2020-06-29
94Ход занятия
Существует множество определений понятия «деловое совещание». Если обобщить все определения, то можно сказать, что деловое совещание – собрание заинтересованных лиц с целью обсуждения заранее определенных вопросов, обмена информацией, либо выработки совместного решения по конкретным проблемам. В ходе делового совещания используются и сочетаются различные формы делового общения (рис. 1):
Рис. 1. Формы делового общения, используемые в совещании
Совещание – это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Обычно совещание организовывается с целью обмена информацией и принятия группового решения по актуальным проблемам. Как отмечает В.Н. Куницына, при решении проблем совещание стоит проводить в тех случаях, когда:
· проблема является сложной, и один человек не может обладать всей информацией, необходимой для решения;
· есть необходимость разделить ответственность за решение проблемы между всеми членами группы;
|
|
|
· необходим не один, а несколько вариантов решения проблемы;
· важно понимать, какие взгляды у сотрудников есть на решение проблемы;
· руководитель использует демократический стиль управления и стремится добиться доверия подчиненных;
· необходимо формирование команды.
Рассмотрим типологию деловых совещаний, в рамках которой выделяют классификации исходя из следующих оснований: по назначению, по сфере применения, по тематике, по стилю проведения.
1. По назначению выделяют следующие виды совещаний:
Информативное совещание
Каждый участник кратко докладывает о положении дел, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность получить представление о состоянии дел.
Совещание с целью принятия решения
Координация мнений участников, представляющих разные подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме.
Творческое совещание
Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности.
2. По стилю проведения совещания также бывают различными (рис.2).
Рис.2. Виды совещания по стилю ведения
3. По сфере применения совещания могут быть:
Ø Научные (конференции, семинары, симпозиумы)
Ø Политические (съезды, пленумы, митинги)
Ø Военные (заседания, военные советы)
4. По тематике совещания бывают:
Ø Технические
Ø Кадровые
Ø Административные
Ø Финансовые
Организация и проведение делового совещания Прежде чем начинать подготовку к совещанию, психологи и менеджеры советуют определиться с тем, нужно ли вообще проводить совещание, насколько оно актуально в данных условиях. До совещания необходимо четко обозначить повестку дня, запрограммировать регламент, распространить эту информацию сотрудникам.
|
|
|
Повестка совещания должна включать в себя следующую информацию:
1) цель совещания, т.е. описание требуемого результата, желательного итога работы;
2) тема совещания, которая должна быть сформулирована ясно, конкретно и таким образом, чтобы заинтересовать участников совещания, мотивировать каждого на вклад в решение общей задачи;
3) перечень обсуждаемых вопросов: количество обсуждаемых вопросов должно быть небольшим, чтобы успеть все их рассмотреть;
4) время начала и окончания совещания: время совещаний должно быть определено распорядком, установленным в организации, оптимальная длительность совещания 1,5-2 часа; внеплановые совещания лишают возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им;
5) место, где будет проходить совещание: территория должна быть оптимальной для рабочей атмосферы: удобное размещение участников, возможность делать ими записи и т.п.;
6) фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов;
7) время, отведенное на каждый вопрос, которое определяется исходя из количества вопросов и степени их важности.
Для организации и проведения совещания рекомендуется пользоваться определенными правилами, соблюдение которых будет способствовать повышению эффективности и успешности делового общения:
I. Обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания.
II. Четкое и понятное всем присутствующим изложение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов.
III. Фиксация всех высказываний, выявляющих трудности и препятствия и указывающих пути их преодоления.
IV. Экономия времени; корректное прерывание выступлений, повторяющих уже изложенные факты, а также носящих нерациональный, противоречивый и поверхностный характер.
V. Периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить; подведение итогов совещания, указание лиц, ответственных за их выполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.
Правила поведения на совещании
Эффективность делового совещания значительно повыситься, если участники заранее будут проинструктированы о правилах поведения на совещании. Эти правила способствуют минимизированию конфликтных ситуаций, спровоцированных некорректным поведением сотрудников по отношению друг к другу.
1. Важно говорить только от своего имени. Использование безличных оборотов или оборотов, начинающихся с «Мы...» – означает, что человек не берет на себя ответственность за свои слова и поступки.
2. Задавая вопрос, нужно пояснить, с какой целью это делается вами, что для вас значит ответ на этот вопрос.
3. В высказываниях важно быть максимально естественным, не играя роль, выбранную самостоятельно или ожидаемую другими.
4. Не стоит интерпретировать чужие мысли, скорее всего, эти интерпретации будут ошибочными.
5. Стоит говорить не о чужих поступках и мыслях других, а о собственном восприятии этих поступков и мыслей, (вместо фразы «Вы ошибаетесь», сказать: «Мне представляется, что здесь какая-то ошибка...»).
6. Важно руководствоваться установкой на понимание («Я считаю так, а мой партнер по общению считает иначе, значит нужно обсудить обе точки зрения и прийти к компромиссу, учитывающему обе позиции»).
7. Заканчивая совещание, нужно кратко обобщить проведенное обсуждение и обозначить будущие мероприятия, которые важно осуществить в соответствие с принятым решением.
8. Совещание лучше завершать на позитивной ноте, что способствует формированию убеждения у участников, что в ходе дискуссии достигнут определенный прогресс.
|
|
|
Преимущества и недостатки деловых совещаний
Совещание как форма принятия коллективного решения имеет положительные стороны и недостатки.
Преимущества совещания
1. Позволяет добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных действий.
2. Принятие группового решения уменьшает риск формулирования неправильного или ошибочного мнения.
3. Позволяет проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения работы.
4. Коллективное решение учитывает различные точки зрения и позиции, имеющиеся среди сотрудников.
Недостатки совещания
1. На совещании появляется опасность «заговорить» решение
2. Решение, принятое на совещании, часто ориентировано на поддержание функционирования организации и редко направлено на принципиальное изменение ее деятельности и развитие.
3. Требует значительных затрат времени и средств.
4. Отвлекает от текущих дел множество специалистов, что не всегда обусловлено производственной необходимостью.
Урок окончен
Приступайте к выполнению задания
Литературный источник:
Эксакусто Т.В. Основы психологии делового общения: учебное пособие. – Таганрог: Изд-во ЮФУ, 2015. – 162 с. ISBN 978-5-9275-1712-1
