Итоговый запрос

Запрос, выполняющий вычисление по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может, так же исполнятся иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Пример:

Полнопрофильному рекламному агентству необходимо определить наиболее востребованный вид услуг за прошедший период времени, для того чтобы выявить сильные и слабые стороны своей деятельности. Рекламное агентство оказывает следующие виды услуг:

• Создание видеороликов.

• Создание аудиороликов.

• Наружная реклама.

• Неоновая реклама.

• Планирование и реализация рекламных кампаний.

• Реклама в прессе.

• Реклама на транспорте.

• Изготовление сувенирной продукции с нанесением логотипа фирмы.

Технология создания итогового запроса в MS Access:

• Запустите программу MS Access (Пуск-->Программы -->MS Access).

• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Рекламное агентство и щёлкните на кнопку ОК.

• Щёлкнит откройте панель Запросы щёлчком на одноимённой кнопке окна Рекламное агентство: База данных.

• Выполните двойной щелчок на значке Создание запросов в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Виды услуг и заказы, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

• В бланке запроса по образцу ввдете следующие поля таблицы Виды услуг и заказы: Виды услуг, Количество заказов, Общая прибыль.

• На панели инструментов MS Access щёлкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид-->Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на её базе создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

• Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Вид услуг), оставьте в строке Групповые операции значения Группировка. Для остальных полей щёлкните в этой строке – появится кнопка раскрывающего списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчёта значений в данном поле.

• Для поля Количество заказов выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество заказов на конкретный вид услуг.

• Для поля Общая прибыль выберите итоговую функцию Sum для определения общей прибыли по конкретному виду услуг.

Рисунок 13

• Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя Расчёт общей прибыли по различным видам услуг.

• Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.