2018-01-21
1100
Виды контроля
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям. Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей. Регламентация контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы: • кем осуществляется контроль исполнения документов в организации; • какие документы ставятся на контроль; • этапы контроля исполнения документов; • сроки исполнения документов; • формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; • отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах; • ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля); • основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
• обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
• информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине. От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.
Этапы контроля исполнения документов Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов: • постановка документов на контроль; • проверка своевременности доведения документов до исполнителей; • предварительная проверка и регулирование хода исполнения; • снятие документа с контроля; • направление исполненного документа в дело; • учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; • информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
