Классификация архивных документов

Прежде чем отправить документы в архив, необходимо их классифицировать:

1. Временное хранение архивных документов – это первая группа;

2. Документы постоянного хранения – это вторая группа.

Документы, которые относятся к временным, – это те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет.

Документы постоянного хранения предполагают срок сохранения около 75 лет.

Помимо этого, те документы, которые подлежат постоянному хранению, необходимо в обязательном порядке передавать в муниципальный либо же в государственный архив. Но изначально все документы подвергаются архивной обработке.

К документам временного хранения относятся:

· Приказы на отпуск;

· Приказы на командировку;

· Приказы по административно-хозяйственной деятельности;

· Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;

· Документы, в которых указано какие государственные закупки осуществляло предприятие;

· Акты с указанием перечня работ, которые были приняты предпринимателем;

· Различные бухгалтерские документы;

· Путевые листы;

· Различные другие документы.

К документам длительного хранения относятся:

· Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;

· Штатное расписание работников;

· Опись каждого дела;

· Номенклатура каждого дела;

· Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;

· Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;

· Годовая смета;

· Реестр акционеров компании;

· Уставные документы;

· Список лиц, которые имеют право получать дивиденды;

· Лимиты;

· Паспорта сделок;

· Гаранты;

· Приватизационные документы;

· Реестр собственников ценных бумаг;

· Документы, подтверждающие участие предприятия в благотворительной деятельности;

· Ценники;

· Тарифы на продукцию;

· Прейскуранты;

· Годовой план деятельности предприятия;

· Книга учета работ, которые проводятся с акциями компании;

· Различные журналы, которые ведутся на предприятии;

· Годовой отчет в фонды;

· Заключение аудитора;

· Заключение ревизионной комиссии;

· Другие документы.