Кто должен завизировать служебное письмо?

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – пересылкой по почте.

Выполните задания, которые будут встречаться в информационном тексте, выделите ответы на вопросы, пользуясь своим конспектом, государственным стандартом, учебными пособиями.

Служебное письмо оформляется на бланке ___________________________ формата А4

(укажите вид бланка)

или А5 в зависимости от размера текста письма.

Отметьте (выделите жирным) в формуляре письма реквизиты, вставляя номера реквизитов по ГОСТу, относящиеся к бланку письма, используя конспект «Требования к бланкам документов»; подчеркните в формуляре наименования реквизитов, которые встретились вам впервые, т.е. те, которых не было в формулярах организационных и распорядительных документов.

Формуляр служебного письма

01 – Государственный герб РФ 01 – герб субъекта РФ 02 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

– наименование организации – справочные данные об организации – код организации – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) – дата – регистрационный номер – ссылка на регистрационный номер и дату документа

– адресат

– заголовок к тексту документа

– текст документа

– отметка о наличии приложения

– подпись

– отметка об исполнителе

– виза согласования

2. Приведите примеры оформления адресата из ГОСТ Р 7.0.97-2016:

1. Если документ адресован в организацию, её наименование пишется в именительном падеже
2. Если документ адресован руководителю организации, то в наименование должности входит наименование организации. Должность и фамилию пишут в дательном падеже. Инициалы перед фамилией (с новой строки).
3. Если документ адресован должностному лицу в организации, то сначала указывают наименование организации в именительном падеже, а затем должность и фамилию в дательном.
4. Если документ адресуют физическому лицу, то адресат оформляют как на конверте: фамилия, инициалы, адрес в соответствии с правилами услуг почтовой связи России.

Адрес в адресате указывают, если переписка ведется редко или для отправки используется конверт с прозрачным окном.

Вставьте ответ после вопроса:

Что является датой служебного письма?

Какой реквизит заполняется, если письмо ответное? Выделите пример.

На какой вопрос отвечает заголовок к тексту служебного письма?

Датой письма является дата его подписания и отправки.

Если письмо является ответным, то в бланке указывают номер и дату письма, на которое дается ответ, т.е. заполняется реквизит «13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Например:

На № 03-13/124 от 05.03.2011

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь реквизит - заголовок к тексту документа, который отвечает на вопрос «О чем?».

Составьте заголовок к тексту, если в письме сообщается о том, что ваша организация предлагает услуги по доставке и сборке офисной мебели.

Из каких композиционных элементов состоит текст письма, всегда ли присутствуют все элементы текста письма?

Обязательно ли соблюдать порядок их расположения? (вставьте ответы после вопросов, лишнее удалите)

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым и сложным. Простые письма состоят из одной (заключение) или двух частей (вступление и заключение). Сложные в композиционном плане текст письма содержит: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

8. Приведите примеры форм изложения текста из ГОСТ Р Р 7.0.97-2016:

В письмах используют следующие формы изложения (линии сотрите, вставьте текст ответа):

- _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Составьте вопрос (или вопросы) к следующему тексту:

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более вопроса, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

9. Как оформляется отметка о наличии приложения? Приведите примеры из ГОСТ Р 7.0.97-2016: (линии сотрите, вставьте примеры )

1) Если прилагаемый документ назван в тексте письма:

________________________________________________________________________________

2) Если прилагаемый документ не назван или прилагаемых документов несколько:

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Вставьте ответ после вопроса:

Кто имеет право подписать служебное письмо?

В какой отметке указывают исполнителя, составлявшего проект служебного письма?

Письма подписывает руководитель организации, его заместители в рамках предоставленной им компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Она проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

12. Приведите пример из ГОСТ Р 7.0.97-2016: ( линии сотрите, вставьте пример )