Взять у сотрудника документы
- Паспорт.
- Трудовую книжку.
- Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
- Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.
О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.
Оформить недостающие документы
Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.
Пенсионное свидетельство или СНИЛС
СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.
Чтобы оформить СНИЛС:
- Возьмите у работника заявление в произвольной форме.
- Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
- Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
- Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
- Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
- Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
- Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.
Трудовая книжка
Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:
- Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку.
- Заполните титульный лист трудовой книжки.
- Сделайте запись о приёме на работу.
Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно
Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:
- Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
- Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
- Сотрудники до 18 лет.
- Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.
Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.
Разработать локальные акты, если хотите
Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.
Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.
Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.
Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.