Организационная структура службы ДОУ. Категории сотрудников службы ДОУ предприятия

Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а так же взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами. Задачи службы ДОУ включают: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота; унификацию форм документов; разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. Каждая организация должна создать специальную службу управления делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат, или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя. Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной и численный состав устанавливают вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами.

Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь. Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами. Главное условие создания службы ДОУ, независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".