Расходы, связанные с приобретением оборудования, необходимого для выполнения мероприятий проекта

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Бюджет и календарный план проекта на гранты Росмолодежи для внесения в АИС

Сыктывкар, 2020

ДЕТАЛИЗИРОВАННАЯ СМЕТА РАСХОДОВ ПРОЕКТА

    Смета затрат – возможно, самая главная часть Проекта. Это зеркало Проекта. Смета расходов представляет собой структурированный перечень расходов в разрезе источников их финансирования. Как правило, смета составляется после продумывания основных аспектов самого Проекта – если Вы распланировали ход реализации Проекта, то рассчитать затраты будет довольно просто.

Смета должна содержать реальную финансовую информацию, включать необходимые и достаточные расходы для эффективной реализации Проекта. В лучшем варианте смета должна быть составлена и обоснована так, чтобы эксперт, прочитав только смету Проекта, мог бы понять суть самой заявки.

Планируя смету расходов, полезно заглянуть в разделы «Цель и задачи Проекта» и «Календарный план Проекта» – взаимосвязь статей расходов и мероприятий Проекта, соответствие масштаба расходов масштабу Проекта (его цели и задачам) – важный показатель того, что вы можете грамотно распоряжаться средствами.

В детализированной смете рекомендуется также описать собственный вклад и привлеченные ресурсы заявителя (если таковы имеются). Каждая статья расходов, включаемая в детализированную смету расходов должна быть обоснована: для чего / с какой целью приобретается тот или иной товар/работа/услуга и способ его/ее приобретения (покупка или аренда).

Финансовые позиции расходов, которые рекомендуется и не рекомендуется осуществлять за счет средств субсидии.

Смета проекта может включать следующие статьи расходов:

 – расходы по оплате услуг специалистов (физические лица), привлеченных на основании гражданско- правовых договоров, задействованных в реализации проекта;

– расходы по оплате услуг сторонних организаций, индивидуальных предпринимателей, в рамках реализации проекта (оплата товаров, работ, услуг, в том числе транспортные расходы);

– расходы на арендную плату за пользование помещениями, используемыми в целях и в период реализации проекта;

– расходы, связанные с приобретением оборудования, необходимого для выполнения мероприятий проекта;

– расходы на арендную плату за пользование оборудованием, используемым в целях и в период выполнения мероприятий проекта.

За счет средств Гранта запрещено осуществлять следующие виды расходов:

– расходы на заработную плату руководителя проекта;

 – расходы, связанные с поддержкой политических партий и избирательных кампаний;

 – расходы, связанные с проведением митингов, демонстраций, пикетирований; – расходы по уплате неустойки, пени, штрафов;

– расходы, связанные с приобретением иностранной валюты;

– расходы по осуществлению деятельности, напрямую не связанной с реализацией проекта;

 – недетализированные «прочие расходы»;

 – расходы на приобретение алкогольных напитков и табачной продукции

 

Необходимо дать пояснения по назначению конкретного товара, оказываемых работ, использованию транспортных средств и других услуг, используемых в проекте, а также обоснуйте необходимость этих расходов.

Смета заявки на участие в Конкурсе среди физических лиц может включать следующие разделы:

Расходы по оплате услуг специалистов (ФИЗИЧЕСКИЕ ЛИЦА), привлеченных на основании гражданско-правовых договоров, задействованных в реализации проекта

ВАЖНО! Время оказания услуг специалистов по договорам гражданско-правового характера указывается в часах, а в столбце «Статья расходов» прописывается краткое содержание оказываемой услуги, чтобы эксперт при оценке понимал: какие услуги в рамках реализации проекта будут оказаны привлеченными специалистами.

Пример заполнения:

 

№	Статья расходов	Стоимость (ед.)	Кол-во единиц	Всего
1	Услуга фото-сопровождения мероприятия в течение 3-х дней по 4 часа, из расчета 1 час – 1500 руб.	1500	12	18000
2	Услуга специалиста в проведении лекции на тему «Оказание первой помощи» в течение 2-х дней по 2 часа, из расчета 1 час – 2500 руб.	2500	4	10000
3	Услуга эксперта по оценке конкурсных работ в течение 5-ти дней по 3 часа, из расчета 1 час – 1000 руб.	1000	15	15000

 

ВНИМАНИЕ! Аренда автотранспортных средств без водителя не является транспортной услугой. При перевозке детей необходимо учитывать нормы «Памятки организаторам перевозки группы детей автобусами», подготовленной Министерством внутренних дел Российской Федерации.

Расходы по оплате услуг сторонних организаций, индивидуальных предпринимателей в рамках реализации проекта (оплата товаров, работ, услуг, в том числе транспортные расходы)

Пример заполнения:

№	Статья расходов	Стоимость (ед.)	Кол-во единиц	Всего
1	Услуга транспортной перевозки участников проекта от вокзала до места проведения мероприятия 50 человек	15000	1	15000
2	Услуга по организации кофе-брейка в течение 2-х дней для 50 человек, из расчета 1 человек за 2 дня – 300 руб.	15000	1	15000
3	Закупка грамот для награждения участников мероприятия	25	20	1250

 

Расходы на арендную плату за пользование помещениями, используемыми в целях и в период реализации Проекта

Пример заполнения

№	Статья расходов	Стоимость (ед.)	Кол-во единиц	Всего
1	Аренда помещения для проведения мастер-класса в течение 2-х дней	2000	2	4000
2	Аренда концертного зала на 50 мест для творческого вечера	10000	1	10000

 

ВНИМАНИЕ! Помните, что офисные (административные) помещения, непосредственно задействованные при реализации проекта, могут быть заняты не все рабочее время, в них могут проводиться иные мероприятия. Поэтому расчет суммы затрат на аренду помещений не рекомендуется производить из 100 % затрат на их аренду.

Расходы, связанные с приобретением оборудования, необходимого для выполнения мероприятий проекта

Данная статья – это затраты на приобретение оборудования, машин, механизмов, приборов, применяемых в работе (в том числе мебель, снаряжение, офисная оргтехника, видео- и аудио- аппаратура и др.)

Пример заполнения:

 

№	Статья расходов	Стоимость (ед.)	Кол-во единиц	Всего
1	Закупка ноутбука для орг. комитета  Тех. характеристики: Windows 10 Домашняя процессор Intel® Core™ i5-8250U 4-ядерный 1,60 ГГц NVIDIA® GeForce® GTX 1050 с 4 ГБ Специальный Memory 39,6 cm (15,6") Full HD (1920 x 1080) 16:9 IPS 8 ГБ, DDR4 SDRAM 1 TB HDD	25000	1	25000
2	Закупка принтера для орг. комитета  Тех. характеристики: Тип печати: черно-белая Технология печати: лазерная Размещение: настольный Область применения: персональный Количество страниц в месяц: 5000 Скорость печати: 14 стр/мин (ч/б А4) Максимальный формат: A4 Максимальное разрешение для ч/б печати: 600x600 dpi Время выхода первого отпечатка: 10 c (ч/б	10000	1	10000

 

ВНИМАНИЕ! Рекомендуем рассмотреть возможность аренды дорогостоящего оборудования.

  5. Расходы на арендную плату за пользование оборудованием, используемым в целях и в период выполнения мероприятий проекта

 Данная статья расходов включает в себя расходы на аренду оборудования, материалов, специальных средств, которые требуются для реализации проекта. Пример заполнения:

№	Статья расходов	Стоимость (ед.)	Кол-во единиц	Всего
1	Аренда проектора для образовательных мероприятий в течение 3-х дней	2500	3	7500
2	Аренда проекционного экрана для проведение образовательных мероприятий в течение 3-х дней	4000	3	12000

 

В смету не включаются и оплате не подлежат следующие расходы:

 – связанные с осуществлением деятельности, напрямую не связанной с проектами в рамках реализации;

– связанные с осуществлением предпринимательской деятельности и оказанием помощи коммерческим организациям;

– на поддержку политических партий и осуществление политической деятельности, в том числе проведение митингов, демонстраций, пикетирований;

 – на приобретение алкогольных напитков и табачной продукции;

– уплата штрафов, пеней;

– заработная плата руководителя и участников проекта;

– размещение гранта в срочных инструментах, включая депозиты (вклады), начисление процентов на остаток (неснижаемый остаток) на банковском счете.

– уплата процентов банкам, доставка (указанные проценты или включаются при составлении сметы в общую стоимость по статье расходов или оплачиваются за личный счет грантополучателя);

– иные расходы, не связанные с реализацией проекта.

 

 

 Общие рекомендации по составлению сметы:

 – не «подгоняйте» смету под максимальный размер субсидии;

 – смета – это зеркало проекта, формируйте бюджет для достижения реальных целей и проведения конкретных мероприятий;

– включайте в смету только расходы, связанные с проектом;

– не нужно «хитрить» и обозначать в бюджете расходы на текущую, не связанную с проектом, деятельность организации, – эксперты это всегда замечают и отражают в своих оценках;

 – проверьте обоснованность каждого вида затрат;

– сделайте мониторинг среднерыночной стоимости оборудования/услуг/товаров, которые будут приобретены в рамках проекта, в идеале запросите у поставщиков прайс-листы; сверьте уровень оплаты услуг задействованных в проекте специалистов по среднерыночным;

 – дайте комментарии по каждому виду затрат в смете. Это покажет экспертам, что бюджет детально продуман, а все затраты обоснованы;

 – дополнительные источники финансирования и собственные средства участника, вложенные в проект, говорят о его устойчивости и заинтересованности в его реализации независимо от результатов Конкурса;

– считайте, считайте и снова считайте;

– проверьте смету на предмет арифметических ошибок неоднократно, задействуйте в этом процессе нескольких членов команды. Ошибки в смете минимизируют шансы на победу.

 Будут ли учитываться средства, потраченные на реализацию Проекта до принятия решения Конкурсной комиссией? Финансовые средства будут перечислены победителю Конкурса только после заключения Соглашения о предоставлении субсидии. Все расходы, не прописанные в Соглашении, считаются нецелевыми и не подлежат компенсации за счет средств гранта в форме субсидии.