Тема 12. Бухгалтерський облік на автотранспортних підприємствах

План:

1. Облік наявності та руху транспортних засобів.

2. Облік запасних частин та автомобільних шин.

3. Облік паливно-мастильних матеріалів.

І

Основу виробничої бази автотранспортного підприємства становлять: вантажні автомобілі, легкові автомобілі, спеціальні автомобілі, автобуси, причепи й напівпричепи тощо.

Автотранспортні засоби зазвичай належать до окремої групи основних засобів, що зумовлює відповідну організацію їхнього обліку. При цьому одиницею обліку є об’єкт основних засобів із необхідними предметами комплектації: окремі агрегати (шасі, кузов, двигун), авто шини, акумулятор, комплект інструментів тощо. Поряд з цим здійснюють облік рухомого складу за окремими моделями автотранспорту. Всі об’єкти підлягають реєстрації в органах ДАІ та нумерації інвентарними номерами під час передання їх в експлуатацію.

На кожен об’єкт автотранспорту, що надходить на підприємство у складі основних засобів, оформлюють Акт приймання – передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (ф. ОЗ-1). На підставі цього документа здійснюють також переміщення автотранспортних об’єктів між підрозділами підприємства.

Аналітичний облік ведуть за кожним об’єктом автотранспорту в експлуатації згідно з Інвентарною карткою обліку основних засобів (ф. ОЗ-6)

Синтетичний облік ведуть на субрахунку 105 „Транспортні засоби” рахунка 10 „Основні засоби”.

Для нарахування амортизації (зносу) автотранспортних засобів підприємство може використовувати один із методів нарахування. Найбільш оптимальним є виробничий метод.

Ліквідацію автотранспортних засобів оформляють Актом на списання автотранспортних засобів (ф. ОЗ-4), в якому вказують усі характеристики об’єкта: назву, інвентарний номер, рік виготовлення, дату надходження на підприємство, місце експлуатації, дату введення в експлуатацію, первинну вартість, пробіг, термін експлуатації, кількість проведених капітальних ремонтів та їх вартість причини ліквідації; суму зносу, витрати по ліквідації доходи від ліквідації.

Основним первинним документом, за яким обліковують роботу автомобілів, є подорожній лист.

У процесі автотранспортних перевезень використовують такі подорожні листи:

- вантажного автомобіля у міжнародному сполученні ф. № 1 (міжнародна) видається на час відрядження для перевезення вантажу в міжнародному сполученні;

- вантажного автомобіля, чинного у межах України - ф. №2;

- службового легкового автомобіля – ф. №3;

- перевезення пасажирів автобусами - ф. № 1-АП і 2-АП.

Подорожній лист легкового автомобіля видають підприємства, які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційних засадах або використовують їх у службових поїздках для власних потреб, а також підприємства, на замовлення яких здійснюють транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями.

Подорожні листи форм №2 і № 3 видають, як правило, на один робочий день (зміну) після обов’язкової здачі подорожнього листа за минулий робочий день.

Перед виданням подорожній лист реєструють у диспетчерському журналі. Журнал відкривають на кожен рік, усі подорожні листи в ньому, починаючи від початку року, нумерують.

Заповнення подорожнього листа до видачі його водієві здійснює диспетчер, а безпосередньо на лінії – вантажовідправник і вантажоодержувач. В окремому розділі подорожнього листа відображають рух палива: його залишок при виїзді, кількість виданого за день за залишок при поверненні в гараж. Дозвіл на виїзд автомобіля з гаража як правило повинен давати лікар і механік (щодо технічної придатності автомобіля).

Для здійснення контролю за використанням вантажних автомобілів на кожен із них оформлюють Картку обліку вантажного автомобіля, яка є накопичу вальним регістром про роботу автомобіля за звітний місяць, рух палива й дані про його витрати за нормами і фактично.

На підставі карток обліку роботи вантажного автомобіля для узагальнення даних про роботу автотранспорту по підприємству загалом складають Зведену відомість обліку роботи вантажних автомобілів.

ІІ

Особливе місце в складі виробничих запасів автотранспортних підприємств належить запасним частинам, а також автомобільним шинам у запасі й обороті.

Запасні частини - окремі деталі, вузли, агрегати транспортних засобів для заміни зношених частин об’єктів під час технічного обслуговування та ремонту їх.

Аналітичний облік запасних частин на складах здійснюють за місцями зберігання (матеріально – відповідальними особами), однорідними групами (механічна група, електрична група тощо), марками автомобілів та номенклатурними номерами. Аналітичний облік обладнання, двигунів, вузлів та агрегатів обмінного фонду ведуть за такими групами: придатні до експлуатації; підлягають ремонту; перебувають у ремонті; непридатні до експлуатації. Облік руху запасних частин здійснюють у спеціальних картках обліку.

Непридатні до експлуатації агрегати після списання їх у встановленому порядку розбирають на запасні частини, які оприбутковують на складі.

Автомобільні шини, встановлені на колесах та наявні у запасі при автомобілі, включають до його первинної вартості й обліковують у складі основних засобів.

Відпуск зі складу автомобільних шин у разі їх заміни проводять за обов’язкової здачі шини, знятої з автомобіля.

Оперативний облік автомобільних шин в експлуатації й ремонті здійснюють у Картках обліку роботи шин.

Заміна зношеної шини, що вибула через непридатність її для подальшої експлуатації, відбувається лише за умови здачі її на склад.

Синтетичний облік наявності та руху придбаних і виготовлених запасних частин, готових деталей, вузлів, агрегатів, що використовуються для проведення ремонтів і заміни зношених частин автотранспортних засобів, а також автомобільних шин у запасі та в обороті, здійснюють на субрахунку 207 „Запасні частини” рахунка 20 „Виробничі запаси”. На цьому ж субрахунку обліковують обмінний фонд устаткування, двигунів, вузлів, агрегатів, створюваних у ремонтних підрозділах підприємства.

ІІІ

Одним із основних елементів витрат автотранспорту є вартість паливно-мастильних матеріалів для надання автотранспортних послуг.

Під час надходження паливно – мастильних матеріалів на склад матеріально-відповідальна особа оприбутковує нафтопродукти.

Для обліку видачі палива зі складу використовують лімітно – забірні картки, які відкривають на місяць для кожного автомобіля

Кількість фактично виданого водіям палива фіксують у двох документах: Відомості обліку видачі нафтопродуктів і в Подорожньому листі автомобіля.

На підставі первинних документів, за якими на підприємстві здійснюють приймання і відпуск нафтопродуктів, матеріально-відповідальна особа складає Звіт про рух нафтопродуктів.

При виїзді з підприємства і після повернення водій надає подорожній лист, в якому механік проставляє дані пробігу автомобіля за спідометром, а також залишки палива у баках автомобіля під час виїзду й при поверненні.

Фактичні витрати пального за кожним подорожнім листом зіставляють із витратами, розрахованими за нормами, й визначають економію або перевитрати палива за кожною маркою автомобіля.

Списання паливно-мастильних матеріалів із підзвіту водія здійснюють з урахуванням чинних норм їх витрат. Для автомобілів норми встановлюють з урахуванням таких чинників: базова норма на пробіг (на 100 км); на поїздку із вантажем; на пробіг у разі виконання спеціальної роботи; на роботу спеціального обладнання; на роботу незалежного обігрівача. Крім того, враховують особливості дорожніх умов руху (збільшення витрат палива в зимовий період експлуатації, у гірській місцевості), виду палива, терміну експлуатації автотранспортного засобу тощо.

Придбання паливно-мастильних матеріалів у дорозі на сторонніх АЗС відображають в авансовому звіті водія.

Підставою для списання палива є Відомість обліку видачі нафтопродуктів і подорожній лист.

На підставі інвентаризації залишків пального та звітів про рух палива технік з обліку паливно-мастильних матеріалів складає звіт про витрати палива за місяць, в якому відображає рух палива за видами, фактичні витрати палива та результат (економія або перевитрати) проти встановлених норм. Перевитрати палива водіями за рішенням керівника підприємства відносять до відшкодування матеріально – відповідальними особами або на витрати діяльності.

Облік наявності й руху паливно-мастильних матеріалів, призначених для експлуатації транспортних засобів та інших виробничих потреб, здійснюють на субрахунку 203 „Паливо”. На цьому субрахунку також обліковують оплачені талони на нафтопродукти і газ.

До субрахунка 203 доцільно вести такі субрахунки другого рівня:

- 2031 „Нафтопродукти на складі”;

- 2032 „Нафтопродукти в талонах”;

- 2033 „Нафтопродукти в баках транспортних засобів”;

- 2034 „Газоподібне паливо на складі”;

- 2035 „Газоподібне паливо в талонах”;

- 2036 „Газоподібне паливо в баках автотранспортних засобів”.

Аналітичний облік паливно – мастильних матеріалів ведуть за кожним субрахунком за їхніми видами (марками), місцями зберігання й матеріально – відповідальними особами.