Урок 16. Организация бухгалтерского дела и архива

 

Любое дело для успешного функционирования нуждается в орга­низации его осуществления. Это непосредственно касается и бухгал­терского дела, отличающегося сложной и неоднородной структурой, разным по содержанию и срокам выполнения перечнем выполняемых бот, необходимостью их гармонического сочетания для обеспечения, совмещением учетных функций с контрольными, отчетность. В соответствии со разным по содержанию и срокам выпил» работ, необходимостью их гармонического сочетания для обеспечения единства системы, совмещением учетных функций с контрольными, необходимостью выхода на единую отчетность. В соответствии со структурой плана счетов, особенностями производственно-хозяй­ственной деятельности организации, составом и содержанием учетных работ бухгалтерия подразделяется на отделы, секторы, учетно-контролъные группы. При наиболее полном делении в крупных организа­циях с централизованной системой учета обособляются отделы учета производственных запасов, основных средств и нематериальных акти­вов, труда и заработной платы (расчетная часть), производственный сектор, отделы учета готовой продукции и ее реализации, финансовых операций и расчетов, учета капитальных вложений, непромышленной деятельности и т.п.

Нет единых правил для определения количественного состава ра­ботников в каждом из подразделений бухгалтерии и распределения обязанностей между ними. Общая численность бухгалтерского пер­сонала обычно определяется исходя из трудоемкости учетных работ или априорно и также устанавливается по отделам, секторам и учет­ным группам. Обязанности между бухгалтерами внутри подразделе­ний распределяются с ориентацией на объект учета или место осуществлёния хозяйственных операций. Так, в материальном отделе за ка­ждым бухгалтером закрепляют определенные склады или виды материальных ценностей, в расчетной части и в производственном секторе — цеха, отделы и службы, в финансовой группе — виды опе­раций и т.п.

Весьма важно при распределении обязанностей внутри бухгалте­рии учесть психологические особенности характера того или иного работника. Так, некоммуникабельный бухгалтер может быть пре­красным специалистом в производственном секторе или в отделе уче­та основных средств и нематериальных активов, но в расчетной части у него могут быть серьезные проблемы во взаимоотношениях с персо­налом.

Для обобщения различных видов учетных работ в единое целое, обеспечения равномерности их выполнения в течение отчетного пе­риода составляется специальный график, в котором для подразделе­ний бухгалтерии и отдельных ее работников указывается время пред­ставления первичных документов, машиннограмма, других учетных ре­гистров, а также форм внешней и внутренней отчетности.

Для четкой и оперативной работы бухгалтерской службы в услови­ях сложных взаимосвязей ее со всеми сторонами и аспектами функ­ционирования организации важное значение имеет внутренняя регла­ментация ее деятельности. Для этого рекомендуется разработать и ут­вердить руководителем предприятия Положение о бухгалтерии. В нем определяется роль и место бухгалтерской службы в организационной структуре аппарата управления, ее подчиненность, основные задачи и функции бухгалтерии, ее права, обязанности и ответственность, внут­ренняя организационная структура, показатели оценки работы и фор­мы стимулирования.

Важной задачей организации бухгалтерского дела является обеспечение благоприятных условий для нормальной деятельности учетного персонала. Работа сотрудников бухгалтерии состоит из комплекса творческих, логических и вспомогательно - технических операций. Это главным образом интеллектуальная деятельность, требующая сосредоточенности, внимания, пунктуальности и аккуратности. Условия ра­боты влияют на производительность труда, качество выполнения бух­галтерами своих обязанностей, степень утомляемости, удовлетворен­ность трудом.

Для бухгалтерии необходимо помещение в одном здании с дирекци­ей предприятия, расположенном вблизи от основного производства. Все ее подразделения обычно располагаются в одном месте в больших помещениях на нижних этажах или в отдельных комнатах на 2—3 чело­века. В отдельных кабинетах размещаются сотрудники, непрерывно принимающие посетителей: главный бухгалтер, начальник расчетного отдела, кассир. Наиболее приемлемыми для работы считаются прямо­угольные комнаты, длина которых превышает ширину не более чем в два раза. Норма площади на одного работника в административ­но-конторских помещениях — не менее 3—5 квадратных метров.

Помещения для бухгалтерии должны располагаться там, где доста­точно естественного света, нормальная влажность и температура, не мешает производственный шум, Нормальной считается освещенность 300 лк. Если возраст работника свыше 50 лет, эта норма должна быть повышена. Освещенность ниже нормы на 20—30% считается неприем­лемой. Наиболее благоприятной в помещении является температура 18—20°С, влажность 60—70%. Уровень шума не должен превышать 45-50 дБ.

Перечень основных эргономических требований, обеспечивающих нормальные условия труда учетных работников, приведен в табл. 4.3.

Таблица 4.3. Перечень основных требований к организации рабочего места бухгалтера

 

 

Требования	Количественные характеристики	Примечание
1. Потребная площадь на каждого работника	3,25-5 м2
2. Площадь кабинета гл. бухгалтера	не менее 8 м2
3. Микроклимат: ü температура воздуха	18-22°С	В холодный и переходный периоды
ü относит, влажность воздуха	60-75%
ü скорость движения воздуха	0,2-0,5 м/с
4. Освещенность помещений	Комбинированное общее люминесцентное в зоне рабочего места 300 лк	Сочетание общего и местного освещения
5. Уровень шума	45-50 дБ
6. Цветовое оформление и аксессуары помещений (р — коэфф. отражения): потолок	Р = 0,9	Белый
стены	P = 0,6-07	Зеленый, зелено-голубой, Бледно-голубой, Желто-зеленый, Светло-бежевый, Светло-желтый
Пол	P = 0,3	Голубовато-зеленый, Желтый, оранжевый
Мебель и оборудование	Р = 0,5- 0,65	Светло-желтые оттенки

 

Большую часть рабочего времени бухгалтер проводит за столом, который рекомендуется ставить перпендикулярно к окну или так, что­бы свет падал с левой стороны. Размещать бухгалтеров в комнате жела­тельно в соответствии с маршрутами движения документации и реги­стров. Столы сотрудников, связанных одной работой, следует ставить рядом. Проходы между столами должны быть не менее 55 см. 

Рекомендуемая высота стола — ³/₇ роста человека, стула — ²/₇ роста. Ящики в столах должны допускать возможность нахождения папок с документами в вертикальном положении.

Составной частью внутренней организации бухгалтерского дела является распорядок рабочего дня бухгалтерии. Непосредственно в бухгалтерии прием посетителей рекомендуется производить во второй половине рабочего дня и делать общие перерывы в работе минут на 10— 15, один в первой половине дня и два — во второй. Обеденный пе­рерыв желательно сочетать с активным отдыхом (прогулками на све­жем отдыхе, гимнастикой). Время обеда работников бухгалтерии не должно совпадать с обеденным перерывом рабочих.

 

 

Составной частью бухгалтерского дела является организация бух­галтерского архива.

Согласно Закону «О бухгалтерском учете» все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответ­ствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает для хранения данных бухгалтерского учета и других документов, не­обходимых для исчисления и уплаты налогов, срок в четыре года. Доку­менты, подтверждающие убыток, переносимый на будущее, необходи­мо хранить в течение всего срока, пока предприятие уменьшает налогооблагаемую прибыль на сумму ранее полученного убытка. Доку­менты по учету кадров, в том числе лицевые счета работников по расче­там заработной платы, должны сохраняться в течение 75 лет. Срок хра­нения любого документа исчисляется к 1 января года, следующего за го­дом его оформления.

Обработанные бухгалтерские документы могут храниться как в са­мой организации, так и в специальных учреждениях — государствен­ных и частных архивах. Вопрос о выборе места хранения решает руко­водство предприятия. Порядок хранения бухгалтерских документов непосредственно в организации устанавливает главный бухгалтер.

Обычно первичная документация, учетные регистры, бухгалтер­ские отчеты и балансы первые 2—3 года хранятся непосредственно в бухгалтерии, в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. За­тем они передаются в архив предприятия или в государственные и ча­стные архивы.

Порядок систематизации первичных документов для хранения оп­ределяет бухгалтер, имеющий с ними дело. По документам, связанным с расчетными операциями, одни бухгалтеры комплектуют все выставлен­ные в адрес предприятия счета с договорами, другие — с платежными документами, третьи — складывают счета в отдельные папки в разрезе учетных регистров. Чаще всего первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру (журналу-ордеру, ве­домости и т.п.), комплектуются в хронологическом порядке. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банков с относящимися к ним пер­вичными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности и переплетены. Отдельные виды первичных докумен­тов (наряды на сдельную работу, сменные рапорты, маршрутные листы) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избе­жание их утери или возможных злоупотреблений.

По некоторым видам первичной документации нормативные поло­жения по бухгалтерскому учету и налогообложению предусматривают особый порядок систематизации и хранения. Так, счета-фактуры, полу­ченные от поставщиков, и вторые экземпляры счетов, отправленных предприятием покупателям, следует хранить в специальных журналах учета продаж и приобретения. Бланки и документы строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их полную сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных положениях и руководствах, регламентирующих ведение бухгалтер­ского учета в условиях автоматизации обработки экономической ин­формации.   

Если руководством предприятия принято решение хранить бухгал­терскую документацию в государственном или частном архивном уч­реждении, с ним заключается договор возмездного оказания услуг. В типовых договорах с территориальным подразделениями Росархива предусматривается необходимость периодической проверки состоя­ния архивного дела на предприятии и их согласие на уничтожение документов по истечении срока хранения. Для частных архивных учреж­дений необходима лицензия на осуществление этого вида деятельно­сти. Обычно они не только хранят, но и уничтожают документы с истекшим сроком сохранности. При ликвидации предприятия без правопреемника все документы, касающиеся личного состава (учет­ные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.), и документа­цию, по которой еще не истек срок хранения, необходимо сдать в тер­риториальное отделение Росархива. Туда же передаются и учредитель­ные документы ликвидированной организации.

Ответственность за сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в бухгалтерии и архиве предприятия, за своевременную передачу их в архивное учреждение несет главный бухгалтер. Выдача этой документации из архива пред­приятия работникам других его структурных подразделений, как пра­вило, не допускается. В отдельных случаях документация выдается только по распоряжению главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов может производиться органами дознания, предва­рительного следствия, прокуратуры и судами на основании постанов­ления этих органов в соответствии с действующим процессуальным за­конодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку должностному лицу предприятия. В присутст­вии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты изъятия.

Действующим налоговым законодательством предусмотрена мате­риальная ответственность за сохранность бухгалтерской документа­ции. При их отсутствии или пропаже предприятие обязано уплатить штраф в следующих размерах:

ü 5000 руб., если нет бухгалтерских документов, относящихся к од­ному налоговому периоду;

ü 15 000 руб., если отсутствуют документы за несколько налоговых периодов;

ü 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб., если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Кроме того, согласно Кодексу об административных правонару­шениях руководитель организации может быть оштрафован за нару­шение порядка и сроков хранения учетных документов в размере от 2000 до 3000 руб.

Штрафные санкции не применяются, если предприятие докажет, что пропажа документов произошла по форс-мажорным обстоятельст­вам, например, в результате стихийных бедствий. Во всех случаях про­пажи или гибели бухгалтерской документации руководитель предпри­ятия Должен назначить приказом комиссию по выяснению причин утери документов. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформля­ют актом, утверждаемым руководителем организации.

Причина пропажи или гибели от пожара бухгалтерской документа­ции считается уважительной, избавляющей от штрафных санкций, если в акте будет указано, что помещение, где находились документы, было оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией. К акту должна быть приложена справка милиции о возбуждении по факту кражи уголовного дела или справка пожарной службы о случив­шемся пожаре и его последствиях.

Актом созданной приказом по предприятию комиссии оформляют и уничтожение или сдачу в утиль документации с истекшим сроком годности. Остальные первичные документы, учетные регистры, бух­галтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи в архив предприятия они должны храниться в бухгалтерии в специальном помещении или закрывающихся шкафах под ответст­венность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спец помещениях, обеспечивающих их сохранность. Пер­вичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и со­провождаются справкой из архива предприятия.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним первичными документами должны быть подобраны в хро­нологическом порядке и переплетены.

Документы, необходимые для использования в практических це­лях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного учреждения. Документы, имеющие научно-историческую и практиче­скую ценность, подлежащие постоянному хранению, передаются в го­сударственный архив. Архивные документы обычно хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям регистров. Внутри папки доку­менты располагаются в порядке последовательности их записи в тот ли иной регистр.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждении опреде­ляется Главным архивным управлением РФ, но не менее 5 лет. Рабо­чий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной по­литики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, в кото­ром они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспе­чивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

В случае изъятия недооформленные тома документов (не подши­тые, не пронумерованные и т.д.), с разрешения и в присутствии пред­ставителей органов, производящих изъятие, соответствующие долж­ностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заве­рить своей подписью, печатью).