См. образец протокола отказа от заключения контракта по результатам запроса котировок.
В случае отказа от заключения контракта с победителем запроса котировок заказчик составляет и размещает в ЕИС (на официальном сайте) протокол об отказе от заключения контракта (ч. 11 ст. 31 Закона N 44-ФЗ). Требования к составлению протокола законом не установлены.
На практике целесообразно руководствоваться следующими рекомендациями.
Форма: произвольная, на бумажном носителе и в электронном виде.
Целесообразно указать:
1) место и время составления;
2) информацию об участнике закупки, с которым заказчик отказывается заключить контракт (наименование или фамилия, имя, отчество, место нахождения);
3) основание для отказа от заключения контракта;
4) реквизиты документов, которые подтверждают факт, являющийся основанием для отказа от заключения контракта.
Кто составляет: работник контрактной службы (контрактный управляющий).
Кто подписывает: руководитель или иное уполномоченное лицо.
Дата подписания: не позднее одного рабочего дня с даты установления факта, являющегося основанием для отказа от заключения контракта.
Направление: участнику закупки, с которым заказчик отказывается заключить контракт.
Дата направления участнику закупки: в течение двух рабочих дней с даты подписания.
Размещение: в ЕИС (на официальном сайте).
Дата размещения: не позднее одного рабочего дня с даты установления факта, являющегося основанием для отказа от заключения контракта.
Например, если заказчиком 05.06.2014 установлен факт, являющийся основанием для отказа от заключения контракта, то не позднее 06.06.2014 он составляет, подписывает и размещает в ЕИС (на официальном сайте) протокол об отказе от заключения контракта. Не позднее 10.06.2014 указанный протокол направляется участнику, с которым заказчик отказывается заключать контракт.