В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвует несколько должностных лиц. Их деятельность на этапе каждой технологической операции с документом сопровождается проставлением служебных отметок. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Многолетние традиции стандартизации обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Т.о., в процессах движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты: отметка о поступлении документа в организацию, включающая дату и регистрационный номер; резолюция отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Процедура подготовки исходящего документа связана с приданием ему официальности и юридической силы. Это достигается использованием бланка организации и оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.
|
|
На исходящем документе проставляются также следующие делопроизводственные отметки: ссылка на регистрационный индекс и дату документа; заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.
Оформление внутренних документов имеет значительные отличия, которые определяются видом документа и порядком регистрации. Например, для распорядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.
В процессе движения внутренних документов оформляются: заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.
Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.
|
|
Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "адресат". В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.
Резолюция является важнейшим реквизитом, обязательно фиксируемым при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответственный исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Все эти данные не только влияют на движение документа, но и обязательно используются в процессе информационно-справочной работы.
Практикуется составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.
Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ. Печать: ее назначение и виды, требования к изготовлению, порядок проставления на документе.
Реквизитами, удостоверяющими документ являются подпись, печать и гриф утверждения.
Реквизит «Подпись» содержит наименование должности лица, подписавшего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. Должность лица, подписывающего док-т, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:
Директор школы № 45 подпись И.И. Воронин
При оформлении документа на бланке организации должность указывается сокращенно, напр.: Директор подпись А.Н. Самойлов
При подписании документа несколькими должностными лицами составные части реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:
Директор института подпись А.Н. Попов
Главный бухгалтер подпись Н.И. Орлова
При подписании док-та несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные орг-ции, их подписи располагаются на одном уровне, напр.:
Директор института Директор школы № 53
Подпись К.Е. Куликов Подпись В.Д. Новиков
Реквизит «Печать». Печати делятся на гербовые (имеющие изображение гос. герба РФ или гербов субъектов РФ), юридических лиц и простые. В негосударственных организациях используют простые круглые печати. На документах, удостоверяющих права орг-ции или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Воспроизведение Гос. герба РФ явл-ся обязательным на печатях всех органов власти. В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой. Простые печати м.б. квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. Оттиск печати проставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего док-т, и был хорошо читаемым. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов (бух. док-ты, личные док-ты граждан и др.) имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «МП» или надписью: «место печати». Печати хранятся в надёжно запираемых шкафах или сейфах.
|
|
Некоторые виды документов, получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания), планы, отчёты, нормативы, перечни, программы, некоторые виды актов. Документ может утверждаться должностным лицом или должностными лицами, а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.