Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому резюме.

В ситуации, когда на интересную вакансию откликается сразу большое количество претендентов, грамотное сопроводительное письмо становится весьма актуальным. Следует помнить, что это не дублирование резюме, а скорее предвосхищающий анонс. Цель данного письма – объяснить менеджеру по персоналу, почему высылается резюме на вакансию в данной организации, и поясняется, какая информация в резюме демонстрирует, что соискатель является подходящей кандидатурой на эту вакансию.

Умелое использование сопроводительного письма предоставляет кандидату ряд преимуществ:

– резюме как «презентационный материал» может указать работодателю причины обращения именно к нему, именно на данную открытую вакансию, что выгодно выделит соискателя среди других претендентов;

– достойное сопроводительное письмо – явление необычное. Грамотно составленное сопроводительное письмо также может помочь резюме выгодно выделиться из массы других обращений, ежедневно получаемых сотрудниками службы персонала;

– хорошее сопроводительное письмо сразу покажет специалисту по персоналу навыки письменной коммуникации соискателя, которые сегодня важны практически для любой работы. Также оно может послужить свидетельством высокой культуры общения и признаком знания делового этикета.

Прежде чем писать такое письмо в организацию, необходимо тщательно изучить всю доступную об этой организации информацию.

Сопроводительное письмо состоит из четырех обязательных частей (рис. 1).

 

 

Рис. 1. Основные части сопроводительного письма

 

Сопроводительное письмо не должно быть длиннее страницы (включая контакты). Рекомендуется придерживаться следующей структуры:

1. Вступление –письмо следует начинать с приветствия к тому человеку, с которым соискатель хотел бы встретиться, от кого может зависеть решение о его приеме на работу, или к тому, кто будет фактически руководить им на начальном этапе работы. Поэтому необходимо уточнить, на чье имя следует посылать письмо. Контактную информацию этих сотрудников часто можно найти на сайте организации.

Далее следует сообщить об источнике информации об организации (рекламное объявление в печатном издании, сайт организации и т.д.), и о причинах, по которым решено претендовать на данную вакансию.

2. Рекламное предложение –основная часть письма. Представляет собой обоснование того, почему кандидатура соискателя является наилучшей для этой организации. Здесь описывается опыт соискателя применительно к запросам работодателя, указанным в вакансии, который должен быть лаконично изложен в определенной последовательности. Например:

У меня … лет опыта (следует указать опыт работы).

Я работал в … / Основные знания и навыки получены в … (необходимо назвать область, в которой соискатель компетентен).

Наиболее важный опыт был накоплен мною в течение… лет работы в… (привести название организации).

Данная работа включала в себя…(рекомендуется перечислить свои должностные обязанности на прежнем месте работы).

Меня интересует позиция… (следует указать, на какую позицию претендует соискатель).

3. Информация об организации. Лучший способ привлечь внимание и интерес кадрового сотрудника – продемонстрировать свое знание особенностей бизнеса организации, ее достижений и стратегических целей. На основе этой информации как нельзя лучше можно соотнести свой опыт с потребностями организации, что покажет полезность соискателя для организации на данной должности.

Здесь же можно указать профессиональные и личные качества, привлекательные для организации и необходимые для выполнения обязанностей по выбранной вакансии, а также привести показательные примеры из своего профессионального или учебного опыта («На предыдущем месте работы мне удалось…»).

В письме не следует пересказывать информацию из резюме. Лучше использовать письмо как возможность обратить на себя внимание, сделать акцент на причинах приглашения соискателя на личное собеседование. Например:

Более подробную информацию о моем опыте Вы найдете в прикрепленном резюме.

Могу себя охарактеризовать, как… (следует кратко указать свои профессиональные и деловые качества).

4. Контакты – заключительная часть письма, в которой обычно соискатель просит о встрече для собеседования, указывает желательное для него время встречи, сообщает, что для уточнения времени встречи он позвонит секретарю.

Письмо завершается стандартной фразой, например: «С надеждой на дальнейшее сотрудничество», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями» и т. п., тремя-четырьмя строчками ниже следует подпись, а затем – фамилия, инициалы и, наконец, адрес и номер телефона автора письма.

Приведем стандартные фразы, которые можно использовать в заключительной части сопроводительного письма.

Буду рад встретиться в любое удобное для Вас время и ответить на все Ваши вопросы.

Спасибо за Ваше внимание к моему письму.

С Вашего позволения, я позвоню Вам на следующей неделе.

Буду благодарен, если Вы сможете позвонить мне.

С уважением,…! Подпись.

С наилучшими пожеланиями,…!

Подпись, контактные данные (телефон, e-mail).

К необязательным, но возможным частям сопроводительного письма можно отнести Приложение. Оно может содержать перечень документов, прилагаемых к письму.

Требования к содержанию сопроводительного письма:

– точность и ясность изложения мыслей, четко сформулированные короткие фразы, короткие абзацы;

– максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть письма;

– лаконичность (краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз);

– грамотность – соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

– корректность – деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о соискателе.

Пример сопроводительного письма представлен в Приложении 2.