Трудовая книжка образца 2003 года - приложение № 3

Первая он-лайн школа кадровиков

Проект Гайсиной Алевтины

КОНСПЕКТ

   Курс: «Кадровое делопроизводство»

  Тема:«Трудовая книжка: от А до Я

Урок первый: организационные моменты при работе с трудовыми книжками и ведений сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Москва

План урока.

1. Нормативно-правовая база, регулирующие вопросы по работе с трудовыми книжками и сведений о трудовой деятельности. Виды трудовых книжек.

2. Организационные моменты по работе с трудовыми книжками на бумажном носителе: перечень необходимых документов. Приобретение трудовых книжек на бумажном носителе и вкладышей в них.

3. Организационные моменты по работе с ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде: перечень необходимых документов.

4. Учет и хранение трудовых книжек на бумажном носителе.

5. Учет и хранение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

6. Действия работника отдела кадров в отношении трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника. Ситуации, которые встречаются при наличии или при отсутствии трудовых книжек.

7. Новая обязанность работодателя в переходный период – сдача отчета СЗВ-ТД: сроки, порядок, ошибки, которые возникают при сдаче отчетности.

8.Ответственность работодателя за отсутствие организационных документов по работе с трудовыми книжками и сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Нормативно-правовая база:

Ø Трудовой кодекс РФ – статьи 65, 66 и другие статьи ТК РФ

Ø Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

Ø Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69

Ø Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Ø ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Ø Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ "О внесении изменений Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в    системе обязательного пенсионного страхования"

Ø Постановление Правительства РФ от 8 апреля 2020 г. № 460 "Об утверждении Временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными«– пункт 6

Ø 7.Постановление Правительства РФ № 590 от 26.04.2020 г. «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц».

Ø 8.Различные разъяснения и рекомендации Минтруда России.

 

Виды трудовых книжек.

 Трудовая книжка образца 1938 года (вступила в действие с 1939 года). Книжка имеет темно-фиолетовый цвет, не имеет защитных знаков. Материал – заменитель кожи. Бланки двуязычные: на русском языке и языке республики, входившей в состав СССР. Упрощенный титульный лист (нет герба, серии, номера; в дате рождения указывается только год, не ставиться печать работодателя, и подпись лица, выдавшего трудовую книжку, большие пробелы между строками), сведения о работе вносятся в обратном порядке (год, месяц, число).

Трудовая книжка не содержит печать на титульном листе. Без печати трудовая книжка действительна.

Трудовая книжка образца 1939 – Приложение №1

Трудовая книжка образца 1974 года двух видов: зеленого цвета, материал – заменитель кожи и голубого цвета, материал - картон. Трудовые книжки в голубой картонной обложке стали выпускаться с 1982 года. Имеются защитные знаки – на просвете по всей странице видны «косички» – змеевидно изогнутые линии. Бланки двуязычные: на русском языке и на языке республики бывшего СССР. На титульном листе – Герб РСФСР. Имеет серию и номер, три строки для внесения фамилии. На последней странице отметка «Гознак. 1974».

Трудовая книжка в обязательном порядке содержит такой реквизит, как печать.  Без печати трудовая книжка недействительна.

 Зависимость серии трудовой книжки (вкладыша) от года выпуска Серия Номер. Применяются Трудовые книжки АТ-I, 1976 гг. АТ-II, 1978, 1979 гг. АТ-III, 1981, 1982 гг. АТ-IV, 1984, 1985 гг. АТ-V, 1987, 1988, 1989 гг. АТ-VI, 1991, 1992 гг. АТ-VII, 1994, 1995, 1996, 1997 гг. АТ-VIII, 1999, 2000 гг. АТ-IX, 2002, - первая половина 2003 г. АТ-X вторая половина 2003 г. Вкладыш в трудовую книжку АТ-I с 1974 года АТ-II с 1981 года АТ-III с 1988 года АТ-IV с 1995 года.

Трудовая книжка образца 1974 – Приложение № 2.

 Трудовая книжка 2003 года выпуска вступила в действие с 01.01.2004 г. Цвет серый, материал – заменитель кожи. Имеется специальный шов, исключающий возможность замены листов, защищена водяными знаками в виде букв «ТК», хаотично расположенными по всей странице и видимых на просвет. На титульном листе – герб России. Имеет серию и номер. На последней странице отметка Год выпуска определяется по серии и номеру. Серия трудовой книжки начинается с «ТК».

 Печать на трудовой книжке должна быть обязательна.

 Однако, с 06 апреля 2015 был принят Федеральный закон (далее по тексту – ФЗ) "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" от 06.04.2015 N 82-ФЗ, который разрешил юридическим лицам работать без печати, об этом должна быть информация сказана в Уставе (использует или нет печать). Если трудовая книжка выдана после 06 апреля 2015 г. и отсутствует во вкладыше, то работник такие тонкости может и не знать, необходимо: 1) проверить существует ли данная организация, которая выдала трудовую книжку без печати; 2) запросить информацию использует ли юридическое лицо печать. Если работодатель не использует печать, то запросите справку о том, что работодатель, выдавший трудовую книжку без печати, работает без печати за подписью руководителя организации.

Трудовая книжка образца 2003 года - приложение № 3.

 Организационные моменты по работе с трудовыми книжками на бумажном носителе: перечень необходимых документов. Приобретение трудовых книжек на бумажном носителе и вкладышей в них.

- приказ о назначении ответственного лица за ведение и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним. Как правило, трудовые книжки ведет работник отдела кадров, или лицо, ответственное за кадровый учет. Обязательно необходимо сделать приказ о назначении ответственного лица за работу, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. В приказе необходимо отразить, кто является ответственным лицом с указанием наименовании должности и ФИО работника; а также кто будет являться ответственным лицом в случае отсутствия основного работника ответственного за трудовые книжки. В приказе или в ином документе (например, должностная инструкция; в трудовом договоре необходимо отразить такую информацию, как работник, назначенный ответственным лицом за работу с трудовыми книжками имеет право: заверять все записи в трудовых книжках, в том числе, во вкладыше трудовой книжки; заверять копии трудовых книжек и выписок из них; расписываться в графе 10 Книге учета движения трудовых книжек.

Приказ о назначении ответственного лица за трудовые книжки регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

 - Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета движения трудовых книжек имеет унифицированную форму и не допускается добавление каких-либо дополнительных граф.

 Книга учета движения трудовых книжек должна быть прошита, пронумерована и скреплена печатью. Возникает вопрос – какой печатью заверять Книгу учета движения трудовых книжек? Действующее законодательство дает право использовать одну из печатей: сургучная печать или печать работодателя. Чтобы использовать печать работодателя и, чтобы она имела юридическую силу Книгу учета движения трудовых книжек необходимо опломбировать, об этом говорится в пункте 41.

Книга учета движения трудовых книжек приложение № 4.

 - приказ о назначении ответственного лица за организацию и ведение учета чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Ответственным лицом назначается кто-нибудь из работников бухгалтерии, так как согласно пункту 41: «В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка».

 - чистые бланки трудовых книжек и вкладыши к ним. Работодатель обязан иметь чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них, это указано в пункте 44 Правил о трудовых книжках, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности и должны хранится в соответствии с действующим законодательством в сфере бухгалтерского учета.

 - Приходно-расходная книга по учету чистых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией и имеет унифицированную форму. Также должна быть прошита, пронумерована и скреплена печатью (либо сургучной, либо печатью работодателя и опломбирована) – приложение № 5 к конспекту.

-заявление на заведение трудовой книжки, в том числе, вкладыша в трудовую книжку.

 Случаи, когда работодатель обязан завести чистую трудовую книжку работнику.

 Статья 65 ТК РФ устанавливает, что одним из обязательных документов при заключении трудового договора является трудовая книжка работника, за исключением случаев, если:

-новый работник устраивается на условиях совместительства

-если новый работник заявляет, что потерял трудовую книжку (внимание!!! Работник отдела кадров не обязан проверять факт действительно работник потерял трудовую книжку или нет)

-если трудовая деятельность начинается впервые гражданина с 01 января 2021 (на них будут вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде – ст. 66.1 ТК РФ и ФЗ № 439-ФЗ от 16.12.2019)

 Чистый бланк трудовой книжки оформляется в случаях (во всех случаях работник обязан написать заявление):

- работник устраивается на работу впервые (образец заявления – приложение № 6 к настоящему Конспекту);

-трудовая книжка работника утеряна (образец заявления – приложение № 7 к настоящему Конспекту);

- при оформлении дубликата трудовой книжки-  Образец заявления – приложение № 8 к настоящему Конспекту. 

Кроме того, работодатель обязан завести трудовую книжку российского образца на иностранного гражданина, который осуществляет трудовую деятельность в Российской Федерации впервые. 

Возникает вопрос нужно ли удерживать стоимость из заработной платы работника за выданный чистый бланк трудовой книжки, в том числе, вкладыша в трудовую книжку? Ответ – работодатель вправе удержать стоимость выданного бланка трудовой книжки и вкладыша, равно как и не удерживать. Данный вопрос лицу, ответственному за работу с трудовыми книжками необходимо выяснить в бухгалтерии.

Однако, действующее законодательство РФ устанавливает случаи, когда работодатель не имеет права удерживать стоимость трудовой книжки, включая вкладыш, а именно: если бланк трудовой книжки при оформлении испортил работник кадровой службы, то с его заработной платы удерживается стоимость бланка и составляется соответствующий Акт.