Риски проекта, реализовавшиеся на практике

Итоговый отчет о реализации проекта

 

Дата составления документа: 16.05.2020

Название проекта: «Фотохвостики»

Ссылка на проект: https://instagram.com/photo_hvostiki

Состав команды управления проектом: Бурьян Полина, Малых Валерия, Назарова Ольга, Яневская Ксения.

 

1. Краткое описание реализованного проекта:

16 марта 2020 года был запущен проект «Фотохвостики» в социальной сети Instagram.

В профиле были выложены душещипательные фотографии с четвероногими пушистыми друзьями, которые ищут свой дом. Проект помог собрать денежные средства, корм, пеленки и лекарства для приюта. На аккаунт подписалось больше 200 человек.

 

 

Предметная область

 

Поставленная цель, о проведении фотовыставки в ОмГУ для сбора пожертвований приюту не реализовалась, так как проект был перенесен в онлайн режим, в социальной сети Инстаграм, где и состоялась фотовыставка и сбор средств для приюта.

 

Таким образом, задачи проекта не изменились и были выполнены:

1) Распространение фото животных из приюта;

2) Сбор средств, кормов, медикаментов для животных.

 

Использовать конкретные количественные показатели достигнутых результатов мы не можем, так как на социальных страницах проекта были указаны прямые реквизиты приюта.

Но из полученных нашим проектом чеков, то есть прямых доказательств денежных переводов в приют, можно сделать вывод, что количество пожертвований составило более 2000 рублей.

Количество человек, посетивших онлайн фотовыставку, то есть количество подписчиков -более 200 человек.

Фотографии, размещенные на онлайн фотовыставки - более 20 шт.

Предоставлены видеоотчеты о поездке в приют и проведении в нем фотосессии - 2 шт.

Создан видеоролик о нашем проекте - 1шт.

 

 

Качество проекта

 

В ходе работы над проектом, требования к качеству были изменены, так как сам проект был перенесен в онлайн формат. Данным измененным требованиям полученные итоги соответствуют.

Фотосессия в приюте была проведена, материальная помощь в натуральном виде приюту произведена. Фотовыставка состоялась в онлайн режиме, люди привлечены к проблемам приюта, а также оказали материальную помощь.

 

Социальная значимость проекта заключается в привлечение внимания людей к проблемам бездомных животных и распространении информации о возможных путях оказания помощи Омскому приюту «omskhvostik».

 

Масштабность можно измерить в количестве привлеченных людей к данному проекту, помимо стейкхолдеров и команды управления, о нашем проекте также узнали люди, способные внести свой вклад в развитии нашего проекта, это подписчики в размере более 200 человек, и распространение информации о нашем проекте, в виде репостов, в том числе самого приюта.

 

Проект Фотохвостики соответствует целям устойчивого развития:

Обеспечение приюта необходимыми лекарствами, пеленками и кормами, а также привлечение людей к проблемам приюта, по средствам распространения информации ведет к тому, что:

1)Создаются и поддерживаются условия для безопасной и активной жизни в городе;

2)Защищается и восстанавливается экосистема суши;

3)Поддерживается здоровый образ жизни для всех возрастов.

 

 

Соблюдение сроков проекта

Запуск фотовыставки должен был быть 01.04.2020 года, но из-за пандемии наши сроки сместились на 16.03.2020 года. Фотовыставка была перенесена в онлайн режим, что позволило нам не тратить деньги на распечатку фотографий, а также затратить на организацию выставки меньше времени.

Бюджет проекта

 

№	Наименование затратов	Плановый бюджет	Фактический бюджет
1	Фотобумага	200	-
2	Канцелярские кнопки	50	-
3	Обычная бумага	230	-
4	Транспорт (автобус)	180	180
5	Транспорт(на бензин)	500	-
6	Впитывающие пеленки 60*90	300	300
7	Препарат «Стронгхолд»	380	380

 

 

Вывод: Плановый бюджет проекта превысил фактические затраты, это связанно со сложившейся ситуацией в мире, пандемией и необходимостью в городе Омск соблюдать режим самоизоляции.

По данной причине проведение фотовыставки было перенесено на онлайн площадку Инстаграм и как следствие не требовало затрат на бумагу, канцелярию и бензин для перевозки корма в приют.

Таким образом, в нашем проекте образовалась внеплановая экономия бюджета.

Изменение бюджета не повлияло на достижение целей и качество нашего проекта, так как сама фотовыставка перенеслась на интернет платформу и не нуждалась в дополнительных вложениях.

Сроки перестали зависеть от нашего бюджета, так как формат проекта изменился, но сэкономилось время, необходимое на покупку бумаги и канцелярию.

Сама фотосессия в приюте была проведена до режима самоизоляции, поэтому все затраты, связанные конкретно с процессом съемки не отличились от планового.

 

Коммуникации в проекте

 

Коммуникации в проекте были организованны на достойном уровне и достаточно эффективно. В самые первые дни работы команда распределила ключевые обязанности, что помогло при разрешении последующих возникающих новых задач.

 

С помощью социальных сетей Инстаграм, ВКонтакте и мессенджера WhatsApp мы создали возможность быть всегда на связи в онлайн. Команда управления устраивала совещания через видеозвонки в общих чатах, на протяжении всей проектной деятельности постоянно вела переписку, что позволило двигать рабочий процесс гораздо быстрее.

Также, посредством телефонной связи была организована в полной мере эффективная коммуникация с приютом, беспрепятственно обговаривались все организационные моменты. Нам удалость выстроить хорошие отношения с персоналом, они шли к нам навстречу и уделили необходимое нам количество своего рабочего времени.

С деканатом взаимодействовали напрямую, что позволило сократить срок ожидания ответов. С иными же стейкхолдерами проекта, связь происходила оперативно через интернет среду.

 

 

Риски проекта, реализовавшиеся на практике

 

Первые новости о COVID-19 начали просачиваться в мировые СМИ ближе к концу января, начало нашей проектной работы датируется с 17 февраля, к этому времени, учитывая скорость распространения заболевания и первые закрывающиеся города в Китае, появился более чем реальный риск пандемии, что и произошло на деле. Все университеты закрыли и посадили на самоизоляцию, влеча за собой последствия невозможности проведения оффлайн фотовыставки. Расчет был произведен абсолютно верный, исключая только то, что невозможно было предвидеть  длительность самоизоляции. Это принудило команду управления принять решение не о переносе даты начала фотовыставки, как указано в документе, а о переносе ее в онлайн среду.

 

В ходе реализации проекта был выявлен непредусмотренный в планировании проекта риск: запрет деканата на сбор средств в денежном эквиваленте.

 

 

Команда проекта

В команде проекта возникали споры и конфликтные ситуации, но мы быстро находили компромисс, старались прислушиваться друг к другу. Все задания выполняли коллективно, распределяя между собой обязанности. В команде обязательно должен быть человек, который будет руководить всем процессом и распределять задачи между ее членами, иначе проект может не осуществиться. Каждый из нас понял, что, работая в команде, ты в первую очередь думаешь не о себе, а о своих коллегах, потому что из-за одного человека, не выполнившего работу вовремя, может все сорваться. Мы считаем наш проект успешным, потому что уложились в поставленные сроки, бюджет, набрали необходимое число аудитории, а также собрали средства для приюта. При реализации проекта у нас возникла проблемная ситуация с деканатом из-за того, что в видеоролике, который мы создали для привлечения внимания, был текст, связанный с деньгами, что не разрешено по правилам деканата. Из текста не стали ничего убирать, выложили только на своей странице, так как считаем это необходимо для нашего проекта.