К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем, документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель орг-ции. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать опр. решения, т.е. инициируют управленческие реш-я, позволяют выбрать тот или иной способ упр. воздействия. В отличие от распорядительных док-тов эти документы могут не требовать исполнения. Инф-ция, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Их особенностью явл-ся то, что они идут снизу вверх по системе упр-я. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Многие информационно-справочные документы — докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей орг-ции. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.
Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которое используется для документирования внутренних связей организации, для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.
Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе должностного лица, либо по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладной записки подразделяются на:
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять опред. решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений.
Докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование орг-ции, наименование структурного подразделения, наименование вида док-та (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для № (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.
Докладные записки (так называемые внешние), направляемые за пределы организации (в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя.
Спец. бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а используют для этого обычную бумагу. При этом воспроизводят инф-цию бланка, то есть указываются название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, название вида документа (доклад. записка), дата, индекс, место составления.
Докладные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они могут быть в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители, либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок их расположения и правила оформления являются едиными для всех документов.
Внутренние докладные записки должны содержать сведения об авторе док-та. Они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.
При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.
Внутренние докладные записки могут быть адресованы руководителям структурных подразделений.
Докладные записки могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, его личная подпись, инициалы и фамилия.