Личное дело

Личное дело - совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документа­ции.

Как правило, личные дела ведутся в различных государственных орга­нах, а в секторе частного бизнеса - на руководящий состав работников, спе­циалистов, материально-ответственных лиц. Работодатель в условиях совре­менного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора ра­ботодателя все необходимые персональные данные на каждого работника от­ражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2).

Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирова­ния и ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных государственных служащих регла­ментировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Ведение личных дел государственных гражданских служащих Россий­ской Федерации регламентировано Указом Президента Российской Федера­ции от 30 мая 2005 года №609 «Об утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие про­цедуру приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возни­кающие в период трудовой деятельности работника у данного работодателя.

На основе анализа нормативных актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых управленческих документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2) анкета или личный листок по учету кадров;

3) автобиография или резюме;

4) копии документов об образовании;

5) копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

6) характеристики или рекомендательные письма;

7) трудовой договор;

8) дополнение к личному листку по учету кадров;

9) копии приказов и приеме на работу, переводу, увольнении (или выписки из них);

10) справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в феде­ральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заго­ловках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Личный листок по учету кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении и другое.

Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составля­ется и оформляется по форме установленной ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требо­вания» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).

На обложке личного дела указываются полностью: наименование организа­ции, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном па­деже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - та­бельный номер).

Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата сня­тия с учета.

Личные дела хранятся в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за их хранение возлагается на лиц, ведущих кадровую документацию.

При работе с документами, входящими в состав личных дел, необходимо учитывать, что они относятся к персональным данным работника, охраняемым в соответствии с действующим законодательством.