Этапы выработки рационального решения
Виды управленческих решений
Управленческие проблемы и решения
1. Управленческие проблемы и решения
Управленческое решение — это обдуманный вывод о необходимости осуществить какие-то действия, связанные с достижением целей организации, либо, наоборот, воздержаться от них.
Объектом решения всегда является какая-нибудь проблема, т. е. сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, которые не позволяют в данных условиях получить желательный результат.
Причинами возникновения управленческих проблем чаще всего бывают:
- во-первых, неверные правила, условия деятельности организации, например, нереальные планы, которые в принципе нельзя выполнить;
- во-вторых, ошибочные требования к работе и ее результатам. Если они завышены, люди будут искать проблему там, где ее в действительности нет, а если занижены — наоборот, недооценят ее опасность;
- в-третьих, случайные (а порой и преднамеренные) нарушения в деятельности организации или отдельного работника;
|
|
- в-четвертых, непредвиденные обстоятельства, например стихийные бедствия.
Проблемы различаются между собой по ряду оснований:
1) по степени важности. Так, важные проблемы, например, нехватка средств для инвестиций или устаревшая структура производственного аппарата оказывают воздействие не только на текущее, но и на будущее положение организации. В то же время от малозначительных проблем, скажем, от отсутствия денег для своевременной выплаты премий, как говорится, не умирают.
2) масштабность, характеризующуюся числом лиц, кого эти проблемы в той или иной степени затрагивают или кому их приходится решать. Понятие масштабности весьма относительно. Масштабная проблема для мелкой организации окажется незначительной для крупной.
3) по степени риска, связанного с их существованием. Он измеряется вероятностью появления нежелательных последствий, крупного экономического или иного ущерба, подрывающего устойчивость организации или угрожающего ее существованию.
4) по степени четкости их формулировки, возможности расчленения на отдельные элементы (структурирование). Четкость и структурированность проблем позволяют описать их с помощью количественных показателей, следовательно, применить для решения математические методы.
5) Проблемы можно рассматривать и в зависимости от возможности их решения. Некоторые проблемы (таких на самом деле не столь много) нельзя решить в принципе (например, создать вечный двигатель); другие не могут быть решены лишь в данных условиях, скажем, из-за нехватки средств; для решения третьих препятствий вообще не существует.
|
|
2. Виды управленческих решений
Управленческие решения можно рассматривать с разных точек зрения:
1. По степени влияния на будущее организации они делятся на:
- стратегические - определяют основные пути ее развития. Стратегические решения принимаются на высшем уровне управления организацией;
- тактические - конкретные способы продвижения по ним. Тактические решения принимаются на низовых уровнях управления организацией.
2. По масштабам решения могут быть:
- глобальными, затрагивающими всю организацию в целом;
- локальными, касающимися только одной ее части или стороны деятельности.
3. В соответствии с временным горизонтом можно говорить о:
- перспективных решениях, последствия которых будут ощущаться длительное время;
- текущих, ориентированных на нужды сегодняшнего дня.
4. В зависимости от продолжительности периода реализации принято выделять:
- долгосрочные (свыше 5 лет);
- среднесрочные (от года до 5 лет);
- краткосрочные (до одного года) решения.
5. По степени обязательности исполнения решения подразделяются на:
- директивные - обычно принимаются высшими органами управления в стабильных условиях по поводу наиболее важных проблем организации и предназначены для обязательного исполнения;
- рекомендательные - готовятся совещательными органами — разного рода комитетами или комиссиями. Их исполнение желательно, но не обязательно.
- ориентирующие; являются как бы маяком для остальных.
6. По функциональному назначению можно выделить:
- организационные;
- координирующие;
- регулирующие;
- активизирующие;
- контролирующие решения.
7. Решения принимаются людьми, и в зависимости от числа участников работы над ними делятся на:
- единоличные;
- коллективные.
8. По способу принятия последние бывают:
- консультативными. Консультативные решения предполагают, что лица, которые их окончательно принимают, советуются с окружающими — подчиненными или экспертами, а затем с учетом рекомендаций делают собственный выбор;
- совместными. Совместные решения принимаются в результате взаимного согласия всех участников;
- парламентскими. Парламентские решения принимаются большинством причастных к ним лиц.
9. По широте охвата выделяются:
- общие касаются одинаковых для всех проблем (например, о времени начала и окончания рабочего дня) и вносят в деятельность организации элемент стабильности;
- специальные решения относятся к узким проблемам, присущим только одному подразделению или группе работающих в нем людей.
10. С точки зрения предопределенности управленческие решения принято делить на:
- запрограммированные - применяется в стандартных, регулярно повторяющихся ситуациях, когда руководителю остается лишь дать сигнал о начале действий. Такие решения основываются на правилах и процедурах;
- незапрограммированные - принимаются в новых, неординарных обстоятельствах, когда требуемые шаги трудно заранее точно предусмотреть.
11. Наконец, решения можно классифицировать по способам принятия.
- интуитивное решение имеет в своей основе предположение руководителя, что его выбор правилен. На него влияет так называемое шестое чувство, своего рода озарение, посещающее наиболее опытных менеджеров. Такое решение принимается в условиях, когда управляющий располагает минимальным временем, не позволяющим долго раздумывать над ситуацией. При принятии таких решений весьма велик риск ошибок, поэтому они допустимы лишь в крайнем случае, скорее как исключение, а не правило;
- адаптационное решение основывается на общих знаниях, здравом смысле, опыте жизни, профессиональной деятельности, обостренном чувстве реальности. Оно предполагает осуществление тех шагов, которые в аналогичной ситуации в прошлом были успешными, с поправкой, разумеется, на сегодняшний день.
|
|
- рациональное. Хотя оно в полном смысле невозможно, ибо люди не могут знать все альтернативы и последствия своих действий.
3. Этапы выработки рационального решения
Рациональное решение готовится и принимается в несколько этапов. Исходным моментом всего процесса является изучение условий, в которых организация действует в настоящий момент, и которые предположительно будут иметь место в перспективе.
I. На первом этапе путем анализа ситуации в общем виде формулируются проблемы организации.
II. Вторым этапом поиска рационального решения является анализ самих проблем.
III. Третий этап цикла принятия рационального решения состоит в постановке конкретных управленческих задач.
IV. Четвертый этап заключается в определении возможности и целесообразности поиска решения.
V. Пятый этап работы над рациональным решением предполагает определение требования к отбору окончательного варианта.
VI. На шестом этапе цикла принятия рационального решения происходит формулировка его различных вариантов. Они нацелены либо на устранение, ограничение того, что не желательно, но существует, либо на приобретение того, что желательно, но отсутствует.
С точки зрения вариантности выделяют несколько видов решений: безальтернативные, бинарные, многовариантные и инновационные.
Безальтернативный вариант решения принимается в том случае, если все предельно ясно и из существующего положения есть только один выход, что обычно характерно для несложных, стандартных ситуаций.
Однако чаще всего проблемы допускают более одного решения. Поэтому наличие только одного его варианта говорит об их слабой проработке. Об этом же свидетельствует и наличие так, называемого бинарного варианта решения. Он предполагает два противоположных подхода (по принципу «или—или»). Это затрудняет выбор оптимального варианта, поскольку оба, как правило, страдают однобокостью.
|
|
Выход состоит в разработке многовариантного решения, содержащего 5—7 способов достижения целей.
Однако может случиться так, что ни один из них не даст желаемого результата, и тогда можно попытаться выработать так называемое инновационное решение. Его суть в искусственном комбинировании отдельных, наиболее подходящих и не противоречащих друг другу характеристик тех решений, которые были в целом отклонены.
VII. Седьмой этап на пути принятия рационального решения состоит в выборе его окончательного варианта.
VIII. Восьмой этап на пути принятия рационального решения заключается в согласовании его основных положений с исполнителями и заинтересованными лицами, т. е. с теми, кого оно непосредственно затрагивает. Это документально закрепляет их обязательства, связанные с выполнением решения, и предотвращает возможные конфликты.
IX. Наконец, на девятом этапе происходит утверждение решения руководством организации или подразделения, которое распоряжается ресурсами, необходимыми для его реализации, и несет персональную ответственность за результаты.
4. Реализация решения
На практике реализация решения начинается с составления графиков ввода его в действие и контроля за этим процессом. Первый показывает, что, когда и с затратой каких ресурсов должно быть достигнуто. Второй график создает основу для проверки выполнения решения и достигнутых в этом деле результатов.
Проверка позволяет определить, что и насколько качественно сделано, следует ли продолжать реализацию решения, что можно улучшить.
Требования к методам реализации решений:
1. Способы или методы реализации решения должны быть практически применимыми, определяться его содержанием и объективными условиями работы, а не желаниями руководителей и сотрудников.
2. Другим требованием к методам является экономичность, подразумевающая, что эффект, полученный при реализации решения, будет больше связан с уменьшением этим расходов.
3. Методы реализации решения должны обладать точностью, обеспечивающей соответствие полученного результата тому, что ожидалось.
4. Наконец, методы реализации решения должны быть надежными, допускающими не более чем оговоренное количество ошибок и не создающими ситуаций с повышенным риском.
Успех в деле решения проблем обусловлен влиянием трех групп факторов:
- организационных, к которым относятся:
а) способность организации и работников своевременно перестроиться в соответствии с изменившимися условиями, приспособиться к ним;
б) своевременность обнаружения и решения проблемы, а также доведение соответствующего задания до исполнителя.
в) на эффективность реализации решения во многом оказывает влияние стабильность функционирования организации, ее устойчивость в отношении разного рода помех, угроз и т. п., создающих возможность отклонений от намеченного пути;
- материальных - наличие необходимых для этого ресурсов — естественных, технологических, информационных и т.п. и возможность свободного маневра ими;
- личных - необходимый уровень квалификации, знаний и опыта, индивидуальные психологические особенности руководителя и сотрудников, их отношение к делу, к своим обязанностям, общий морально-психологический климат в организации.
Тема 11. Стратегия и оперативное управление организацией