2015-06-24
2902
419. Руководители филиалов должны располагать информацией о сложившемся положении с сохранностью почтовых отправлений, качестве обработки, своевременной отправке и вручении их адресатам.
В целях единого подхода в решении данных вопросов на объектах почтовой связи, в зависимости от объемов пересылаемой и обрабатываемой почты, могут создаваться выделенные подразделения - контрольно - справочной службы (далее – КСС). В объектах почтовой связи с незначительными объемами пересылаемой и обрабатываемой почты, где в соответствии с нормативами создание таких служб не предусматривается, указанные функции выполняют лица, оговоренные приказом руководителя объекта почтовой связи.
420. На каждом объекте почтовой связи осуществляется проверка документов на принятые и сданные почтовые отправления и закрытые почтовые вещи (далее – почту). В зависимости от функциональных обязанностей проверка документов за отработанную смену (рабочий день) осуществляется, как лицом, назначенным приказом, так и работниками КСС
|
|
|
Документы на обработанную страховую почту сдаются в КСС после окончания смены (рабочего дня), бригадами почтовых вагонов - после сдачи почты в пункте приписки вагона, но не позднее рабочего дня следующего за днем окончания смены (рабочего дня) или отчета бригады почтового вагона под расписку в журнале сдачи документов (рис.56).
421. Все поступающие в КСС документы структурных подразделений регистрируются в специальном журнале учета документов (рис.57), а поступающие из ОПС учитываются по первым экземплярам описи.
Журнал
сдачи документов в архив
| № п/п | Дата работы бригады или рейса почтового вагона | Фамилия бригадира или начальника почтового вагона | Наименование сектора (участка) или почтового вагона | Дата сдачи документов | Расписка в приеме документов |
Рис.56. Журнал сдачи документов в КСС
Журнал учета документов
| № п/п | Дата поступления документов | Дата работы бригады или рейса почтового вагона | Наименование сектора (участка) или почтового вагона | Фамилия бригадира или начальника почтового вагона |
Рис.57. Журнал учета документов в КСС
КСС обязана осуществлять ежедневный контроль за своевременным поступлением документов от структурных подразделений.
422. Проверкой документов на почту, обработанную на объекте почтовой связи (ПВ), путем поименного сопоставления записей в накладных ф.16 (картах отправки ф.ПС16) на полученную и отправленную почту устанавливается получение и сдача: страховых мешков, мешков и постпакетов с отметкой «Правительственное», мешков с отправлениями «Экспресс» и EMS, а также с международными почтовыми отправлениями.
|
|
|
Кроме того, по оборотной ведомости ( путевому листу ) проверяется наличие баланса принятых и сданных всех видов почтовых отправлений и закрытых вещей, правильность оформления накладных ф.16 (карт отправки ф.ПС16), получения расписок за сданную почту, а также правильность оформления выявленных упущений со стороны других объектов почтовой связи, составление поверочных уведомлений, актов ф.ПС51 и извещений ф.ПС30.
Проверка документов на обработанную почту за смену (рабочий день) должна быть закончена не позднее рабочего дня следующего за днем их сдачи на проверку в КСС. При расхождении количества поступившей и сданной почты должны быть выявлены причины путем поименной проверки всех видов почтовых отправлений.
423. По окончании проверки лицо, осуществляющее проверку, делает за своей подписью на обложке пачки документов отметку: «Нарушений нет», указывая дату проверки, фамилию и должность. Если при проверке документов будет выявлен брак, работником, производившим проверку, составляется сводка в соответствии с п.345 Технологии. Подлинник сводки приобщается к документам, а копия передается начальнику объекта или его заместителю и с его резолюцией направляется начальнику структурного подразделения для принятия мер и учета брака. Перед возвратом сводки нарушений в КСС начальник цеха, участка (иное контролирующее лицо) должен убедиться в устранении допущенных нарушений и после этого в сводке нарушений сделать отметку об этом. Сводка возвращается в КСС. Об устранении выявленных недостатков в сводке делается соответствующая отметка работником КСС.
424. Если во время проверки документов будет обнаружено, что какое-либо почтовое отправление или закрытая вещь отсутствует в сдаче, то об этом, кроме записи в сводке нарушений, составляется акт ф.ПС51,который подписывается лицом, производившим проверку, и руководителем контрольно-справочной службы. Копия акта ф.ПС51 приобщается к документам, а подлинник регистрируется в книге учета актов (рис.58).
