Документирование управленческой деятельности

 

В целях дальнейшего совершенствования документационного обеспечения управления и улучшения организации делопроизводства. Правительство Кыргызской Республики постановило утвердить типовую инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике. Данная инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Основная цель типовой инструкции – упорядочивание документооборота, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования, изложенные в инструкции, распространяются на организационно – распорядительную документацию. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальной инструкцией. Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения управления возлагается на руководителя учреждения, а в структурных подразделениях – на их руководителей.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением унифицированных систем документации, ГОСТ 6.38-90. Виды и разновидности документов, необходимых и достаточных для работы учреждений, определяются в соответствии с фундаментальным назначением каждого документа в глоссарии.

Составление текстов управленческих документов является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении, а также от правильности выбора формы предложения.

Точность текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова и словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Текст управленческого документа и каждое его предложение должны быть информационно емкими. Для этого необходимо избегать слов и словосочетаний, несущих избыточную информацию, не имеющих конкретной смысловой нагрузки. Убедительность является одной из важнейших черт текста документа. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия решения.

Приступая к составлению документа, прежде всего следует определить его целесообразность, убедиться в соответствии предлагаемого содержания компетенции данного учреждения, правильно выбрать вид документа для фиксации управленческого действия.

Стиль документа, характер изложения текста во многом связаны с видом документа. Документ должен отражать объективную действительность, поэтому требование к документу – правдивое, точное, достоверное освещение события, формулировки документа должны быть безупречными в юридическом отношении, текст не должен допускать двояких толкований.

Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй – решение. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительная часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.д.

Оформление документов.

Реквизиты документа.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.

Для организационно-распорядительных документов устанавливается 31реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

Обязательными реквизитами документов являются: наименования учреждения – автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код организации – автора, код формы документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

Бланк документа.

Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Служебные документы составляются на бланках форматов А-4 и А-5, отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата А-3.

Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех других видов организационно-распорядительных документов.

Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных типографским способом. Для каждого из этих видов бланков допускает два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документов. При угловом – границы левого края в верхнем углу.

Заголовок документа.

Заголовок – краткое изложение содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться с названием документа. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формируется обобщенно. К документам большого объема, или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их располагают в левой части листа.

Датирование.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.

Согласование.

Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев согласовывается с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Внутреннее согласование обычно оформляется визой, состоящей из должностей визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, листом согласования. Гриф согласования состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, и располагается после реквизитов «Подпись» в левой части бланка.

Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот.  

Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документов должно быть оправданным.

Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или работниками служб делопроизводства. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствие документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.