Документаційне забезпечення обліку та руху кадрів. Ведення особових справ

Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові необхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів в організації.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах (організаціях) усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийом та звільнення працівників. Обліку підлягають всі працівники підприємства незалежно від характеру роботи та посади.

Організація обліку персоналу безпосередньо покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, менеджера з кадрів, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника або власника підприємства, залежно від кількості трудового колективу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості щодо:

- кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

- змін кількості та складу працівників в організації, з обов'язковим уточненням причин змін штату;

- стану підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів;

- навчання або стажування власних працівників.

Можливість одержання перерахованих даних про особовий склад організації забезпечується веденням кадровою службою (відділом кадрів) відповідної документації найважливішою серед якої є трудові договори між працівниками та власником підприємства, трудові книжки та особові справи працівників.

Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства (організації, фізичною особою), згідно якої працівник зі своєї сторони, зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства (або фізична особа), зі своєї, зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудові договори укладаються на:

- невизначений термін;

- на визначений термін, що встановлюється за угодою сторін;

- на час виконання певної роботи.

Строковий договір на визначений термін відрізняється від договору, укладеного на невизначений термін тим, що по-перше, адміністрація може припинити трудові відносини з працівником після закінчення терміну договору без зазначення причин, по-друге, працівник може відмовитись від права звільнення за власним бажанням протягом всього терміну договору.

Трудовий договір на час виконання певної роботи укладається в тому випадку, коли час завершення роботи може бути визначений лише приблизно.

Особливою формою трудового договору є контракт, у якому термін його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання в тому числі дострокового, можуть встановлюватись угодою сторін. Контракт укладається у письмовій формі і не менш, як у двох примірниках. За два місяці до закінчення строку чинності контракту за угодою сторін він може бути продовжений або укладений на новий термін.

Трудова угода є першою сходинкою у процесі прийому на роботу. Влаштовуючись на роботу, людина мусить пред'явити паспорт, трудову книжку, військовий квіток, а вразі необхідності й інші документи: диплом про освіту, права на керування машиною, довідку про медичне обстеження тощо.

Працівник вважається зарахованим, якщо на нього оформлений наказ (розпорядження), в якому зазначається дата прийому на роботу, посада, розмір заробітної плати, а також можуть вказуватись наявність випробувального терміну або дата проведення конкурсного відбору. Після оголошення наказу про прийом на роботу працівника знайомлять з колективним договором, правилами внутрішнього розпорядку, роботою, яку він буде виконувати, умовами та розмірами оплати праці, проводять інструктаж з техніки безпеки.

Послідовність розірвання трудового договору майже така сама, як і укладання. Оформляється наказ чи розпорядження про звільнення працівника з займаної посади, в якому вказуються причини та підстави звільнення. На підставі наказу чи розпорядження робиться запис у трудовій книжці, яка видається працівникові під розписку в день звільнення. Особова справа передається в архів.

Законодавство про працю передбачає необхідні юридичні гарантії, які базуються на тому, що трудовий договір може бути розірваний лише на вказаних у законі підставах і у порядку, встановленому законодавством на кожну з підстав.

Найпоширенішими підставами припинення трудового договору є:

- угода сторін;

- закінчення терміну дії трудового договору;

- призив або вступ працівника на військову службу,

- розірвання трудового договору з ініціативи працівника, з ініціативи власника чи уповноваженого їм органу, на вимогу профспілкового комітету;

- переведення працівника за його угодою на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду,

- відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також від продовження роботи у зв'язку зі зміною істотних умов праці;

- набуття законної сили вироку суду, яким працівника засуджено до позбавлення волі, виправних робіт не за місцем роботи, або до іншого покарання, яке виключає можливість продовження даної роботи;

- направлення працівника за постановою суду до лікувально-трудових установ.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

Порядок заповнення трудової книжки регламентує ст. 48 КЗпП України та "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях".

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємства, які пропрацювали на ньому 5 днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Працівники, які влаштовуються на роботу, повинні подати власнику підприємства особисту трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які приймаються на роботу вперше, отримують трудову книжку за місцем працевлаштування, при цьому власник стягує з працівника суму її вартості.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах як документ суворої звітності. Відповідальність за ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок несе керівник підприємства або уповноважена ним особа (начальник відділу кадрів).

Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Сам вкладиш не є дійсним, тому він підшивається до трудової книжки, в якій ставиться штамп з написом "Виданий вкладиш", позначається його номер і серія.

Особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно повідомити про це власника підприємства за місцем основної роботи. Не пізніше 15 днів після повідомлення, а в разі ускладнення - в інші строки, керівник підприємства чи відповідальна особа повинен видати працівникові іншу трудову книжку (вкладиш до неї) з написом "Дублікат" у правому верхньому кутку її першої сторінки.

Трудові книжки і вкладиші до них заповнюються українською або російською мовами.

До трудової книжки заносяться:

- відомості про ім'я, прізвище та по батькові працівника, дату народження;

- відомості про прийом на роботу (посаду), переведення на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи (посади);

- відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками Президента України, заохочення за успіхи в роботі та інші подякі відповідно до чинного законодавства України;

- відомості про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції, виплачені в зв'язку з цим винагороди.

Відомості про працівника записуються на першій (титульній) сторінці трудової книжки. Прізвище, ім'я, по батькові, дата народження записуються повністю. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу сторінку підписує особа, яка відповідає за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства, де вперше заповнюється трудова книжка.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) чітко за датами на основі наказів вносяться записи про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи, нагородження працівника, оголошення заохочення. Закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів до трудової книжки (вкладиша) не дозволяється. При виявленні помилки вона виправляється записом. Наприклад, "Запис за № таким-то є недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)", у відповідній графі вказується номер наказу і дата.

У зв'язку з набуттям чинності з 1 січня 1996 року Державного класифікатора професій записи до трудових книжок про роботу мають вноситися відповідно до професійних назв, зазначених у цьому нормативному документі. Від цих назв можуть у разі необхідності утворюватись похідні назви робіт та посад шляхом додавання уточнювальних слів (наприклад, провідний, головний, молодший, змінний і т.д.). Це надає можливість роботодавцеві визначати похідні назви робіт та посад залежно від завдань та обов'язків виконавців.

На рис.4 наведений приклад заповнення граф трудової книжки в розділі "Відомості про роботу".