Створення нового документа

· В меню Пуск вибрати пункт Створення документа Office. Відкриється вікно з такою ж назвою. У вкладці Загальні кліком мишки виділіть ярлик Нова книга і клікніть по кнопці ОК. Відкриється вікно Excel.

· В меню Пуск вибрати пункт Всі програми далі Microsoft Office далі Microsoft Excel 2002, клік правою клавішею мишки. Відкриється вікно Excel.

· Відкрити вже створений файл можна за допомогою Провідника Windows, Total Comander, NC, або вікна Мій Комп’ютер, або зразу з робочого стола, попередньо створивши на ньому ярлик.

· Також відкрити файл можна зі вже запущеного Excel 2002 клікнувши по піктограмі Відкрити, вибравши у вікні що з’явилося потрібний нам файл і підтвердивши ОК.

· При першому зберіганні робочої книги (бажано спочатку її розробки) необхідно присвоїти ім’я файлу, в якому вона буде зберігатися, вибрати папку, в якій буде знаходитись файл, а інколи навіть вибрати формат в якому книга буде збережена.

Перше збереження книги можна виконати любим з нижче перерахованих способів:

· Вибрати команду Файл → Зберегти (Зберегти як…).

· Натиснути комбінацію клавіш <Ctrl+S>.

· Натиснути <Alt+F2>чи<Alt+Shift+F2>, чи <Shift+F12>.

· Клікнути по кнопці Зберегти (зображення дискети) стандартної панелі інструментів.

Який би з методів ми не обрали, при першому збереженні книги з’явиться діалогове вікно Збереження документа, в якому потрібно ввести ім’я файлу, вибрати папку для його збереження і підтвердити ОК.

· Для автоматичного збереження книги потрібно відкрити в головному меню вкладку Сервіс→Параметри→Збереження, відповідно поставити галочку на автозберіганні і вказати час, підтвердити ОК.

Якщо інформація в книзі конфіденційна, і потребує захисту від несанкціонованого читання чи редагування, потрібно встановити на неї пароль.

Також можна поставити обмеження на редагування (пункт 2).

Проте цей захист не є досить надійним. Краще зашифрувати документ за допомогою криптографа (закриптувати). Для цього клікніть на кнопці додатково у вікні параметри зберігання. Відкриється діалогове вікно Тип шифрування у якому ми вибираємо підходящий тип. Тип шифрування RC4 дозволяє створювати ключі довжиною до 255 символів. Це досить надійний метод захисту документа. Для розшифровки ключа у 10 символів під RС4 буде потрібно 2,84 роки безперервної роботи комп’ютера (Р4 3,0 ГГц, 1024Мб ОЗУ), а якщо ключ з 18-20 символів. Проте потрібно врахувати, що після шифрування файлу алгоритмом типа RC4 його неможливо буде відкрити в Excel 2000 чи більш ранній версії Excel, навіть якщо буде відомий ключ.

3.2 Керування робочими листами

Керування робочими листами здійснюємо за допомогою мишки, таким чином, клікаючи по вкладках листів, ми переключаємо з 1 листа на інший.

Для додавання робочих листів в меню Вставка вибираємо команду Лист Новий робочий лист буде вставлено зліва від активного. Також ми можемо змінити кількість робочих листів, що включені по замовчуванню в робочу книгу при її створенні. Для цього вибираємо команду Сервіс → Параметри і в діалоговому вікні Параметри клікніть по вкладці Загальні. Змініть установки в текстовому полі Листів в новій книзі і потім клікніть по ОК.

.

Для зміни ширини стовпців і висоти рядків потрібно виділити необхідний стовпець (рядок) і перетягнути одну з його границь для встановлення необхідної нам ширини (висоти). Якщо зробити подвійний клік по заголовку стовпця (рядка), то стовпець (рядок) автоматично прийме таку ширину (висоту), щоб повністю відобразити текст, що введений в його ячейки. При вводі в ячейки чисел Excel, як правило, змінює ширину (висоту) автоматично, проте є випадки коли необхідно провести вищенаведені дії вручну. Розглянемо існуючі методи:

· Засіб автопідбір: Формат → Стовпец → Автопідбір, Формат → Строка→ →Автопідбір.

· В Excel можна встановити точне значення розмірів стовпця чи строки. Для цього виберіть команду Формат → Стовпець → Ширина чи Формат→Строка→Висота і у діалоговому вікні, що з’явиться встановлюємо потрібне значення.

· Щоб змінити розміри стовпців та рядків, перетягніть границі їх заголовків (для стовпців – права границя, для рядків – нижня). При цьому, в залежності від напряму, в якому ви перетягуєте границю, розміри будуть збільшуватись чи зменшуватись. Якщо при перетягуванні вибрано зразу декілька строк чи стовпців, то зміняться розміри кожного з них. При перетягуванні з’явиться екранна підказка, що буде показувати наявну ширину стовпців (висоту рядків). При цьому ширина стовпців вказується в символах шрифту Arial, кегль 10, а також в пікселях. Висота рядків вказується в пенктах і також в пікселях.

· Для того щоб автоматично підібрати розмір для всього листа відразу, клікніть по Виділити все у верхньому лівому краї листа. Для автоматичного підбору ширини (висоти) зробіть подвійний клік на потрібному стовпці (рядку). Щоб забрати виділення листа, клікніть на любій із ячейок.

Виділення складу робочого листа в Excel виконується практично так же часто, як і введення даних. Ця операція необхідна при форматуванні, виконанні підрахунків і редагуванні. Щоб вибрати окрему ячейку, просто клікніть по ній чи використайте комбінації клавіш:

<Enter> - Ячейка, що розміщена нижче поточної;

<Tab> - Ячейка, що розміщена справа від поточної;

<Shift+Tab> - Ячейка, що розміщена зліва від поточної

<Ctrl+Home>- Ячейка А1;

<Home> - Перша ячейка в поточній строці.

Якщо ячейка активна, навколо неї з’являється рамка, що називається табличним курсором. Адреса активної ячейки відображається в полі Ім’я строки формул. Щоб вибрати групу ячейок, клікніть на ячейці і переміщуйте курсор мишки (при нажатій лівій клавіші) вправо, вліво, вгору чи вниз до тих пір, поки не відмітите потрібні ячейки. Відпустіть клавішу мишки, коли ці ячейки будуть виділені.

Переміщення вмісту ячейок припускає його перенос на нове місце і звільнення вихідних ячейок. Копіювання, в свою чергу, припускає створення дублікату початкових ячейок і переміщення його на нове місце робочого листа, в той час як вихідні ячейки залишаються на своєму місці із своїми даними. Як при переміщенні, так і при копіюванні можна скористатись методом «перетягнути і відпустити».

Для копіювання ячейки чи групи ячейок виконуємо ряд дій:

1. Виділяємо ячейку чи ячейки, які необхідно скопіювати.

2. Підводимо курсор мишки до краю виділеної ячейки (ячейок). Курсор перетвориться в стрілку, направлену вліво.

3. Натискаємо і утримуємо <Ctrl>.

4. Перетягуємо виділені ячейки в потрібне нам місце, утримуючи <Ctrl> до тих пір, поки не перетягнемо ячейки.

5. Після переміщення відпускаємо кнопку мишки.

6. Відпускаємо клавішу <Ctrl>.

Для переміщення, просто не використовуємо клавішу <Ctrl>.

Для знищення даних, виділяємо ячейку чи ячейки, робимо клік правою клавішею мишки і в контекстному меню, що з’явилось, вибираємо знищити.

Для форматування чисел, а також для настройки параметрів форматування, що використовуються по замовчуванню, виконаємо ряд дій:

· Виділяємо ячейку чи ячейки, які необхідно форматувати;

· Вибираємо команду Формат → Ячейки чи клікаємо правою клавішею мишки на виділених ячейках і в контекстному меню вибираємо пункт Формат Ячейок. Відкривається діалогове вікно;

· Вибираємо вкладку число;

· В списку Числові формати вибираємо потрібний формат;

· Для кожного з форматів, крім Загальний і Текстовий, з’являється набір параметрів, до є доступними для редагування;

· Настроюємо параметри так, як нам необхідно і клікаємо ОК.

Для вирівнювання даних виконаємо ряд дій:

· Виділяємо ячейку чи ячейки, де необхідно вирівняти дані;

· Вибираємо команду Формат → Ячейки чи клікаємо правою клавішею мишки на виділених ячейках і в контекстному меню вибираємо пункт Формат Ячейок. Відкривається діалогове вікно;

· Вибираємо вкладку Вирівнювання;

· Вибираємо потрібний формат вирівнювання по горизонталі та вертикалі;

· Настроюємо решту параметрів так, як нам необхідно і клікаємо ОК.

3.3 Функції та формули Excel.

Функції чи формули з точки зору Excel. Отже, функція – це просто встроєна формула, що пропонується до використання Excel. З іншої сторони, можна сказати, що формула – це та ж функція, що має свої аргументи. В Excel як кожна формула, так і кожна функція повинна починатись із знака рівності «=». Наприклад, коли ми в ячейку розмістимо вираз СРЗНАЧ (С3:С18), то нічого не станеться. Проте, якщо ми перед цим виразом поставимо знак рівності «=», то цей запис буде сприйматись Excel як функція, яку необхідно виконати. Таким чином, терміни «функція» та «формула» будемо приймати як синоніми.

Отже, для введення формули, за допомогою маніпулятора типу «мишка» ми стаємо на потрібну нам ячейку і у строці формул пишемо нашу формулу, не забувши поставити перед нею знак рівності «=». Тут же відбувається і редагування формул. Писати складну формулу не вважаю за необхідне, так як можна взяти любу формулу, наприклад з конспекту лекцій з вищої математики чи т.п. і переписати.