Раздел 3. Системы документационного обеспечения управления

Система организационно правовой документации

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационные документы составляют правовую основу деятельности учреждения; содержат положения, основанные на нормах административного права, и обязательны для исполнения.

Организационные документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, т.е. действуют вплоть до их отмены или до утверждения новых (за исключением штатного расписания, которое разрабатывает и утверждается ежегодно).

УСТАВ - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, ха­рактер и порядок функционирования организации, взаимоотношения с другими организа­циями, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Как правило, устав организации содержит в себе следующие разделы:

1. Общие положения (полное и сокращенное наименование организации; статус,
предмет и цель деятельности организации; нормативные документы, регламентирующие
деятельность организации; наличие филиалов и дочерний предприятий и представительств;
наличие зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания), банковские счета, пе­чати
и штампы, фирменные бланки; юридический адрес организации).

2. Сведения об уставном капитале организации (сведения о соучредителях организа­ции, размеры их вкладов и имущественные права; условия изменения размеров уставного капитала).

3. Организационно-правовые основы деятельности организации (направления дея­тельности организации; механизм взаимоотношений организации с партнерами; права уча­стников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности).

4. Управление организацией (структура и основные задачи управления организацией; состав органов управления и их полномочия).

5. Правила ведения учета и отчетности в организации (порядок ведения бухгалтер­ской и статистической отчетности; порядок представления сведений и результатах финансо­во-хозяйственной деятельности в налоговые органы; порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности и информирование об этом сотрудников организа­ции).

6. Порядок использования прибыли иных накоплений (распределение и использо­вание прибыли).

7. Порядок прекращения деятельности организации (порядок ликвидации либо из­менения характера деятельности организации).

8. Особые вопросы деятельности организации (порядок разрешения споров органи­зации с прочими юридическими и физическими лицами и др.).

Устав утверждается руководителем данной либо вышестоящей организации, либо ре­шением общего собрания учредителей; оформляется на общем бланке формата А 4.

Реквизиты формуляра устава:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место издания;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись;

- оттиск печати.

ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ - правовой акт, определяю­щий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, ответственность и ор­ганизацию работы структурного подразделения.

1. Общие положения (полное официальное наименование подразделения, его статус, направления деятельности и нормативные документы, регламентирующие деятельность).

2. Цель, задачи и функции подразделения (формулируются по принципу «от общего –

к частному»).

3. Структура, состав подразделения (структура, численный состав и технико-
технологическое оснащение подразделения).

4. Организация управления и обеспечения подразделения (руководящий состав под­разделения и их полномочия, общая организация управления повседневной деятельностью и ее основные направления, управление в оперативном режиме).

5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурами (получение и передачи информации и документов и др.).

6. Полномочия основных категорий сотрудников подразделения (права руководите­ля в отношении руководящего персонала первичного звена и рядовых сотрудников подразделения).

7. Ответственность основных категорий сотрудников подразделения (персональная ответственность сотрудников за различные виды нарушений).

8. Особые вопросы деятельности подразделения (порядок разрешения спорных си­туаций с другими структурными подразделениями, а также иные вопросы, отражающие спе­цифику деятельности подразделения).

Данный документ разрабатывается и подписывается руководителем структурного под­разделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем организации.

Сходную структуру и перечень реквизитов имеют положение об организации либо об иных органах. Положение составляется на общем бланке формата А 4.

Реквизиты формуляра положения о структурном подразделении:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место издания;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования;

- визы согласования;

- оттиск печати.

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ - организационный документ, в кото­ром указываются все структурные подразделения организации, вводимые должности и коли­чество штатных единиц по каждой из должностей.

Структура и штатная численность разрабатываются в соответствии с уставом организа­ции и подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером, юристом и руководителями структурных подразделений, утверждается руково­дителем организации.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказов руководителя орга­низации.

С учетом специфики содержания текст документа выполняется в виде таблицы на об­щем бланке организации форма A3 или А 4 (альбомный разворот).

Реквизиты формуляра структуры и штатной численности:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись;

- визы согласования;

- оттиск печати.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ - правовой акт, устанавливающий количественный и должностной состав сотрудников в структуре подразделений организации, а также размеры минимальной фиксированной месячной оплаты труда в соответствии с занимаемыми долж­ностями.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, согласо­вывается с главным бухгалтером, юристом и руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации.

Документ составляется на общем бланке организации форма A3 или А 4 (альбомный разворот) и с учетом специфики содержания и размещения данных выполняется в виде таб­лицы.

Штатное расписание разрабатывается в плановом отделе либо ином аналогичном струк­турном подразделении организации ежегодно по состоянию на 1 января.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Реквизиты формуляра штатного расписания:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись;

- визы согласования;

- оттиск печати.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ - правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, техноло­гические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их струк­турных подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Основные разделы должностной инструкции:

1. Общие положения (область деятельности специалиста, квалификационные требова­ния, порядок назначения на должность и освобождения, подчиненность сотрудника, норма­тивные документы).

2. Должностные обязанности (подробное описание повседневных обязанностей, вы­полняемых специалистом, сформулированных по принципу «от общего - к частному»).

3. Права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обя­занностей).

4. Ответственность и порядок оценки работы (ответственность, которую несет спе­циалист при выполнении функциональных обязанностей; критерии оценки качества работы сотрудника и кем они осуществляются.

5. Взаимоотношения по должности (с кем взаимодействует при исполнении должно­стных обязанностей).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем организации. На основе данного документа разрабатывается трудовой договор, заключаемый с сотрудником. Документ пере­сматривается не реже одного раза в пять лет.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке формата А 4. Реквизиты формуляра должностной инструкции:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения;

 

- текст;

-   подпись;

- оттиск печати;

- визы согласования;
- виза ознакомления.

 ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА - документ, детально рег­ламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

1. Общие положения (общеконституционные гарантии для сотрудников; цель и поря­док введения в действие данного документа).

2. Порядок приема и увольнения сотрудников (процедура приема, увольнения и пе­ремещения сотрудников на другие должности).

3. Общие обязанности и права сотрудников (перечисление основных обязанностей сотрудников, подлежащих исполнению в повседневной деятельности).

4. Общие обязанности и права администрации (перечисление обязанностей администрации по обеспечению сотрудников работой, созданию и поддержанию безопасных условий труда, своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников, управлению и взаимодействию организации с другими организациями).

Правила внутреннего трудового распорядка оформляются на общем бланке формата А4. Реквизиты формуляра правил трудового распорядка:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления;

- гриф утверждения;

- текст;

- подпись;

- визы согласования;

- оттиск печати.

- ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ К ПОДРАЗДЕЛУ «СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ»

Цель работы: приобретение навыков составления организационных документов.

В результате изучения соответствующих разделов учебных пособий и нормативно-методических документов, а также выполнения приведенных ниже заданий студенты долж­ны:

знать:

- состав реквизитов формуляров организационных документов;

- назначение, порядок создания, подписания, согласования и утверждения организационных документов;

уметь:

- составлять основные виды организационных документов.

Задание 1.1.1 Составьте Положение о структурном подразделении (об отделе менедж­мента/техническом отделе) ООО «Заря» (с. 13-15 ).