Отчеты в базе данных Microsoft Access. Разделы отчета. Создание отчета с помощью мастера

Отчет – объект базы данных, предназначенный для создания печатного документа. Разделы отчета подобны разделам формы. Отчеты предоставляют более широкие возможности для группировки записей и вычисления промежуточных итогов, чем формы.

Разделы отчета

Область данных предназначена для отображения записей источника данных отчета. Элементы управления, расположенные в этом разделе, повторяются для каждой записи. Заголовок отчета печатается один раз, в начале первой страницы отчета. Примечание отчета печатается один раз в конце последней страницы отчета. Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок отчета и Примечание отчета, используют данные всего отчета. С группировкой записей связано появление дополнительных разделов отчета: Заголовок группы и Примечание группы. В отчете может быть несколько таких разделов: по числу уровней группировки. Заголовок группы печатается в начале каждой группы записей, Примечание группы – в конце каждой группы записей. Статистические функции, содержащиеся в вычисляемых полях, помещенных в разделы Заголовок группы и Примечание группы, используют данные группы записей.

Содержимое разделов Верхний колонтитул и Нижний колонтитул печатается соответственно вверху и внизу каждой страницы. Microsoft Access предоставляет следующие способы создания отчетов: - автоматическое создание простого отчета; - создание отчета с помощью Мастера отчетов; - создание отчета в режиме Макета; - создание отчета в режиме Конструктора.

Создание отчета с помощью Мастера

Этот способ позволяет использовать поля из нескольких таблиц или запросов без предварительного создания запроса, включающего все нужные поля.

1. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкнуть по кнопке Мастер отчетов.

2. В первом окне Мастера в списке поля Таблицы и запросы выбрать таблицу (или запрос), из которой надо взять поля для отчета, затем из списка Доступные поля выбрать нужные поля. Если в отчете MS Access Отчеты 3 необходимо использовать поля из нескольких таблиц или запросов, повторить эти действия для других таблиц (или запросов).

3. Во втором окне Мастера отчетов определяются уровни группировки: чтобы задать группировку по некоторому полю, надо выделить его в списке и щелкнуть по кнопке «стрелочка вправо». Щелчок по кнопке отменяет группировку по выбранному полю. Можно задать несколько уровней группировки. Для изменения порядка уровней группировки предназначены кнопки «стрелочка вверх» и «стрелочка вниз». В этом же окне можно задать интервалы группировки. Для этого надо щелкнуть по кнопке Группировка. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и т. д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, двум первым буквам и т. д.

4. В следующем окне выбирается порядок сортировки. В том случае, если задана группировка данных, можно задать вычисление итоговых значений. Для этого щелкнуть по кнопке Итоги и в открывшемся окне выбрать нужную статистическую функцию.

5. В следующем окне выбрать вид отчета.

6. Далее выбрать стиль оформления.

7. В последнем окне ввести имя отчета и выбрать дальнейшие действия.