Для того чтобы быть эффективной, система управленческого контроля на предприятии, организации должна соответствовать ряду требований:
—контроль должен быть всеобъемлющим. Он не является прерогативой
какого-то отдельного менеджера;
—контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Главное в контроле — что контролировать, а не как контролировать. Он должен быть операционным;
—контроль следует сосредоточить на результатах;
—система контроля должна быть простой;
—контроль должен быть непрерывным во времени.
С точки зрения практики менеджмента процесс контроля есть замкнутым циклом, состоящим из четырех этапов относительно каждого конкретного объекта, и осуществляемым на всех уровнях управления.
На первом этапе цикла контроля менеджеры высшего звена разрабатывают стандарты или критерии оценки работы организации в целом. Стандарты, используемые для контроля, должны быть тесно связаны со стратегической целью, так как может возникнуть ситуация, когда предприятие будет жестко контролировать выполнение неправильной задачи. Как примеры конкретных стандартов можно привести такие показатели. В 2000 г. прибыль увеличится с 5 до 10 %, сборочный цех будет выпускать ежемесячно 1000 компьютеров при браке меньше 2 %, торговые агенты будут ежемесячно устанавливать контакты с пятью потенциальными клиентами.
|
|
На втором этапе цикла оцениваются результаты деятельности на всех уровнях компании, во всех подразделениях. Большинство компаний используют как количественные, так и качественные критерии оценки.
На третьем этапе реальные результаты деятельности сравниваются с принятыми стандартами. Менеджеры выясняют причины любых отклонений в работе организации. Если результаты деятельности отвечают стандартам, тогда на четвертом этапе нет необходимости в изменениях. Но если результаты деятельности по тем или иным причинам не отвечают стандартам, то на этом этапе осуществляются соответствующие координирующие действия, которые могут предполагать или внесение изменений в деятельность организации, или изменение самих стандартов (рис. 2).
Рис. 2. Циклический процесс управленческого контроля
Для целей контроля следует устанавливать жесткие, но реальные для достижения стандарты, которые объективно отражают результаты деятельности людей. Четкий стандарт часто формирует мотивацию уже тем, что работник точно знает, чего от него требует организация. При этом важно установить двустороннее общение между менеджерами и подчиненными, избегать придирчивого и скрытого контроля. Менеджерам не следует перегружать своих подчиненных многочисленными формами контроля. Кроме того, контроль должен быть всеохватывающим, операционным, оперативным, сосредоточенным на результатах, простым, непрерывным.
|
|
Контроль дает возможность менеджеру сравнивать реальные результаты с желательными. Функция контроля является средством наблюдения за выполнением работ и средством корректирования с целью гарантированного достижения соответствующих результатов. Контроль помогает в регулировании курса организации.
Рассмотрим с позиций теории и практики современного менеджмента понятие эффективности у охватывающее разные сферы человеческой деятельности. Такой подход продиктован не только методологическими соображениями, но и тем, что это понятие имеет довольно широкую трактовку. Буквально эффективность (от лат. effectus) означает действенность, результативность, производительность.
Любое взаимодействие, которое дает результат, характеризуется эффектом. Но эффект и эффективность не тождественны. Эффективность присуща не любому взаимодействию, а лишь целенаправленному, поэтому данная категория имеет управленческий характер и отражает, прежде всего, степень достижения цели. Таким образом, в отличие от эффекта, эффективность — это всегда соответствующее соотношение (результата и цели или результата и затрат на его достижение), то есть это величина относительная. Эта исходная позиция и определяет понимание эффективности управления.
Научный менеджмент, на котором основывается большинство современных теорий и практика управления, справедливо называют эффективным менеджментом.
Само стремление к эффективности функционирования больших промышленных предприятий послужило причиной появления теории менеджмента. Несмотря на то, что сегодня есть достаточно конкретные определения, для многих эффективность означает получать большее по сравнению с меньшим или, по крайней мере, с таким же. Для других это означает низкие затраты и высокие прибыли. Действительно, в этих популярных, близких по значению мыслях есть определенная истина. В экономике, а затем и в менеджменте, понятие эффективность означает максимизацию выпуска продукции с минимальными затратами на производство.
Проблема эффективности труда породила его разделение и специализацию как радикальный перманентный способ решения этой проблемы. Проблема эффективности — это глобальная, вечная проблема человечества. Вопрос эффективности совместного труда интересовал известных, разных по специальности людей, в частности: экономиста А. Смита, математика Ч. Бебиджа, представителя научного менеджмента Г. Эмерсона и других.
Как известно, Ф. Тейлор создал теорию научной организации труда именно на основании проблемы эффективности функционирования больших промышленных предприятий. Другой представитель классического менеджмента, Г. Эмерсон в 1908 году написал известную книгу "Эффективность как основа производственной деятельности и заработной платы", в которой впервые систематизировал научные взгляды на эффективность труда с управленческих позиций. Он считал, что проблему неэффективности можно решить двумя способами. Во-первых, для того чтобы достичь эффективности, необходимо разработать такие методы, которые бы давали возможность людям достичь максимальных результатов, на которые они способны при решении задач или достижении поставленной цели. Для этого необходим тщательный анализ всех элементов труда и обучение работников оптимальным способам выполнения конкретной работы. Эти идеи нашли свое отражение и практическое воплощение в концепции научной организации труда Ф. Тейлора. Г. Эмерсон считал, что при достижении цели своей трудовой деятельности большинство людей работает с эффективностью не выше 60 %.
|
|
Во-вторых, мы должны выработать способы разработки цели, которая требует максимальной производительности, на которую мы способны. По его мнению, человеческая деятельность настолько неэффективна, что мы не вырабатываем даже 1 % того, на что способны.
Несмотря на то, что с тех пор прошло около 100 лет, данная мысль остается не менее актуальной.
Содержание эффективности управления в отечественной литературе, как правило, рассматривается в двух аспектах: экономическом и социальном. Экономическая эффективность характеризуется соотношением результатов и затрат, необходимых для их достижения. Социальная эффективность
Успешное решение проблемы повышения эффективности менеджмента как комплексной задачи требует поиска ответов на ряд вопросов, в частности: производство какой продукции (услуги) может обеспечить максимум доходов? Каким рынкам отдать предпочтение? В каком направлении улучшать экономические характеристики товаров и рынка? Соответственно используются и разные понятия efficient и effective.
Первое касается агентов производства, их действий или средств и означает способность получать желательный результат (эффект), соответственно поставленной задаче. Второе характеризует уже выполненную работу или самого ее исполнителя и означает наличие высокого уровня результатов (эффекта).
Перед отечественными предприятиями стоит задача повышать эффективность не только производства, но и всех других составляющих деятельности, в частности изучения рынков и удовлетворения потребностей клиентов, инноваций, управления персоналом и финансами, защиты окружающей среды и т. п.
Другими словами, речь идет об эффективной работе всех подсистем и предприятия в целом с помощью управляющей системы. Поэтому под эффективностью менеджмента следует понимать прежде всего такое управление, которое обеспечивает эффективность функционирования и развития предприятия как целостной социально-технической системы. Эффективность деятельности всех первичных звеньев экономики составляет то основание, на котором строится эффективность национальных экономик в целом. Для того, чтобы понять методологию измерения и оценки эффективности, необходимо рассмотреть теоретические концепции и модели функционирования организаций в рыночной системе хозяйствования. ___
|
|
В теории менеджмента выделяют четыре типа моделей организации предприятия.
Оценка эффективности, учитывая состав всех заинтересованных групп (а он может изменяться), динамику их приоритетов и общественных ценностей, измеряется степенью удовлетворенности ожиданий и потребностей всех групп интересов, в составе которых выделяют внешние группы интересов и внутренние, т. е. присущие самой организации. Число внешних сменных во всех заинтересованных группах, как правило, довольно значительное, и компании часто вынуждены использовать поочередное решение проблем, основываясь на теории очередей.
Не менее сложно и управление интересами внутренних групп, в роли которых могут рассматриваться разные образования. Наличие в составе больших предприятий многофункциональных подсистем (маркетинг, инновации, управление персоналом и т. п.) свидетельствует, что в них есть свои специфические целевые установки, в соответствии с которыми и организуется работа. Соответствие между целью и интересами достигается путем согласования позиций и принятия компромиссных решений, которые бы удовлетворяли членов разных групп и систему в целом.
Критерии эффективности в таких условиях могут отражать взаимосвязи, возникающие между целью и интересами разных групп, и поэтому окончательное решение о том, насколько работа организации является успешной, принимается на основе обсуждения и всестороннего анализа на высшем уровне менеджмента. В любом случае, прибыль и ее возрастание не рассматриваются как единственный критерий эффективной деятельности организации: учитывается и динамика доходов в расчете на одну акцию, и размеры долгосрочных инвестиций, и связи с общественностью, и много других параметров, которые определяют не только экономическое состояние организации, но и ее место в обществе.
В соответствии с таким пониманием критериев эффективности формулируется цель организации, выделяются приоритеты для соответствующего этапа ее развития. Например: усилить поддержку нашего предприятия со стороны местных органов власти, не оставить без внимания ни одной жалобы потребителей на качество продукции и обслуживания.
Пути и способы достижения более высоких показателей эффективности организации выбираются в зависимости от цели и ситуационных особенностей ее функционирования и развития.