Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:
- утверждение должностным лицом (должностными лицами);
- утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделяются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.
В случае если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:
- слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными буквами;
- наименование должностного лица, утверждающего документ (по краткой форме, если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации или документ составлен на чистом листе бумаги);
|
|
- личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;
- дату утверждения.
Допускается каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» центрировать относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя-
- слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);
- наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату, номер.