Одновременная работа с несколькими документами

Создание документа

Программы пакета MicrosoftOffice 2013 при запуске автоматически предлагают создать документ на основе выбранного шаблона. При запуске программы в ее окне появляются эскизы шаблонов, которые можно использовать при созда­нии документа. Достаточно щелкнуть по образцу подходящего шабло­на — он загрузится, и на его основе будет создан новый документ. В нем останется заменить текст и, возможно, какие-то графические элементы, но основное оформление документа уже выполнено.

Если же вы хотите создать документ с нуля, следует выбрать шаблон Новый документ.

Кстати, в программах MicrosoftOffice 2013 предусмотрена возмож­ность отключить экран с эскизами шаблонов (он называется начальным экраном). При отключении начального экрана при запуске программы автоматически будет создаваться документ на основе пустого шаблона. Однако при необходимости вы все равно сможете создать новый до­кумент на основе какого-либо из шаблонов, выбрав команду Создатьв меню Файл.

Если вы захотите отключить начальный экран, выполните следую­щие действия.

1. Нажмите кнопку Файл, чтобы открыть меню.

2. В меню Файл выберите команду Параметры. На экране появится диалоговое окно, в котором по умолчанию будет открыта категория настроек Общие.

3. Сбросьте флажок Показывать начальный экран при запуске этого приложения, рас­положенный в нижней части диалогового окна.

4. Нажмите кнопку ОК для применения сделанных изменений.

Новый документ можно создавать не только при запуске програм­мы. В любой момент, когда программа открыта, вы можете создавать в ней любое количество документов и работать с ними одновременно, переключаясь между ними или расположив окна документов рядом.

Чтобы создать новый документ, выполните следующие действия.

1. Нажмите кнопку Файл, чтобы открыть меню.

2. В появившемся меню выберите команду Создать. В окне про­граммы появятся образцы шаблонов.

3. Выберите подходящий шаблон или найдите по ключевому слову и щелкните по его образцу мышью. Новый документ на основе вы­бранного шаблона создан.

Также новый документ можно создавать, не запуская соответству­ющую программу. При установке пакета Office 2013 в контекстное меню проводника Windows интегрируются команды для создания до­кументов ряда приложений Office. При этом на жестком диске в ука­занной папке создается пустой файл соответствующего документу формата.

1. В проводнике Windows перейдите в папку, в которой вы хотите соз­дать документ.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по пустому участку в окне прово­дника. Появится контекстное меню.

3. В появившемся контекстном меню выберите команду Создатьи далее — вложенную команду, соответствующую формату создавае­мого файла, например Документ MicrosoftWord. В открытой папке будет создан файл соответствующего документа, и его название будет выделено.

4. Не снимая выделения, введите желаемое название файла, после чего нажмите клавишу Enter. Название файла будет зафиксировано.

Вышеописанный способ создания файла не приводит к запуску со­ответствующей программы MicrosoftOffice. В указанной папке просто создается файл пустого документа на основе пустого шаблона. Чтобы перейти к работе с документом, следует в проводнике Windows дважды щелкнуть по файлу мышью. Программа, ассоциированная с файлами данного типа (например, Word), будет запущена, и в ней откроется ука­занный файл.

 

Сохранение документа

Если документ создается с целью «распечатать на принтере и за­быть», его можно не сохранять. Сохранение документа нужно для даль­нейшей работы над ним либо для обеспечения его безопасности в случае сбоев в работе.

Документ можно сохранить при завершении сеанса работы над ним либо сразу после его создания. Последний вариант более предпочтите­лен, поскольку система автосохранения будет вносить изменения в файл документа автоматически через определенные промежутки времени.

Проще говоря, если вы создали документ в одной из программ Micro­softOffice, сразу сохраните его под каким-либо именем. В дальнейшем вы можете периодически нажимать кнопку Сохранитьна панели быстрого доступа или сочетание клавиш Shift+F12. В существующий файл документа будут «молча» вноситься изменения.

Чтобы впервые сохранить документ, выполните следующие дей­ствия.

1. Нажмите кнопку Файл. Появится меню.

2. В появившемся меню выберите команду Сохранить как. Появится экран Сохранить как (Рис. 24).

Рис.24. Экран Сохранить как

 

3. На появившемся экране нажмите кнопку Компьютер, если хотите сохранить файл на локальном или съемном диске, или SkyDrive, если хотите сохранить файл в «облаке».

4. Нажмите кнопку Обзор. Появится диалоговое окно Со­хранение документа(Рис. 25), в котором представлена структура папок на локальных и съемных дисках компьютера или структура папок хранилища SkyDrive.

Рис.25. Экран Сохранение документа

5. В появившемся диалоговом окне перейдите в папку, в которой нуж­но сохранить файл.

6. В поле Имя файла введите имя сохраняемого файла. Же­лательно использовать понятные имена, характеризующие содержи­мое файла, чтобы впоследствии документ можно было быстро найти по названию.

7. При необходимости выберите формат файла в раскрывающемся списке Тип файла(Рис. 26). Формат файла, отличный от предложенного по умолчанию, выбирается в редких случаях — когда до­кумент нужно преобразовать в иной формат, совместимый с други­ми программами.

Рис.26. Экран Выбор формата (типа) файла

Нажмите кнопку Сохранить. Документ будет сохранен в вы­бранной вами папке под указанным именем.

В раскрывающемся списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа представлено множество разных форматов, в которые можно экспортировать документ. Обычно для сохранения документа используется «родной» формат программы, например, для документа Word выбирается формат Документ Word. Однако в ряде случаев требуется экспортировать документ в другой формат. Например, если вы планируете открывать созданный документ в приложениях старых версий Office (2003 и бо­лее ранних), следует выбирать формат ранних версий, например, До­кумент Word97-2003. Также предусмотре­на возможность сохранения документов в формате шаблонов, которые в дальнейшем можно использовать для создания документов опреде­ленного типа, экспортировать документы в формат PDF, а также в фор­маты, которые можно открывать в альтернативных программах.

Далее вам нужно только фиксировать сделанные в документе из­менения. Просто периодически нажимайте кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или сочетание клавиш Shift+F12. Все вне­сенные в документ изменения будут сохраняться в уже существующем файле.

В программеMicrosoftOfficeWordпредусмотрен режим автоматического сохранения документов. Достаточно в первый раз сохранить доку­мент под нужным именем. И дальше можно не заботиться о сохранении изменений.

Изменения в файле будут автоматически сохраняться через задан­ный промежуток времени (по умолчанию 10 минут). Это означает, что, если вдруг произойдет сбой в работе программы или операционной системы (например, зависание компьютера или отключение электри­чества), вы потеряете результат максимум десяти последних минут ра­боты.

Это удобная функция, позволяющая не отвлекаться на сохранение документа во время работы. Да и в авральных ситуациях пользователь может просто забыть о существовании кнопки Сохранитьили клавиатурном сочетании Shift+F12.

При желании вы можете изменить интервал автоматического сохра­нения документа.

1. Нажмите кнопку Файл, чтобы открыть меню.

2. В появившемся меню выберите команду Параметры. От­кроется диалоговое окно настройки программы.

3. В появившемся диалоговом окне перейдите в категорию настроек Сохранение, щелкните по пункту Сохранение в спи­ске, расположенном в левой части диалогового окна.

4. Убедитесь, что флажок Автосохранение каждые установлен.

5. В поле, расположенном справа, укажите интервал автоматического сохранения (в минутах).

6. Нажмите кнопку ОК.

Не рекомендуем устанавливать слишком короткий интервал автоматического сохранения, особенно если документ сохраняется на облачный диск SkyDrive. В момент сохранения программа немного «подвисает», и в случае сохранения «увесистого» документа при низкой скорости Интернета слишком частые автоматические сохранения при­ведут к «подвисаниям» программы. Оптимальный интервал автомати­ческого сохранения 5-10 минут.

 

Открытие документа

Любой ранее сохраненный документ, созданный в программеMicrosoftOfficeWord, можно открыть в соответствующем приложении. Су­ществуют два способа открытия.

Первый способ основан на ассоциации файлов документов с про­граммами, в которых они созданы. При установке пакета Office в реестр Windows вносятся соответствующие ассоциации, указывающие на при­надлежность файла к той или иной программе.

Например, для файлов форматов DOCX (документ Word) указыва­ется ассоциация с программой MicrosoftWord. Это означает, что, если вы дважды щелкнете мышью по значку файла документа Word в прово­днике Windows или на рабочем столе, будет запущена программа Word, в которой откроется указанный файл.

Второй способ позволяет открыть файл из уже запущенной програм­мы. Он позволяет открыть также некоторые файлы, ассоциированные с другими программами. Например, в программе Word вы можете от­крыть текстовые файлы ТХТ, ассоциированные с программой Блокнот, или текстовые файлы RTF, по умолчанию ассоциированные со встроен­ным в Windows текстовым редактором WordPad.

Чтобы открыть файл в уже запущенной программе, выполните следующие действия.

1. Нажмите кнопку Файл. Появится меню.

2. В появившемся меню выберите команду Открыть. В окне программы появится одноименный экран.

3. На экране Открыть нажмите кнопку Компьютер, чтобы открыть файл, расположенный на локальном диске, или SkyDrive, чтобы открыть файл, расположенный на облачном храни­лище.

4. Нажмите кнопку Обзор. Появится диалоговое окно От­крытие документа.

5. В появившемся диалоговом окне перейдите в папку, в которой рас­положен нужный вам файл.

6. Найдите в диалоговом окне Открытие документа значок файла, который нужно открыть, и выделите его, щелкнув по значку мышью.

7. Нажмите кнопку Открыть. Выбранный вами файл будет от­крыт в программе.

Далее вы можете приступать к работе с открытым файлом. Так как файл уже имеется на диске, его сохранение можно выполнять нажатием кнопки Сохранить или сочетания клавиш Shift+F12.

В диалоговом окне Открытие документа по умолчанию уста­новлен фильтр, скрывающий файлы всех форматов, кроме «родно­го» формата данной программы. Так, открывая файл в программе Word, в диалоговом окне Открытие документа вы увидите только файлы формата Word. Если вы захотите открыть в программе файл другого формата, например, текстовый документ ТХТ, следует выбрать соответствующий фильтр в раскрывающемся списке, рас­положенном справа от поля Имя файла. После выбора фильтра в диалоговом окне Открытие документа будут вид­ны файлы указанного формата.

 

Одновременная работа с несколькими документами

Как уже отмечалось, в программах MicrosoftOffice можно одновре­менно работать сразу с несколькими документами. Конечно, это не озна­чает, что вы, например, можете одновременно вводить текст сразу в три документа Word. Но вы можете открыть в программе три файла, копи­ровать какие-то фрагменты из одного документа в другой, переключать­ся между документами, чтобы вносить поправки и т. д. Только один до­кумент, открытый в программе, может быть активным. И все действия выполняются только в нем. Однако в любой момент вы можете сделать активным любой документ, открытый в программе.

Чтобы переключиться в окно другого документа, следует выполнить следующие действия.

1. Перейти на вкладку Вид ленты.

2. На вкладке Вид нажать кнопку Перейти в другое окно. Появится список открытых в программе документов. Ак­тивный документ будет отмечен в списке флажком.

3. В появившемся списке документов щелкнуть мышью по имени до­кумента, к которому хотите перейти. Выбранный документ появит­ся в окне программы.

Существует и другой способ переключений между окнами откры­тых документов.

1. Наведите указатель мыши на значок программы, в которой открыто несколько документов, на панели задач Windows. Появятся эскизы открытых в программе документов.

2. Щелкните мышью по эскизу нужного документа. Выбранный доку­мент станет активным.

Если требуется одновременно видеть несколько открытых в про­грамме документов, вы можете упорядочить их окна. При нажатии кнопки Упорядочить все,во вкладке Вид, окна всех открытых документов уменьшаются таким образом, чтобы поместиться на экране.

По сути, на экране размещаются уменьшенные копии окна програм­мы, в которых открыты разные документы. Если вы захотите развернуть окно программы с нужным документом на весь экран, просто щелкните мышью по кнопке максимизации окна, содержащего данный документ.

В принципе, файловые операции выполняются так же, как и в дру­гих программах, связанных с созданием документов, рисунков, проектов. Отличие MicrosoftOffice 2013 состоит в том, что вместо традиционного меню для выполнения файловых операций используется собственное меню Файл, которое обеспечивает доступ не только к локальным дискам, но и облачному хранилищу SkyDrive.