Генеральный регламент

Архивы приказов.

С XVI века вплоть до начала XVIII века центральными учреждениями Московского государства были приказы. 

Ввиду сложности структуры приказов некоторые категории документа постепенно были обособлены от текущего делопроизводства. Так в приказах появились архивы - собрания документов, более или менее отделенных от самих столов и повытий (их складировали в специальных помещениях - “казенках”).

    Сначала приказы и их архивы помещались в тесных неприспособленных помещениях. Затем, после большого пожара в 1626 году в Москве, когда пострадали документы приказов, особенно архивы Поместного и Разрядного приказов, для приказов было выстроено каменное двухэтажное здание в Кремле, где также расположились и архивы приказов. Комнаты, в которых хранились документы, были оборудованы железными дверьми с засовами, на окнах были железные решетки. Как и в Царском архиве XVI века, документы хранились по ящикам, сундукам, коробам. Однако хранить и описывать их стали более тщательно и подробно. Некоторые архивы даже были оборудованы полатями и шкафами. Правила хранения документов были довольно строгими - с ночными дежурствами, со сменными дневальными внутри и снаружи. Описи в массе своей были более совершенные, чем описи предыдущего периода: раскрывались глухие заголовки, иногда даже слишком подробно, в описях перечислялись внешние особенности документов - их материал, язык, наличие печатей, подписей, дефекты, следы порчи, степень ветхости документа. В приказных архивах в это время появляется такой важный элемент учета, как нумерация архивных дел, а не только мест их хранения - ящиков, коробов.

    В некоторых приказных архивах появляются элементы справочного аппарата и кроме описей: “главы”; указатели к описям (“азбуки” и “азбуки по алфабету”). Главы представляли собой оглавления материалов в книгах или в архивном деле - это внутренние описи документов в данном деле. Азбуки возникли таким образом: справки в архивах приказов наводились в основном об определенных лицах, для удобства поиска на полях описи рядом с заголовком документа или дела ставились инициалы того лица, которое упоминалось в документе. Такие испещренные буквами описи стали называть “азбуки”. “Азбука по алфабету” получалась, если в отдельную тетрадь (книгу) эти инициалы и фамилии переписывались в алфавитном порядке, а против каждой фамилии указывался номер и год дела (книги), в котором содержались сведения об этом лице.     

    Наиболее важными из приказных архивов были фонды архивов Посольского, Поместного, Разрядного приказов.

    В архиве Посольского приказа осели документы “Царского архива”. Здесь хранились грамоты, договоры русских феодальных земель и княжеств, трактаты с европейскими и азиатскими государствами, сюда поступали статейные списки - отчеты русских посольств в виде дневников, дела о приездах в Москву иностранных послов и переговорах с ними. В архиве хранились “государевы родословцы”, “титулярники”, документы, содержавшие сведения о московских князьях и русских царях.

    Поместный приказ ведал распределением земель служилым людям. В его архиве хранились, в частности, такие документы, как писцовые книги (перепись мужского совершеннолетнего населения с описанием земель, угодий, промыслов, торговых заведений), переписные книги (поименная перепись с указанием возраста, чаще всего - тяглого мужского населения, велась по населенным пунктам), дозорные книги (с результатами обследования районов, пострадавших от вторжений или стихийных бедствий), платежные книги (составлялись для раскладки и сбора повинностей на основе писцовых и дозорных книг), межевые книги (с зафиксированными границами владений), отказные и отдельные книги (со сведениями о крестьянских дворах и землях, отданных во владение помещику или вотчиннику), отписные книги (с описанием конфискованных в пользу государства имений, дворов и имущества), и многие другие.

    Разрядный приказ заведовал военным управлением, службой, стратегически важными территориями. В его архиве отлагались такие документы, как именные списки бояр, окольничих, дворян, начальных людей в полках, судей и личного состава приказов; разрядные книги со сведениями о ежегодных назначениях на военную, гражданскую и придворную службы; отчеты с мест об обороноспособности городов; и многие другие.

    После того, как был создан приказ Тайных дел, в задачи которого входило осуществлять контроль за всеми приказами, в 1654 году был создан и архив приказа Тайных дел с материалами следствий по важным политическим делам, о контроле за деятельностью других приказов и должностных лиц, документы по управлению царским хозяйством и другие. Сюда были стянуты многие архивные дела 29 приказов. Они были возвращены приказам после ликвидации приказа Тайных дел и его архива в 1676 году.

 

Генеральный регламент.

С первой четверти XYIIIв. начинается новый этап в развитии архивного

дела.

Преобразования в системе государственного аппарата привели к

существенным изменениям в области архивного дела - создавались архивы при новых ВЫСШИХ, центральных и местных учреждениях.

В поисках лучших организационных форм архивные фонды смешиваются, разъединяются, перевозятся в другие города, старые фонды сливаются с новыми и т.д.

В результате этих преобразований архивы отделились от канцелярии и

превратились в самостоятельные структурные части учреждений, что было

закреплено юридически в Генеральном регламенте 1720 г. Мероприятия,

проводимые Петром I оказались сильное воздействие на дальнейшее

развитие архивного дела,

44-я глава "Генерального регламента" посвящена архивам.

Глава XLIV. О архивах.

 

Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оные

три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с

роспискою архивариусу отдаются, токмо из того изъяты суть  

особливые уставы, регламенты и все те документы и книги, которые

в коллегиях и канцеляриях и в конторах для справки, и правила их

всегда при них имеют быть. И дабы коллегии и их канцелярии знать

могли, куда и в которой архив им вышепомянутые письма надлежит

отдавать: того ради повелевает его царское величество иметь два

архива, один всем делам всех коллегий, которые не касаются

приходу и расходу, быть под надзиранием иностранных дел коллегии,

а которые касаются приходу и расходу, тем быть под надзиранием

ревизион-коллегии.

 

По «Генеральному регламенту» впервые в, мировой практике

предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в

архивы по истечении определенного срока.

Для дел, потерявших практическую ценность, он устанавливался в три

года. Что касается материалов, необходимых для нормальной деятельности

учреждения, то для них конкретных сроков не существовало. Видимо, их

надо было передавать в архив после того, как документы теряли

справочное значение.

Одновременно устанавливался порядок передачи дел в архивы и

вводились специальные должности – архивариусы. Была сделана попытка

провести концентрацию материалов: дела, «которые касаются приходу -

расходу должны быть под надзором Ревизион-коллегии», все другие

документы - "под надзиранием Иностранных дел Коллегии». Видимо это

было заимствовано из опыта Швеции, в которой существовало два главных

архива: политический и финансовый. Однако, для России с ее огромным

государственным аппаратом - это было неприемлемо.

Концентрация документов в двух архивах не была осуществлена.

Однако укрупнение ведомственных архивов произошло.

По Генеральному регламенту должность архивариуса в штате была

единственная. Оклады архивистов зависели от степени важности

хранившихся документов. В превелигированных архивах они были выше. Но

в целом жалование было невысоким, к тому же его порой не получали на

протяжении нескольких лет. На служащих архива лежали обязанности

"надзирать и охранять" документы и осуществлять справочную работу.

Продолжительность рабочего дня архивариусов составляла сначала 6

часов, позднее стала 14-16 часов. Но к концу 18 в. опять сохранилась до 8

часов, т.к. условия в архивах были очень тяжелые.

Средства на нужды архивов отпускались явно недостаточные.

Вместо приказов созданы 12 коллегий, что способствовало более

компактному отложению дел.

Под влиянием развития книгопечатания в целях улучшения сохранности

документов в делопроизводство стало внедряться ведение дел на листах книг

и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое делопроизводство было отменено, что

сильно сказалось на развитии архивного дела. В инструкции 1720 года

архивариусу Коллегии иностранных дел, требовалось материалы разбирать

по годам, месяцам и по числам, а затем переплетать в книги по годно..

Инструкция предписывала бережно относиться к делам, заботиться об их

сохранности.