Классификация систем управления предприятием

Введение

Использование корпоративных информационных систем (КИС) характеризует уровень развития общества, его дина­мику, возможность интеграции в мировое сообщество, спо­собность специалистов выдерживать темпы научно-техни­ческого прогресса. Именно этим определяются актуальность и необходимость изучения основ корпоративных информа­ционных систем, знание которых в настоящее время являет­ся объективно необходимым элементом подготовки специа­листов экономического профиля.

Дисциплина "Корпоративные информационные системы" завершает цикл общепрофессиональной подготовки студентов экономи­ческих специальностей в области информационных техноло­гий. Она призвана систематизировать знания, полученные в результате изучения предыдущих дисциплин ("Компьютер­ные информационные технологии" и "Технологии баз дан­ных и знаний"), и привести их в соответствие с требования­ми времени и действующими стандартами.

Цель изучения дисциплины — подготовка к использова­нию современных информационных технологий в рамках КИС как инструмента для решения научных и практических задач в предметной области на высоком профессиональном уровне, а также к участию в разработке и внедрении этих систем.

В результате изучения дисциплины "Корпоративные ин­формационные системы" студенты должны:

■ получить представление о развитии корпоративных ин­формационных систем в своей предметной области;

•     ознакомиться с техническим, сетевым, программным, организационным и другими видами обеспечения корпора­тивных информационных систем;

*     научиться применять функциональные возможности КИС при решении экономических и управленческих задач.

 

1. Компьютерные информационные технологии в управле­нии экономическим объектом. Классификация систем уп­равления

 

Деятельность предприятий самым тесным образом связана с управлением производственными процессами и своевременным принятием решений, позволяющих устанавливать оптимальное равновесие между разнообразными потребностями и целями компаний. Решения же можно принимать успешно и эффективно только в том случае, если руководитель знает и понимает, что он делает и как часто он будет это делать.

Цели нужны в каждой сфере бизнеса, эффективность функционирования и результаты работы которой напрямую и коренным образом влияют на его выживание и процветание. Очевидно, что достижение целей крайне затруднительно как при отсутствии достоверных сведений и фактов, так и при хаотичном потоке информации, который не может быть упорядочен без качественных механизмов сбора, обработки и анализа данных. Более того, специфика деятельности, повторяемость процессов и опыт работы конкретного предприятия требуют формирования и коллективного использования корпоративных знаний. На решение этих задач прежде всего и направлены передовые информационные технологии (IT).

Взаимовлияние, взаимопроникновение бизнеса и информационных технологий, иными словами, их конвергенция начала формироваться практически с самого начала появления основы IT-индустрии - компьютеров и программного обеспечения. Одной из первых попыток наладить информационные потоки, по крайней мере, для высшего руководства компаний, стали управленческие информационные системы (УИС). Появившись в конце 1980-х годов, такие системы предоставляли руководству предприятий возможность получать информацию о производстве и сбыте достаточно быстро, без длительного ожидания специальных отчетов.

С появлением персональных компьютеров, инструментов быстрой разработки приложений и развитых графических интерфейсов управленческие информационные системы в конце 1990-х годов развились в корпоративные информационные системы (КИС), которые также называют системами контроля эффективности. Новые КИС предусматривают предоставление информации более широкому по сравнению с УИС кругу сотрудников компании. По мере того, как поставщики КИС переходили на стандартные платформы и инструменты, менялась их роль в бизнесе. Главная ценность того, что они сегодня предлагают, - это уже не сами приложения, а помощь компаниям в осознании решаемых ими задач.

Пожалуй, самой распространенной оценкой результатов внедрения информационных технологий со стороны руководителей компаний является отсутствие ожидаемого комплексного эффекта.

Они заявляют о том, что потрачены колоссальные средства на оснащение рабочих мест персональными компьютерами, приобретение и создание собственных информационных систем. Но управляемость компанией по-прежнему на низком уровне, и отсутствует столь необходимое ощущение того, что весь персонал является единым, четко отлаженным механизмом, в котором менеджмент принимает правильные решения в рамках своей компетенции, планирует, организует и контролирует, а исполнители четко и эффективно их реализуют. И при этом и те, и другие максимально эффективно способствуют продвижению стратегических планов компании.

Объективная статистика говорит о том, что, несмотря на старания российских компаний применять мировой опыт управления, эффективность работы российских менеджеров значительно ниже, чем у их зарубежных коллег.

Низкая эффективность управления во многих белорусских (и российских) компаниях происходит по причине отсутствия комплексного подхода к управлению и его автоматизации.

Долгое время автоматизация учреждений осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умаляя значимости этих подсистем, стоит заметить, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

 

Управление – целенаправленное воздействие на объект.

Система управления – совокупность средств, реализующую функции управления (прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль, регулирование).

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении заданной цели, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая ЭИС.

Билл Гейтс в книге "Бизнес со скоростью мысли" пишет, что компания - как и человек - для координации своих действий должна иметь свою "нервную систему" в виде механизма внутренних коммуникаций. Поскольку переход от бумажных форм к электронным является сегодня жизненно необходимым шагом на пути эволюции корпоративной "нервной системы", важно использовать этот процесс для радикального усовершенствования важнейших, стоящих в центре бизнеса процессов, а не просто для автоматизации действующих схем.

Основное назначение "электронной нервной системы" - поддержание условий, при которых сотрудники сообща занимаются как текущей работой, так и выработкой, внедрением и реализацией новых, эффективных решений и стратегий. При этом важное значение для любой компании имеют хорошие бизнес-рефлексы, которые позволяют ей направлять усилия на разрешение проблемных ситуаций и быстро реагировать на любую неожиданность.

Различают системы автоматического управления (САУ) и автоматизированные системы управления (АСУ).

Автоматическое управление осуществляется, как правило, в простых системах, в которых заранее известны описание объекта управления и алгоритм управления им. По принципу управления системы автоматического управления могут быть разомкнутыми и замкнутыми. В разомкнутых системах измеряется возмущение, отклоняющее объект от заданного состояния, вырабатывается воздействие, компенсирующее возникшее возмущение. Такая система не способна длительное время управлять неустойчивым объектом. В замкнутых системах реализуется идея обратной связи, благодаря которой информация об отклонении управляемого объекта от заданного состояния позволяет выработать воздействие, возвращающее объект в это состояние.

Благодаря тому, что поведение* объекта и алгоритм управления строго заданы, системы автоматического управления могут работать автономно, без участия человека (хотя, конечно, их создание и наблюдение за их функционированием невозможно человека).

Как правило, САУ используются в технических системах, в качестве управляющего органа используется компьютер, который с помощью программы выдает результаты обработки информации, обычно физический сигнал. С ростом и усложнением производства объекты управления приобретают характер сложных и больших систем, имеющих большое число элементов и подсистем, связи между которыми не всегда ясны, а критерии функционирования не обладают достаточной четкостью. В этих условиях использовать результаты автоматического управления в полной мере не удается, и в контуp управления, помимо человека — оператора ЭВМ, действующего по заданным алгоритмам, включается лицо, принимающее решения { ЛПР). Наличие ЛПР в контуре управления — от­личительная черта автоматизированных систем управления, которые в случае применения в организационно-экономическом управлении называют экономическими информационными системами ЭИС.  Автоматизированное управление применяют в том случае, если нет возможности реализовывать автоматическое управление

Среди всех систем особое место занимают системы, управляемый объект у которых — люди, коллективы людей. Подобные системы получили название систем организационного управления (или просто организационных систем), ибо управляющее воздействие в них направлено на организацию (согласование) поведения коллективов людей и имеет информационный характер. Для таких систем полностью справедливо кибернетическое определение управления: управление есть процесс целенаправленной переработки информации.

Область получения и использования информации в организационных системах экономическая: она создается при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности и используется в управлении этой деятельностью. Детальное изучение экономических информационных систем (ЭИС) опирается на понятия "информация" и "система".

Информация и система являются простейшими фундаментальными категориями, не выраженными через более общие понятия, поэтому приводимые далее определения всего лишь поясняют и углубляют эти категории, и следовательно, экономическая информационная система — это человеко-машинная система, обеспечивающая с использованием компьютерных технологий сбор, передачу, обработку и хранение информации для управления производством. Особенностью такой системы на современном этапе является автоматизация процессов обработки информации с помощью компьютера. Безусловно, по мере дальнейшего развития информационных технологий и пауки об управлении производством компьютеры будут использоваться в процессе управления значительно шире, вплоть до подготовки управленческих решений, с тем, чтобы руководители имели возможность выбрать оптимальный вариант

Классификация систем управления предприятием

Локальные системы	Малые интегрированные системы	Средние интегрированные системы	Крупные интегрированные системы
·1С ·БЭСТ ·Инотек ·ИНФИН ·Инфософт ·Супер-Менеджер ·Турбо-Бухгалтер ·Инфо-Бухгалтер ·+ более 100 систем	·Concorde XAL ·Exact ·NS-2000 ·Platinum ·PRO/MIS ·Scala ·SunSystems ·БОСС-Корпорация ·Галактика/Парус ·Ресурс ·Эталон Axapta*	·JD Edwards (Robertson & Blums) ·MFG-Pro (QAD/BMS) ·SyteLine (СОКАП/SYMIX)	·SAP/R3 (SAP AG) ·Baan (Baan) ·BPCS (ITS/SSA) ·Oracle Applications (Oracle) iRenaissance

Все приведенные в таблице системы можно разделить на два больших класса: финансово-управленческие и производственные системы.

ФИНАНСОВО-УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ СИСТЕМЫ. Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

Системы этого класса по многим критериям универсальны, хотя зачастую разработчиками предлагаются решения отраслевых проблем, например, особые способы начисления налогов или управление персоналом с учетом специфики регионов. Универсальность приводит к тому, что цикл внедрения таких систем невелик, иногда можно воспользоваться "коробочным" вариантом, купив программу и самому установив ее на персональном компьютере.

Финансово-управленческие системы (особенно системы российских разработчиков) значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного предприятия. Часто предлагаются "конструкторы", с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно, или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями.

Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложна, практически все финансово-управленческие системы способны работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT. Они опираются на технологию выделенного сервера базы данных (file server), которая характеризуется высокой загрузкой сетевых каналов для передачи данных между сервером и рабочими станциями. Только отдельные из предлагаемых в России систем такого класса были разработаны для промышленных баз данных (Oracle, SYBASE, Progress, Informix, SQL Server). В основном использовались более простые средства разработки Clipper, FoxPro, dBase, Paradox, которые начинают давать сбои на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ СИСТЕМЫ. Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления и планирования производственного процесса. Учетные функции, хотя и глубоко проработаны, выполняют вспомогательную роль и порой невозможно выделить модуль бухгалтерского учета, так как информация в бухгалтерию поступает автоматически из других модулей.

Производственные системы значительно более сложны в установке (цикл внедрения может занимать от 6-9 месяцев до полутора лет и более). Это обусловлено тем, что система покрывает потребности всего производственного предприятия, что требует значительных совместных усилий сотрудников предприятия и поставщика программного обеспечения.
Производственные системы часто ориентированы на одну или несколько отраслей и/или типов производства: серийное сборочное (электроника, машиностроение), мало-серийное и опытное (авиация, тяжелое машиностроение), дискретное (металлургия, химия, упаковка), непрерывное (нефте- и газодобыча).

Имеют значение также различные типы организации самого производственного процесса. Например, для дискретного производства возможно: циклическое повторное производство (repetitive manufacturing) - планирование выполняется на определенный срок (квартал, месяц, неделя); производство на заказ (make-to-order) - планирование только при поступлении заказа; разработка на заказ (engineering-to-order) - самостоятельная разработка каждого нового заказа с последующим производством; производство на склад (manufacture-to-stock), смешанное производство (mixed mode manufacturing) - для производства конечного продукта используется несколько типов организации производственного процесса.

Такая специализация отражается как в наборе функций системы, так и в существовании бизнес моделей данного типа производства. Наличие встроенных модулей для определенных типов производства отличает производственные системы друг от друга, у каждой из этих систем есть глубоко проработанные направления и функции, разработка которых только начинается или вообще не ведется.

Если поставщик придерживается открытой маркетинговой политики, то при демонстрации систем вам будет сказано, на какое производство в первую очередь ориентирована система в мире и какие модули были переведены и локализованы для России.
Производственные системы по многим параметрам значительно более жесткие, чем финансово-управленческие. Производственное предприятие должно, в первую очередь, работать как хорошо отлаженные часы, где основными механизмами управления являются планирование и оптимальное управление производственным процессом, а не учет количества счетов-фактур за период. Эффект от внедрения производственных систем чувствуется на верхних эшелонах управления предприятием, когда видна вся взаимосвязанная картина работы, включающая планирование, закупки, производство, запасы, продажи, финансовые потоки и многие другие аспекты.

При увеличении сложности и широты охвата функций предприятия системой, возрастают требования к технической инфраструктуре и компьютерной платформе. Все без исключения производственные системы разработаны с помощью промышленных баз данных. В большинстве случаев используется технология клиент-сервер, которая предполагает разделение обработки данных между выделенным сервером и рабочей станцией. Технология клиент-сервер оправдывает себя при обработке больших объемов данных и запросов, так как позволяет оптимизировать интенсивность передачи данных по компьютерной сети.

Низкая эффективность управления во многих компаниях происходит по причине отсутствия комплексного подхода к управлению и его автоматизации.

Каждой компании необходимо ответить на вопрос: каким образом использовать новые информационные технологии и решения на их базе, чтобы получить максимальный эффект и быть постоянно конкурентоспособными?

Ясно одно - переписывание уже имеющихся старых систем и приложений на новые инструменты приведет к потере времени, не принесет ожидаемых результатов, и поэтому необходимо кардинально изменить подходы к их проектированию и создавать многофункциональные корпоративные системы.

Для решения данной проблемы необходима "общая надстройка" над всеми имеющимися в компании самостоятельными функциональными модулями, которая объединила бы данные модули в единую систему и имела бы собственные системы управления основными ключевыми областями компании.

Причем более предпочтительным для компании является сценарий, при котором в ней сначала внедряется такая "система-надстройка" и упорядочиваются все процессы управления, а затем уже "подтягиваются" имеющиеся функциональные элементы, выполненные в других ИТ-системах, таких как, например, 1С, RS Bank, BAAN, SAP R3, Oracle и т.п.

Управления персоналом (HRM) является одним из направлений, в автоматизации которого активно участвуют ИТ-компании. Это традиционная для многих поколений АСУшников область автоматизации. Еще 20-30 лет назад на отечественных предприятиях ставились и решались задачи кадрового учета на больших и малых ЭВМ типа СМ1420, ЕС1045 и др. Но это были системы простого и плоского кадрового учета.

Только в последнее время специалисты HRM наконец-то могут получить информационные системы, позволяющие иметь эффективные корпоративные технологии управления персоналом, охватывающие практически все области их работы.

Модуль HRM имеет подсистемы, позволяющие не только автоматизировать общеизвестные процессы кадрового делопроизводства и отчетности, такие как формирование и ведение штатного расписания, персональный учет, учет кадровых операций, ведение личных карточек и т.п., но и существенно облегчающие работу, напрямую связанную с персоналом, например: проведение аттестации, формирование кадрового резерва, планирование обучения и повышения квалификации, формирование трудового контракта и должностных инструкций и контроль использования рабочего времени и многое другое.

Проблема формирования действительно "работающих" должностных инструкций, а соответственно и трудовых контрактов постоянно обсуждается среди специалистов HRM. Для того чтобы подступиться к этой проблеме, сначала в компании необходимо решить задачу функционального и организационного построения. И только грамотно построив функциональную и стратегическую модели, можно определить функции, выполняемые в рамках задач, систематизировать права, обязанности и регламенты, а также определить навыки, показатели качества и эффективности, необходимые для выполнения этих функций. Назначив ответственного или ответственных за работу в ключевых областях и решение функциональных задач, распределив функциональные обязанности и внеся эту информацию в систему, мы получаем реальную картину функционирования компании, зоны ответственности и функции отдельного сотрудника в ней. Место каждого сотрудника в этом случае определяется не столько его должностью, сколько кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач функций. Соответственно должностная инструкция и трудовой контракт каждого конкретного сотрудника формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с хорошо продуманными, оптимально и конкретно определенными зонами ответственности и функциональными обязанностями данного сотрудника. На основе единожды внесенной в систему и постоянно поддерживаемой в актуальном состоянии информации трудовой контракт и должностная инструкция каждого сотрудника формируются автоматически и всегда отвечают реалиям времени. Так как каждый сотрудник, естественно, закреплен за отдельным подразделением, автоматически формируются паспорта и положения о подразделениях, а также паспорта должностей.

В случае перераспределения между сотрудниками функциональных обязанностей или назначения новой должности процесс разработки новых должностных инструкций, внесения изменений или создание новых трудовых контрактов займет минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести в систему информацию о смене ответственных по перераспределяемым функциональным обязанностям. Система сама сформирует новые должностные инструкции и внесет, в случае необходимости, изменения в трудовые контракты.

Правильно сформулированные функции, а также созданные и поддерживаемые в актуальном состоянии на их основании должностные инструкции позволяют построить системы подбора персонала, его обучения, оценки и аттестации.

Пример эффективного использования подобной системы в реальном бизнесе:

Выдержки из оценки заместителя Председателя Правления, отвечающего за системы управления и информационные технологии и являющегося в течение трех лет руководителем проекта со стороны заказчика по внедрению CMMS Pro for Lotus Notes:

"В 1999 году "Русским Генеральным Банком" внедрена CMMS Pro for Lotus Notes, которая начала давать отдачу уже с первых месяцев после ее инсталляции. Сначала были охвачены наиболее актуальные для нас направления: работа с клиентами, система принятия решений и контроля исполнения поручений. Далее в соответствии с согласованным графиком последовательно были охвачены другие области управления, в том числе: управленческая отчетность, управление проектами, документооборот, создание бизнес-технологий.

В результате внедрения системы CMMS нам удалось: увеличить скорость и качество работы менеджеров и специалистов банка; повысить управленческий потенциал и квалификацию наших менеджеров; значительно сократить временные затраты на обеспечение более эффективного управления банком; усилить исполнительскую дисциплину по всему банку; организовать систематическую и квалифицированную работу над проектам; упорядочить, автоматизировать и постоянно контролировать движение документов с помощью типовых сценариев; реализовать принцип управления по целям; довести до менеджеров среднего и высшего звена актуальную информацию на основе сквозной системы отчетности, что позволило организовать управление по результатам; унифицировать работу и коммуникации с клиентами, повысив скорость и качество их обслуживания; объединить функциональные программные модули (например, RS Bank и др.) в общую систему внутренней и внешней информации без их глобальной перестройки; организовать доступ каждого сотрудника именно к той управленческой, финансовой и специальной информации, которая необходима им для повседневной работы.

Сейчас мы распространяем данную систему на другие представительства нашего банка. Уже охвачено два филиала и отделение, а в будущем планируется подключить еще несколько.

Сейчас можно с уверенностью сделать вывод, что мы приняли правильное решение, выбрав в качестве основной управленческой системы CMMS Pro for Lotus Notes".

Первые шаги компании, работающей в реальном бизнесе:

Во-первых, сформулировать собственные базовые требования к информационным технологиям, а затем уже приступать к их созданию. При этом, как я уже говорил, необходимо отказаться от соблазна переписывать имеющиеся системы и приложения, а создавать принципиально новые, базирующиеся на современных платформах и ноу-хау в области ИТ и менеджмента.

Во-вторых, изменить подходы к проектированию систем, создавая не отдельные функциональные информационные системы, а комплексные системы, охватывающие все основные функции и области управления.

И, в-третьих, выбрать "правильного" партнера, способного найти верный подход к внедрению системы управления в компании клиента. При этом очень важно, чтобы разработчик смог взять на себя также себя управленческий консалтинг, обучение персонала, как базовым навыкам менеджмента, так и навыкам работы в системе, а также непосредственную адаптацию и сопровождение системы. Именно такой комплексный подход к задаче даст менеджменту компаний уверенность в том, что система будет отвечать его потребностям и работать эффективно, а персонал компании будет обладать требуемыми навыками и знаниями.