Возможные недоразумения и 10 телефонных «грехов»

Наше понимание друг друга при телефонных бесе­дах хуже, чем при непосредственной встрече. В резуль­тате нередко возникают недоразумения. Вот пример одного из них.

Директор фирмы позвонил из другого города: «Завтра приезжаю в 11 часов. Пришлите машину». Секретарь, при­нявшая звонок, предупредила шофера, чтобы в 11 вечера он встречал шефа.

Назавтра в 11 утра звонит директор и раздраженно спрашивает, почему его не встречают. Секретарь: «Иван Петрович, вы же всегда приезжали вечером, я и подумала, что в 11 вечера...»

Комментарии излишни.

Телефон усугубляет недостатки речи. Особенно не­разборчиво передаются числа и числительные.

А теперь — о 10 телефонных «грехах». Назовем наи­более распространенные:

1) неопределенность цели разговора;

2) импровизация вместо подготовки к разговору;

3) неблагоприятное время для телефонного разговора;

4) долгий поиск номера абонента;

5) звонок без предварительной ^подготовки необхо­димых материалов;

6) не записаны предварительно ключевые слова, план разговора;

7) не называется цель разговора;

8) монологи вместо выслушивания ответов на по­ставленные вопросы;

9) отсутствует последующая запись делового разго­вора;

10) неконкретность договоренностей.

Иные звонят из-за растерянности, беспомощности, тщеславия, в поисках «отдушины», а иногда желая произвести впечатление занятости, избавиться от ску­ки и т.п. А вы?

Итак...

• Поставьте телефон в удобное место.

• Запомните советы, которые только что прочли.

• Сделайте так, чтобы с вами всегда можно было связаться.

Желаем успеха!

ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Мудр, кто знает нужное, а не многое.

Эсхил

Вопросы

1. Как пишется дата при отправке письма в Европу: а) месяц, день, год; б) день, месяц, год?

2. То же— при отправке письма в США.

3. Приняты ли в международной переписке сокращения написания дат типа 21.03.1996?

4. Где ставят исходящий номер на фирменных бланках при отправке письма за рубеж?

5. Какую дату ставят на письме: написания или от­правления?

6. Где ставят точки в адресе и дате при отправке письма за рубеж?

7. Сколько интервалов отступают при Печатании с красной строки?

Ответы

1. При отправке письма в Европу дату пишут так: день, месяц, год. Например, 21 марта 1996.

2. Письмо в США датируется следующим образом: название месяца, число, год. Например: May 3, 1996.

3. В международной переписке не приняты сокраще­ния в написании дат. Название месяца пишут полно­стью (словом).

4. Исходящий номер на корреспонденции за рубеж писать не принято. Поэтому его ставят только на ко­пии пиеьма, остающейся у вас.

5. На письме ставят дату его отправления, а не на­писания.

6. При написании адреса и даты точки не ставят нигде.

7. При печатании с красной строки отступают 5 ин­тервалов.