ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.
Организация работы с документами предполагает создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.
Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);
- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.
Документооборот состоит из следующих документопотоков:
входящих документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);
исходящих документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);
внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).
Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.
Прием и обработка входящих документов
Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:
прием и обработку документов;
рассмотрение документов руководителем (резолюция);
регистрацию документов;
исполнение документов;
контроль исполнения документов;
отправку исходящих документов;
хранение и использование документов;
передачу на архивное хранение.
Обработкой корреспонденции занимается секретарь или служба ДОУ.
Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.
Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общественными организациями.
Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистрации в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в известность корреспондента.
Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Сохраняют также конверты писем граждан.
Предварительное рассмотрение документов
На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно «Перечня нерегистрируемых документов» (у каждой организации свой перечень).
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
1. письма, присланные в копии для сведения;
2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
3. первичные документы бухгалтерского учета;
4. учебные планы, программы, копии;
5. месячные, квартальные и другие отчеты;
6. формы статистической отчетности;
7. сообщения о совещаниях, заседаниях;,,
8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;
9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
10. телеграммы и письма о разрешении командировок;
11. научные отчеты по темам;
12. прейскуранты;
13. нормы расхода материалов.
Документы, указанные в п. З, 4, 6, 9, 13 Примерного перечня учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.
Кроме того, документы распределяют на группы:
документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения
предложения, жалобы, заявления граждан;
документы, адресованные структурным подразделениям.
Для того, чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей, компетенцию руководителей и специалистов.
Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме (чаще всего руководителю).
Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: "К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.
Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям, в зависимости от характера вопросов.
В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.
На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении документа в организацию", которая включает дату поступления и номер, проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа.
На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.