Материалы могут поступать в организацию в результате:
♦приобретения за плату от поставщиков и других субъектов хозяйствования;
♦внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд организации;
♦ поступления от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета;
♦ поступления материалов из собственных производств (изготовленных или возвратных отходов);
♦ оприходования запасных частей и прочих материалов от списания пришедших в негодность основных средств;
♦ поступления (приобретения) материалов в качестве целевого финансирования;
♦ получения по договору дарения от других субъектов хозяйствования и физических лиц безвозмездно.
Документы по поступлению, а затем по расходованию материальныхресурсов играют наиважнейшую роль для целей контроляза движением, сохранностью и экономным расходованием средств.
Основными документами, определяющими порядок учета материалов, являются:
· Инструкция о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденная Постановлением Министерства финансов РБ от 17.07.2007 г. № 114;
|
|
- Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» и ТН-2 «Товарная накладная».
Предприятия-покупатели заключают договоры поставок с предприятиями-поставщиками. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - платежное требование-поручение, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, счета-фактуры, квитанцию к железнодорожной накладной и др.
Поступившие документы передаются в отдел материально технического снабжения (маркетинговая служба), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.
Затем заполняются ведомость (машинограмма) оперативного учета выполнения договоров поставок и журнал учета поступающих грузов. В журнале указывается дата поступления груза, регистрационный номер, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, род груза, сумма счета, номер и дата приходного ордера, акта приемки, запроса о розыске груза, отметка об оплате груза.
В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).
Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза. Экспедитор, принимая грузы на станции железной дороги, пристани или непосредственно у поставщика, проверяет груз по массе (весу) и числу мест. В случае претензии к транспортной организации (недостача мест, массы груза, бо й порча, повреждение тары и т.д.) с участием начальника станции составляется коммерческий акт, а при хищении груза - и с участием железнодорожной милиции. Такой акт является основанием для предъявления претензии к транспортной организации илиже поставщику (ненадлежащая упаковка груза).
|
|
При отгрузке и перевозке товаров автомобильным транспортом основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую грузоотправитель выписывает в 4-х экземплярах: первый - остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования груза; второй - остается у
грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий - служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик его отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю. В ТТН-1 необходимо правильно и полно заполнить все реквизиты накладной.
При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными
поставщика в ТТН-1 никаких дублирующих документов типа приходного ордера (форма № М-4) выписывать не следует. На ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, дата и Ф.И.О.получателя материалов и его подпись (материально ответственного лица).
Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (ф. № М-7), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру (ф. № М-4).
Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики и др.) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах.
Материально ответственные лица должны знать Положение о приемке товаров по количеству и качеству, сроках составления актов с учетом специфики товаров, материалов и места составлени я актов (на станции или складе грузополучателя), знать требованияпо заполнению товарных документов, в частности ТТН-1 и ТН-2 (это бланки строгой отчетности, имеющие типографский номер и серию). Бухгалтерия предприятий всех форм собственности должна руководствоваться инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности от 18.12.2008 года №196, утвержденной Министерством финансов Республики Беларусь.
Используется и другая форма накладной - товарная накладная (ф. № ТН-2), которой оформляется приемка иотпуск груза, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), изаполняется она в двух экземплярах: первый - с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй - у грузоотправителя.
При получении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах - весь календарный месяц. Гражданским кодексом Республики Беларусь (ст. 187) установлен срок действия доверенности (постоянной) до 3 лет.
Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3).
|
|
Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию.
Актом оформляются так называемые «неотфактурованные поставки» (прибывшие без сопроводительных документов поставщика). Принимаются меры по розыску поставщика и сопроводительных документов. Цены груза берутся по аналогии с предыдущими поставками. Поставки относятся на забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
Если поступили незаказанные материалы, товары, или некачественные, или имеет место бой, лом и т.п. и покупатель отказывается от их акцепта, то такие грузы записываются на складе и отдельную книгу, а в бухгалтерии на забалансовый счет 002 и с поставщиком выясняются вопросы возврата, переотправки груза.
Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческoe сырье),
учитываются у получателя на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».
Поступление материалов собственного изготовления, отходы производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах: один - для цеха-сдатчика для списания материалов, второй - складу-получателю для их оприходования.
Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки в торговле, на колхозных рынках, у населения,у кооператоров.
К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина) и акт (справка), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер.
Нa основе Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь своим постановлением от 24 июня 2004 года № 23 утвердило бланк международной товарно-транспортной накладной «CMR» и Инструкцию по ее заполнению.
CMR-накладная является бланком строгой отчетности и применяется всеми юридическими лицами независимо от форм собственности и индивидуальными предпринимателя Республики Беларусь при осуществлении международной автомобильной перевозки грузов, начинающейся с территории Республики Беларусь. CMR-накладная выписывается в четырех экземплярах: 1-й экземпляр - для отправителя; 2-й - для получателя; 3-й - для перевозчика; 4-й - для расчетов.
|
|
При использовании журнально-ордерной формы учета движение материалов в суммовом выражении отражается в ведомости 10 «Движение материальных ценностей», в которой также определяются отклонения фактической себестоимости прихода и остатка материалов от их стоимости по учетным ценам.
На активном счете 10 «Материалы» учитывается движение материалов (по дебету - поступление, по кредиту - выбытие) и начальные и конечные остатки (сальдо). Материалы, как было сказано ранее, могут учитываться по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.
При учете материалов по фактической себестоимости записи по счетам будут следующие:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Поступление материалов от поставщиков | ||
НДС по поступившим материалам | 18-3 | |
Транспортно-заготовительные расходы по приобретению материалов | 60,76,51 | |
НДС по услугам сторонних организаций | 18-3 | 60,76 |
Поступление материалов от подотчетного лица | ||
Поступлениематериалов, полученных из производства | 20,23 |
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Получены материалы от бракованных изделий | ||
Поступление материалов от ликвидации основных средств | ||
Внесение материалов в виде вклада в уставный фонд | 75 80 | |
Оприходование отходов от основного производства | 10-6 | |
Поступление материалов от структурных подразделений | ||
Оприходование излишка материалов, выявленного при инвентаризации |
Выявленные во время приемки материалов недостача, бой, лом, брак, пересортица и т.д. по вине транспортной организации или поставщика отражаются по счетам следующими записями:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
На сумму претензии | 76 субсчет «Расчеты по претензиям» | |
НДС по недостающим материалам | 18-3 | |
На сумму возмещенной претензии | ||
Списание неудовлетворенных претензий по истечении срока исковой давности | ||
Возврат поставщику некачественных материалов | ||
Предъявление претензии поставщику после оприходования материалов |
Материалы могут учитываться по учетным ценам. Учетная цена - это плановая себестоимость, включающая покупную цену и долю транспортно-заготовительных расходов.
В этом случае применяются два дополнительных счета: 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» (активный счет) и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (активно-пассивный счет). В дебет счета 15 относится покупная стоимость материалов и другие расходы по их заготовлению и приобретению. С кредита счета 15 на счет 10 переносятся суммы материалов по учетной цене (плановой или нормативной себестоимости). Получившуюся на этом счете разницу между фактической себестоимостью и учетной ценой полученных материалов переносят на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». При таком варианте учета поступивших материалов их расход также учитывается по учетным ценам, а только в конце месяца отклонения списываются на те счета, куда были списаны производственные запасы (на производства, на продажу и т.д.).
Если предприятие использует способ ЛИФО или ФИФО, а фактическую себестоимость каждой партии поступивших материалов практически определить очень сложно, то в течение месяца материалы списывают по учетным ценам (этот метод наиболее распространен в учете), а по окончании месяца отклонения фактической себестоимости материалов от учетных цен распределяют на счета 20, 23, 90 пропорционально стоимости ранее списанных материалов по учетным ценам.
Для списания израсходованных материалов на нужные счета учета затрат в бухгалтерии составляют разработочные таблицы, где материалы записываются по учетным ценам (с использованием компьютеров). На основании машинограмм-ведомостей поступления материалов печатается сводная ведомость расчета транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от учетных цен, а также вычисляют коэффициент отклонений и сумму отклонений, относящуюся на израсходованные материалы. Для получения общих данных по учету производственных запасов составляют машинограммы-ведомости, которые сверяют с общей оборотной ведомостью по синтетическим счетам и субсчетам, а после такой сверки переносят в - Главную книгу.
Записи по счетам будут следующие:
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Поступление материалов от поставщиков по покупным ценам | ||
Услуги сторонних организаций по приобретению материалов | 60,76 | |
НДС по поступившим материалам и услугам сторонних организаций | 60, 76 | |
Начисление заработной платы за погрузочно-разгрузочные работы | ||
Отражены налоги и отчисления по заработной плате | 68,69 |
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Получены материалы в счет целевого финансирования | ||
Оприходование поступивших материалов по учетной цене | ||
Списание разницы в стоимости поступивших материалов по фактической себестоимости и учетным ценам | ||
Списание отклонений фактической себестоимости от учетной цепы, относящихся к израсходованным материалам на основное производство | ||
То же на вспомогательное производство | ||
То же на общепроизводственные и общехозяйственные нужды | 25, 26 | |
То же на нужды обслуживающих производств и хозяйств | ||
То же на упаковочные материалы для готовой продукции | ||
То же по недостачам материалов | ||
То же по материалам при ликвидации чрезвычайных ситуаций |