Потоки движения наличных делятся на входящие и исходящие, а документы, соответственно, отражают приход и расход наличных средств.
Приход средств возможен при наступлении следующих хозяйственных событий:
· поступление наличной выручки;
· поступление из кредитного учреждения;
· прием остатков из подотчета;
· внесение ошибочно выданной части заработной платы;
· добровольное покрытие недостачи;
· прием от сотрудников средств по закрытию и обслуживанию займов;
· внесение участниками общества наличных денежных средств;
· возврат контрагентом денежной наличности;
· прием денежных средств от филиалов организации.
Расходование средств из кассы происходит по следующим основаниям:
· отправка наличности в банк;
· выплата заработной платы;
· выдача авансов на хозяйственные нужды и командировки;
· предоставление сотрудникам денег в долг;
· оплата продавцам за приобретенные активы.
На данный момент установлены следующие ограничения по суммам наличных операций в пределах одного контракта:
|
|
· Для юридических лиц и частных предпринимателей — не более 100 000 руб. (п. 6 указания ЦБ РФ № 3073-У).
· Для операций с физическими лицами ограничений нет (п. 5 указания ЦБ РФ № 3073-У).
· Для отношений с банковскими учреждениями предел также не установлен (п. 1 указания ЦБ РФ № 3073-У).
Поступление наличности должно быть оформлено приходным кассовым ордером формы КО-1, который включает основную часть и отрывную квитанцию, отдаваемую покупателю или лицу, вносящему средства. При этом все случаи оплаты от контрагентов должны оформляться чеком ККТ, расположенной в помещении кассы. В розничной сети прием полученных о покупателей наличных денежных средств в конце смены осуществляется на основании контрольного чека кассовой машины.
Выдача наличных денежных средств фиксируется расходным кассовым ордером по форме КО-2, в котором должна быть указана сумма операции, записанная словами, а также приведены данные, подтверждающие личность получателя документа. К «расходнику» должны быть прикреплены документы, служащие для обоснования цели выдачи наличных:
· Ведомости по начислению и выдаче заработной платы.
· Банковские документы.
· Служебная записка командированного сотрудника или лица, приобретающего материальные ценности, с разрешительной надписью руководителя.
· Приказ или распоряжение на выдачу наличности.
Основные требования к содержанию приходных и расходных кассовых ордеров можно найти в постановлении Госкомстата РФ № 88. Все сформированные документы фиксируются в книге кассира формы КО-4. В дополнение к ней может оформляться журнал регистрации по форме КО-3, а также регистр учета поступивших и выбывших к другим кассирам средств КО-5.
|
|
Кассовые документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде, однако в последнем случае обязательно наличие цифровой подписи. Законодательство считает допустимым внесение корректировок в любые кассовые документы, за исключением приходных и расходных ордеров.
Контрольные функции в отношении кассовой дисциплины выполняет ИФНС.
Лимиты кассы
Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов, соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы. Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.
Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.
Для исполнения предписаний Центробанка РФ компании, использующие наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые предприятия.
Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у предприятия быть не должно.
Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении лимита должно использовать формулы, разработанные Центробанком Российской Федерации. Поименованные алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения показателей, используемых в расчете.
Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит, установленный произвольно. Если расчет производится предприятием, созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при определении лимита следует использовать планируемые значения.
Введение разработанного лимита в действие осуществляется через издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа. Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их расчет.
Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения, которые территориально удалены от головной организации, при расчете лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.
|
|
Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.
Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные лимиты для каждого такого подразделения.
Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает денежные средства по окончании рабочего дня.
С 01.06.2014 года действует новый порядок ведения кассовых операций согласно Указания ЦБ РФ от 01 июня 2014 г. № 3210-У. Он рекомендует пример расчета лимита остатка. На примере дан расчёт кассового остатка лимита.
Порядок ведения кассовых операций распространяется на:
на юридических лиц;
на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения - УСН;
индивидуальные предприниматели - ИП - могут не вести кассу.
Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать, т.е. хранить любое количество денег в кассе.
Лимит остатка наличных денег
Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денег
Лимит остатка наличных денег это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.
Обособленное подразделение (филиал, представительство), у которого открыт банковский счет, также устанавливает лимит кассы.
Платежные агенты обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные ПКО на эти средства. Эти деньги не учитываются при расчете лимита кассы и должны полностью сдаваться в банк в день их получения, иначе они будут расцениваться как сверхлимитные со всеми вытекающими последствиями.
|
|
Подразделению юридического лица (обособленное подразделение), по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.
Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.
Когда допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита:
В дни выплат заработной платы, стипендий, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты,
В выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций.
Руководитель организация издает распорядительный документ (например, приказ о лимите кассы руководителя) об установленном кассовом лимите организации.
Примечание: Лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке. Его организация и предприниматель утверждает самостоятельно.
Экземпляр приказа кассового лимита, распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.
За банками сохраняются полномочия по контролю за соблюдением кассовой дисциплины, в том числе, за превышением лимита кассы. Это следует из пункта 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории российской федерации от 05.01.98 № 14-П.
Банки по-прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в два года.