Назначение и виды документов, составляемых в ОВД

Введение

Специфика работы органов внутренних дел накладывает и повышенные требования к правилам ведения документации. Для того чтобы информация стала официальным документом и обросла юридической силой требуется уяснить основные способы документирования, а также правила использования реквизитов. В процессе деятельности ОВД образуются большие массивы информации, данное обстоятельство характерно для любого уровня управления. Циркулируя через службы ДОУ (канцелярии, секретариаты), различные документы требуют пристального внимания для их правильной идентификации и систематизации. Работники служб ДОУ, обрабатывая документопотоки, практически не тратят время на ознакомление с содержанием документов благодаря наличию стандартно расположенных реквизитов. Стандартизация видов документов и способов документирования значительно упрощают управленческий процесс и делают его более эффективным.

Знание правил оформления реквизитов документов является первым требованием, необходимым для разработки документации. Второе, не менее важное требование – соблюдение правил составления документов. Ряд обязательных этапов составления документов и навыки составления без морфологических недостатков текстов официальных документов представляют из себя достаточно сложную задачу даже для опытных специалистов. Развитие подобных навыков должно начинаться в процессе первоначальной подготовки будущих сотрудников служб и подразделений ОВД.

Низкая культура письменной речи точно так же недопустима в правоохранительной деятельности, как и отсутствие навыков владения оружием.

Процесс управления в любой отрасли, любом ведомстве, учреждении, организации обязательно сопровождается получением, переработкой, созданием, хранением, распространением различной информации. Носителем информации в системе социальных отношений, кроме речи, в настоящее время могут являться письменные и машинописные тексты, графика, печатные издания, кино-фото-аудио-видео материалы и программные продукты. В процессе делового информационного обмена между гражданами и организациями, в системе предприятий, организаций и государственных органов управления информационные носители приобретают особую роль. Эта роль заключается в том, что на информационном носителе фиксируется характер возникающих правоотношений, т.е. процесс выполнения основных функций учреждения, а так же организация и регулирование этой деятельности, т.е. процесс исполнения функций управления.

Данную роль фиксации процесса управления с полным основанием можно выделить в самостоятельную функцию управления, поскольку от нее зависят все, что связано с понятием “эффективность управления”. Гражданину, вступающему в любые правовые отношения, известно, что они начинаются, практически всегда, с письменного обращения, которое должно быть оформлено в той или иной форме, а последующие исполнение обращения должно фиксироваться в структуре бюрократического аппарата. Дословное значение “бюрократия” не имеет отрицательного содержания пока означает “власть канцелярии”, недопустимо всевластие бюрократии, т.е. произвол чиновников-делопроизводителей. В процессе управления основная функция бюрократии - согласование процессов управления, их оптимизация, унификация, четкое регламентирование получаемой и отправляемой информации, т.е. обеспечение эффективного управления.

Какой-либо эффективности управления невозможно достичь без четкой регламентации всех процессов, возникающих в информационном обмене, а так же в том случае, если сама информация создается в произвольной форме. Для гражданина, добропорядочного обывателя может не иметь никакого значения как он оформил запрос в государственное учреждение. Но при ознакомлении с массой подобных обращений у служащего учреждения неизбежно возникнут значительные потери рабочего времени из-за отсутствия единообразия, из-за адресования не по назначению, из-за многословности, из-за небрежности подчерка, произвольного сокращения слов, употребления специальных терминов и т.п. К сожалению, перечисленные недостатки характерны не только для граждан, но и для делового обмена информацией в структуре государственных учреждений.

В случае, если в системе учреждений, организаций не придерживаться известных правил работы с информационными носителями, то достаточно скоро окажется раскоординированной деятельность всей структуры управления: руководители и их подчиненные просто перестанут понимать друг друга. Значение стандартизации и унификации информационных носителей наиболее точно демонстрируют компьютерные средства коммуникации, точнее их программное обеспечение: отсутствие их совместимости, небрежность адресования, неточность формата и т.п. всегда ведут к сбою в работе компьютерных средств коммуникации. Согласованность систем управления типа “машина-машина” и типа “человек-машина” достигается исключительно средствами стандартизации и унификации всех информационных связей. Для достижения такой же согласованности в системах управления типа “человек-человек” должны действовать те же правила.

Существование правил унификации и стандартизации в системах управления обеспечивает не только правильную работу с информационными носителями, кроме этого, в системе управления устанавливается общее понимание терминологии управления, обеспечивается взаимосвязь всех структур управления, на всех уровнях управления действуют общепринятые организационно-распорядительные акты, организация их исполнения и контроль осуществляется так же на основе единых стандартов управленческой деятельности.

Таким образом, в любом процессе управления обязательно должен присутствовать некоторый стандарт в работе с информационными носителями. Этот стандарт должен обеспечивать, во-первых, единообразное понимание наиболее общих понятий (терминов) для информационных носителей; во-вторых, устанавливать единообразие для создания и работы с информационными носителями; в-третьих, создавать единообразие их учета и хранения.

Все три названных компонента известны достаточно давно, практически со времен создания первых алфавитов как универсальных средств коммуникации. Но изучаться самостоятельно эти вопросы стали только в начале XX века с развитием кибернетики и коммуникационных сетей.

В системе наук, составляющих теорию социального управления, фиксирование и обмен информацией социального характера изучает дисциплина, которую в управлении принято называть “Документационное обеспечение управления”. В названии дисциплины присутствует понятие “документ”, т.к. оно является основой многих сфер человеческой деятельности, в которых каким-либо образом отражаются явления, факты, события, обстоятельства объективной действительности. В процессе управленческой деятельности носителем любой информации так же является документ. Для значительной части работников, занятых в сфере управления (экономистов, статистиков, менеджеров, социологов и прочих категорий) обработка информации документов и создание других документов составляет основной предмет труда.

Создание любого документа является единичным актом (процессом) документирования. Ряд документов, отражающих деятельность организации, учреждения, составляют систему документации - это совокупность взаимосвязанных и соподчиненных документов. Системы документации, которые образуются в иерархии систем управления, составляют отраслевые и межотраслевые системы документации. Отраслевые системы отражают деятельность органов управления министерств, ведомств и отраслевых управлений. Наиболее точно обобщены документы в межотраслевой (так называемой функциональной) системе документации - эта система присуща всем органам управления: организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и прочие системы документов общего профиля функциональной деятельности.

Системы документов, возникающих в управленческой деятельности, классифицируют по разным признакам. Наиболее распространены разделение систем по уровню действия (международные, федеральные, отраслевые, региональные и т.д.), по отраслевому признаку (системы народного хозяйства, системы образования, системы здравоохранения, системы обеспечения правопорядка, системы вооруженных сил и т.д.), по функциональному признаку (организационно-распорядительная, банковская документация, бухгалтерская документация, отчетно-статистическая документация и т.д.). Между системами документов трудно в практике провести достаточно четкие границы, т.к. они между собой тесно связаны.

В последние десятилетия XX века самое широкое применение находят для внедрения в процесс управления средства вычислительной техники. С помощью компьютерных средств коммуникации значительно упростился процесс обмена информацией, соответственно возросли объемы информационных потоков. Циркулирующая в компьютерных сетях информация так же именуется “документы”. Возможности вычислительной техники позволяют в сотни раз сократить время получения документов, работать с их фрагментами, создавать любые комбинации документов, создавать собственные архивы документов и т.п. Чрезвычайно широкие возможности средств вычислительной техники, с одной стороны, и достаточно жесткие требования их программного обеспечения, с другой стороны, потребовали более четкой унификации документов. В нашей стране с конца 60-х годов стали разрабатываться системы документации на основе единых правил и требований к содержащейся в них информации.

Следует выделить содержащиеся в них определения терминов (понятий), применяемых в документационном обеспечении управления:

· информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их предоставления;

· документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

· реквизит документа - обязательные элементы оформления документа, которые позволяют его идентифицировать;

· формуляр документа - совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе;

· типовой формуляр документа - совокупность реквизитов конкретного вида документа (приказа, протокола, акта и т.п.);

· бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа (типовой формуляр) и местом, отведенном для переменной (текстовая часть, таблица, графика и т.п.);

· трафарет документа - заранее отпечатанный бланк документа, в котором часть текста является унифицированной постоянной составляющей с пропусками для заполнения переменной составляющей (однотипные письма, приглашения, поздравления и т.п.);

· шаблон документа - (англ.- template) компьютерный типовой трафарет документа конкретного типа (применяется в текстовых редакторах);

· документационное обеспечение управления (ДОУ), делопроизводство - создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функции;

· служба Документационного обеспечения управления - структурное подразделение министерств, ведомства, предприятия, организации, осуществляющая единую систему делопроизводства (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты и т.д.);

· документирование управленческой деятельности - фиксация на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е создание управленческих документов;

· обязательные реквизиты документа - наименование министерства, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

· дополнительные реквизиты документа (могут указываться на типовом формуляре) - наименование структурного подразделения, резолюция, гриф утверждения, отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, адресат, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, место издания, фамилия исполнителя, отметка о поступлении, и др.;

· приказ - распорядительный документ;

· указание - распорядительный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с исполнением приказов, инструкций и других актов вышестоящих органов;

· инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности;

· протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях;

· автоматизация документирования - применение автоматизированных технологий при подготовке документов;

· машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники;

· “твердая копия” - традиционный дубликат машинограммы;

· регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса;

· документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

· объем документооборота - количество документов, полученных и созданных за выбранный отрезок времени (рекомендуется подсчитывать по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, финансовые и т.д.);

· сроки исполнения документа - календарные дни с даты утверждения, поступления документа;

· исполнение документа - сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта документа, его оформление, согласование, предоставление на подписание руководителю,, подготовка к пересылке адресату;

· архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника;

· архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

· архив - совокупность архивных документов, а так же архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей;

· тайный архив - архив, о котором не заявлено публично;

· архивное дело - деятельность по организации хранения, учета и использования архивных документов;

1. Документационное обеспечение управления регламентируется, кроме федерального законодательства, так же ведомственными и отраслевыми нормативными актами. Кроме государственных стандартов существует система стандартов отраслей, предприятий, научно-технических и инженерных обществ и пр. Деятельность ведомственных архивов регламентирована собственными нормативными актами. Точно так же каждое ведомство имеет собственный Перечень организационно-распорядительных документов с установленными сроками их хранения. Например, для МВД Российской Федерации действует приказ Приказ МВД России от 20.06.2012 N 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ».

Управленческая деятельность и сопутствующая ей система документов, для большинства ведомств, достаточно четко разграничены от вопросов производственной и народнохозяйственной деятельности. Сложнее провести такое разграничение в деятельности органов внутренних дел.