Анализ системы кадрового обеспечения в организации

 

Рассмотрим принципы, которых придерживается Кадровая служба дома культуры при подборе персонала на вакантные должности.

Это следующие принципы:

1. Компетентность.

Это важнейшее требование, предъявляемое ко всем кандидатам. Он состоит в том, что отдел персонала внимательно изучает биографические данные, профессиональную карьеру и рекомендации на претендента, определяет уровень его профессиональных знаний и умений, деловых и личностных компетенций, состояния здоровья, прогнозирует успешность адаптации в коллективе.

2. Объективность.

Данный принцип заключается в том, что организация максимально стремится свести к минимуму влияние субъективного мнения лиц, которые принимают решение о приеме того или иного кандидата.

3. Непрерывность.

Суть этого принципа состоит в том, что сотрудники отдела кадров проводят систематическую и непрерывную работу по отбору лучших кандидатов, формированию кадрового резерва из внешних кандидатов, а также и сотрудников организации.

4. Научность.

Принцип научности предполагает, что на практике в системе подбора (да и во всех участках работы с персоналом в данной социокультурной организации) используются самые современные технологии и методики. Сотрудники отдела кадров постоянно повышают свои профессиональные компетенции с помощью просмотра различных вебинаров.

Основными критериями подбора и расстановки персонала в Доме культуры являются:

1) уровень образования;

2) коммуникабельность;

3) активность;

4) умение строить отношения в коллективе;

5) психологическая уравновешенность.

Стоит отметить, что эти критерии являются унифицированными для всех без исключения должностей и являются необходимыми (но не достаточными) компетенциями для персонала или кандидатов – вне зависимости от должностного уровня.

Процесс набора и отбора персонала, а также используемые при этом методы рассмотрим далее. Предварительный этап набора и отбора заключается в первичном выявлении (применяется метод профилирования должностей) кандидатов, которые способны выполнить весь ряд требуемых должностью функций. Далее применяется метод максимального сужения круга претендентов и формирования на их основе резерва, с которым далее будет проводиться наиболее тщательная работа.

Тут основной задачей является процесс всесторонней оценки кандидата, ориентируясь не на ряд отдельных черт претендента, а на комплекс свойств личности в целом. На данном этапе применяется метод тестирования (который включает в себя оценку профессиональных компетенций кандидатов, а также определяет уровень их потенциала, т.е. того, что они возможны дать компании в будущей перспективе). Для облегчения анализа и унификации системы в доме культуры всем кандидатам предлагают стандартные бланки заявления, включающие в себя весь ряд сведений о кандидате (фамилия, имя, возраст, образование, опыт работы, специальные пункты). В целом процесс набора и отбора и дальнейшей расстановки персонала является одним из самых важных направлений в деятельности отдела кадров, т.к. от квалификации, заинтересованности и надежности сотрудников напрямую зависит будущее всей организации.

В рамках данного процесса необходимо применять те методы подбора, которые более всего способны качественно и своевременно решить задачи по подбору персонала.

Технологии, которые в наибольшей степени используются в Доме культуры, следующие:

1. Активный метод подбора в виде акции «Приведи друга»

2. Презентация по принципу «День открытых дверей»

3. Участие в ярмарке вакансий.

4. Формирование позитивного HR-бренда работодателя на сайтах по поиску работы.

5. Хедхантинг.

При этом стоит отметить, что сейчас вполне применим в постоянном использовании термин «борьба за таланты» - когда организации из смежных областей реально борются за лучших и результативных сотрудников. Не является исключением и данное социокультурное учреждение.

В русле рекомендательного рекрутинга довольно успешно применяется акция «Приведи друга», которая стартовала в организации в начале 2016 года. Данный метод можно рассматривать как вариант подбора персонала с помощью личных связей уже работающих сотрудников. В отечественном менеджменте все чаще и чаще говорят о такой кадровой технологии как акция под названием «Приведи друга». Суть данной акции заключается в том, что работающий в организации сотрудник рекомендует своим друзьям и близким компанию в качестве привлекательного работодателя.

Система рекомендательного рекрутинга представляет сейчас повышенный интерес экспертов по управлению персоналом и пользуется большой популярностью в практическом использовании. Так, методом данной акции успешно было закрыто около 15 вакансий в Доме культуры за период 2016-2018 гг. При этом стоит отметить, что абсолютно все сотрудники, взятые на работу таким методом, продолжают работать и по настоящее время.

С целью формулирования выводов по анализу системы подбора персонала в Доме культуры МКУК «СДКиД» был произведен общий расчет оценки эффективности системы подбора за четвертый квартал 2019 г. Данные результаты отражены в Таблице 4.

 

Таблица 4

Компоненты оценки эффективности системы подбора

№	Показатели эффективности	Значение
1	Выполнение плана подбора	90%
2	Показатель текучести	7.8%
3	Показатель текучести на испытательном сроке	23.4%
4	Средняя стоимость подбора через СМИ	1 700
5	Средняя стоимость подбора методом рекомендательного рекрутинга (акция «Приведи друга»)	1 100
6	Средняя стоимость подбора через ярмарки вакансий	1 300
7	Средняя стоимость подбора с помощью «Дня открытых дверей»	1 200

 

Таким образом, из данной таблицы мы можем сформулировать выводы о том, что в целом значения по подбору эффективны: план выполняется в целом, показатели текучести как в общем по организации, так и в период испытательного срока низкие. При этом наиболее эффективным методом подбора служит метод рекомендательного рекрутинга, он менее затратный и дает результат не только в подборе, но и выполняет еще дополнительную задачу в развитии и формировании HR-бренда данной социокультурной организации как надежного работодателя.

 

ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию системы планирования кадрового обеспечения учреждения культуры

 

 

План мероприятий и рекомендации по совершенствованию системы кадрового обеспечения организации

В процессе проведенного анализа работы в стратегии управления персоналом в Доме культуры МКУК «СДКиД» было установлено, что в настоящее время функции службы управления персоналом исполняют сотрудники отдела кадров, деятельность которого является во временном аспекте неэффективность, о чем говорит не совсем высокая квалификация сотрудников, и, как следствие, связанные с этим снижение эффективности в целом. В связи с этим требуется создание единой службы управления персоналом, ориентированной на принятие мер по снижению данных неблагоприятных факторов, которые негативно влияют на жизнеспособность организации.

Таким образом, в анализируемой организации кроме оптимизации временных затрат на кадровые операции следует разработать проект по организации службы управления персоналом, которая будет выполнять стратегические функции, где цели и задачи гораздо шире и масштабнее, а именно:

1) эффективный рекрутмент и оптимальное по времени кадровое делопроизводство;

2) формирование эффективной системы заработной платы на основании ключевых показателей эффективности по основным кластерам должностей;

3) разработка системных программ обучения и развития, тесно связанных с системой планирования кадрового обеспечения и всей стратегией учреждения культуры в целом.

Планируемые изменения структуры управления в связи с созданием службы управления персоналом следующие:

1) создается структурное подразделение «Служба управления персоналом» с непосредственным подчинением исполнительному директору Дома культуры;

2) сотрудники переводятся в распоряжение начальника службы управления персоналом в структурное подразделение «Служба управления персоналом».

Проведенное исследование позволило сформулировать следующие этапы плана мероприятий по внедрению проектных предложений по совершенствованию системы кадрового обеспечения, которые отражены в Таблице 5. Данный план представлен с кратким пояснением к каждому мероприятию (т.е. для чего оно проводится и что оно в результате даст на выходе).

 

Таблица 5

Комплекс мотивационных мероприятий по совершенствованию системы кадрового обеспечения Дома культуры

Вид мероприятия	Эффект
Праздники с вручением подарков (Новый год, День рождения, День защитника Отечества, 8 Марта).	Демонстрирует внимательное отношение со стороны руководства, а также усиливает лояльное отношение сотрудников
Повышение по службе	Создает ощущение результата от выполненной работы и мотивирует на достижение новых результатов.
Доска почета, почетная грамота	Визуально фиксирует успехи и достижения сотрудников и мотивируют к повышению результативности труда
Подарки и сувениры	Формируют отношение важности и необходимости организации
Устное признание за качественно выполненную работу	Обеспечивает мотивирование работника на дальнейшие успехи.
Конкурсы и соревнования	Способствует формированию мотивационного поведения, направленного на достижение тех целей, которые необходимы организации

 

Таким образом, мы считаем, что данные мероприятия усилят лояльное отношение сотрудников к организации и тем самым повысят мотивацию и их вовлеченность в работе. Кадровая поддержка реализации стратегии управления персоналом: предполагаем, что основная кадровая поддержка реализации стратегии управления персоналом будет состоять в том, что в штатное расписание данной организации будет введена должность психолога-консультанта. Основными задачами штатного психолога-консультанта будут являться:

1) снижение конфликтов в организации;

2) устранение социально-психологической напряженности среди сотрудников;

3) уменьшение текучести кадров;

4) снижение уровня стрессовых ситуаций.

Введение в службу управления персоналом штатного психолога-консультанта поможет не только обеспечить баланс конфликтов и стрессов, но и снизит текучесть кадров, а также позволит всей системе кадрового обеспечения работать именно на регулярной и серьезной основе.

В качестве практических рекомендаций по оптимизации и совершенствованию подсистемы подбора как основы эффективного кадрового обеспечения в данной организации можно предложить следующее:

1. Чтобы достичь наибольшего эффекта в подборе, применять на практике карты компетенций по вакантным должностям, т.е. портреты идеальных сотрудников. При этом опираться следует на важнейшую часть такой карты – это процесс описания компетенций, т.е. детальное структурирование каждой составной части портрета идеального работника.

2. Также предлагаем в процессе подбора проводить совместное обсуждение различных результатов, показанных кандидатами, совместно специалистом службы персонала и руководителями подразделений и отделов. Это позволит сделать процесс подбора более слаженным и четким, когда в процессе обмена информации формулируется решение о найме.

 3. Совместное обсуждение результатов по кандидате предлагаем вести в форме определенного табличного шаблона, где портрет должности будет структурирован на отдельные компетенции и уровень выраженности. То есть это может быть специальный оценочный лист, в котором содержатся основные критерии и стоят оценки по каждому кандидату по данным критериям, что позволит проводить регулярные обсуждения по подбору персонала наиболее результативно и с минимальными временными затратами.

4. Предлагаем создать единую базу кандидатов на вакантные должности. Данная база может быть разработана в табличном формате ПО Exel, либо вестись в ПО 1С: Управление персоналом. Внедрение в практику такой базы позволит держать всю необходимую информацию о кандидатах в одном месте и в удобной форме. А это, в свою очередь, существенно облегчит сбор и поиск информации службой персонала в процессе подбора и расстановки, и будет в общем плане способствовать более эффективному управлению.

5. Предлагаем прописать регламент подбора персонала, где четко и структурированно будут определены основные этапы, алгоритмы работы и методы, используемые в подборе. Внедрение в работу данного регламенты позволит также оптимизировать временные затраты работников службы персонала.