюється. На початку кожної наступної наради голова має перевіряти виконання рішень, ухвалених на попередній нараді [52]. Оперативні наради (комп’ютерні, селекторні) заощаджують робочий час працівників, не потребують обов’язкової присутності учасників наради у певному місці.