Організація і застосування комп’ютеризованої інформаційної логістики

Організація виробничих процесів і інформаційної логістики на базі комп'ютерів є, як правило, складним проектом, що вимагає поетапного вирішення проблем. При плануванні звичайно намічаються різні варіанти відповідної процедури. При цьому перехід від традиційної до електронної обробки інформації зв'язаний зі значною переорієнтацією персоналу, що може бути охарактеризовано як реінжинірінг господарського процесу.

Часто виявляється доцільним рішення з потоку робіт спочатку впроваджувати в рамках невеликих, що не мають критичного значення проектів, тому що при цьому легше можуть бути виявлені й усунуті технічні проблеми. У той же час малозначні проекти дають можливість придбати коштовний досвід для подальшого розширення системи комп’ютеризованої інформаційної логістики.

Експлуатація системи вимагає програмного забезпечення для обробки господарських задач. Менеджер процесу ініціює постановку задачі, контролює її виконання, вступає в контакт із користувачами (малюнок 2.3). Останні для обробки задач застосовують прикладні програми (стандартні чи індивідуальні) чи ж здійснюють деякі операції вручну. По закінченні обробки господарської задачі робота продовжується (в ідеальному випадку електронними засобами) і система переводиться в новий робочий стан.

Малюнок 2.3. Взаємодія менеджерів процесу та користувачів під час експлуатації системи та форми взаємодії

При продуктивному використанні системи менеджменту робочого потоку виявляються можливості комп'ютерної підтримки, у зв'язку з чим ця система може розглядатися в наступних якостях:

– як інструмент документації — взаємодія оброблювачів і графічна інтерпретація в рамках усієї системи дозволяють цілком документувати процес, що має особливе значення з урахуванням сертифікації Міжнародної організації стандартів;

– як засіб візуалізації виробництва — на моніторах ясно видно так називані невидимі запаси на місцях обробки, що дозволяє вчасно виявляти і ліквідувати вузькі місця, вносячи відповідні корективи;

– як система моніторингу— кожне замовлення може бути викликаний у будь-який час, завдяки чому можна оцінити стан портфеля замовлень і почати подальші кроки по його обробці;

– як система контролю— протоколювання процесів дозволяє одержувати специфічну інформацію (час обробки, час початку і закінчення робіт, неполадки, причини виникнення проблем, наступна обробка і т.п.);

– як інформаційна система якості— накопичена інформація і досвід співробітників можуть розглядатися в "кружках якості" у дусі японської системи Kaizen. Гнучкість засобів менеджменту потоку робіт дозволяє швидко і легко вносити зміни в процес;

– як засіб підтримки користувачів, що звільняються від функції керування даними. Система автоматично запускає відповідне засіб обробки, а також здійснює пошук і відкриває доступ до даних, які підлягають обробці, гарантує повноту забезпечення розв'язуваних задач.

Безупинний контроль над комп’ютеризованим процесом дозволяє систематично удосконалювати його. Оскільки вся ключова інформація про організацію процесу представлена в машинній формі, вона може бути дуже швидко оцінена з застосуванням комп'ютера. Користувачі самі за допомогою наявних засобів можуть легко вносити зміни в реалізовані процеси. При цьому потрібно обов'язково враховувати людський фактор. Техніко-організаційна адаптація господарських процесів повинна здійснюватися завжди в сполученні з кадровими заходами. Постійне навчання співробітників повинне стати важливою складовою частиною поточного удосконалювання процесу.

Підготовка персоналу в рамках проекту менеджменту робочого потоку починається на самому ранньому етапі. Залучення персоналу для участі в процесі вже у фазі організації дає визначений ефект навчання. Однак цього явно недостатньо. Упровадження системи означає, як правило, радикальний відхід від традиційної організації праці. Навіть у максимально сприятливій обставині використання нової системи необхідна інтенсивна підготовка персоналу (щонайменше менеджерів процесу і користувачів), що у першу чергу повинна стосуватися наступних питань:

– розуміння процесу в цілому в умовах комп'ютерної реалізації;

– логіки використання системи на кожнім робочому місці;

– застосування прикладного програмного забезпечення, необхідного для обробки задач.

На закінчення слід ще раз підкреслити, що планування, впровадження й експлуатація системи менеджменту потоку робіт сполучені зі значними труднощами, що зв'язані не тільки з технічними аспектами. Для успіху такої системи украй важливі і людські передумови — здатність до навчання, культура групової праці, відкритість стосовно нововведень і т.п.