Элементы управления в форме

Интерфейс приложения может состоять из одной из одной или нескольких форм с размещёнными на них элементами управления.

Элемент управления - графический объект, который предназначен для отображения данных (например, надпись или поле ввода), выполнения операций (например, кнопка открытия формы) или является оформлением формы (линии, прямоугольники).

Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляе­мыми.

1. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных.

2. Вычисляемый элемент. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета.

3. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков.

В Microsoft Access существуют следующие типы элементов управления;

1. Надпись. Надписи предназначены для отображения в форме или отчете описательных текстов, таких как заголовки, подписи или краткие инструк­ции. В надписях не выводятся значения полей или выражений; они всегда яв­ляются свободными и не меняются при переходе от записи к записи Надпись
может быть присоединена к другому элементу управления (такую надпись называют подписью). Например, поле ввода создается с присоединенной надпи­сью, которая содержит подпись этого поля.

2. Поле ввода. Поле ввода - это поле, в котором задается или отображает­ся значение поля. При создании поля ввода вместе с ним создается присоеди­ненная надпись. Поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, для вывода значения выражения.

3. Группа переключателей:

- Переключатели. Представляет собой набор надписей, помеченных кру­жочками (О или 0). Знаком © изображается действующий (выбран­ный) режим. При выборе другого режима переключателя (надписи) точка переместится в позицию рядом с выбранным названием. Пере­ключатели не допускают множественный выбор.

- Флажки. Если рядом с соответствующей надписью размещен пустой (П) или перечеркнутый квадратик (0 или D*3), то эта надпись будет со­ответствовать полю типа переключатель. Знак 0 или DD означает над­пись выбрана. В отличие от переключателя флажки допускают множе­ственный выбор.

— Выключатели. Изображается в виде кнопки. Изображение "кнопка на­жата (вжата)" означает режим выбран (включен).

4. Списки:

- список. Содержит фиксированный набор значений или значения из за­данного поля одной из таблиц. Позволяет не вводить данные, а выби­рать из списка.

- поле со списком. Применяется так же как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список раскрывается только после щелчка на раскрывающей кнопке.

5. Рамки объектов. Служит для размещения внешнего объекта: иллюстрации, фотографии и т.д.

- Присоединенная рамка объекта. С рамкой связано определенное поле, например, поле OLE, таблицы. В ней отображается содержимое этого поля.

- Свободная рамка объекта. Рамка не связана ни с каким полем табли­цы. Объект, находящийся в ней, выполняет роль иллюстрации и служит для оформления формы.

6. Командные кнопки. С каждой из них можно связывать выполнение ко­манды. Кнопку можно использовать для открытия другой формы или отчета, или для запуска макроса и т.д.

7. Набор вкладок. Позволяют разместить большой объем информации на ограниченной площади (несколько страничек).

8. Подчиненная форма/отчет. Подчиненная форма - это форма, нахо­дящаяся внутри другой формы. Первичная форма называется главной (роди­тельской) формой, а форма внутри формы называется подчиненной (дочер­ней) формой. Подчиненная форма удобна для вывода данных из таблиц или
запросов, связанных с отношением "один-ко-многим". Главная форма и под­чиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает данные о кон­кретном студенте, подчиненная форма отображает только работы этого студента. При входе в подчиненную форму для ввода новых записей текущая за­пись в главной форме сохраняется Это гарантирует, что 1) записи из табли­цы на стороне "многие" будут иметь связанную запись в таблице на стороне "один''.; 2) автоматически сохраняется каждая запись, добавляемая в подчи­ненную форму. Подчиненная форма может быть выведена в режиме таблицы, или как простая, или как ленточная форма. Главная форма может быть выве­дена только как простая форма. Главная форма может содержать любое число подчиненных форм, если каждая подчиненная форма помещается в главную форму. Имеется также возможность создавать подчиненные формы двух уровней вложенности. Это означает, что можно иметь подчиненную форму внутри главной формы, а другую подчиненную форму внутри этой подчи­ненной формы. Например, можно иметь главную форму, в которой выводятся данные о клиентах, подчиненную форму, выводящую данные о заказах и дру­гую подчиненную форму, которая отображает то, что заказано.

9. Линия, прямоугольник и дополнительные элементы ActiveX. Линию или прямоугольник можно использовать для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем.

10. Разрыв страницы.

В Microsoft Access создать элемент управления и задать свойства элемен­та можно в режиме конструктора формы или режиме конструктора отчета. Кнопки для создания элементов управления содержатся на панели элементов.

Лекция 2. ОТЧЁТЫ

1. ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ ОТЧЁТОВ

Отчёты являются компонентами интерфейса приложения, во многом схожи с формами. Они позволяют предварительно просмотреть и распечатать информацию, полученную из объектов данных. При проектировании отчётов используются многие технологии, применяемые для форм, включая процедуры связывания с источником записей и работу с элементами управления.

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для печати данных. Другими словами, отчет - средство отображения данных при выво­де на печать.

Отчёты представляют наилучшее средство создания печатных форм документов. Отчёты обладают следующими преимуществами:

1. Предоставляют возможность для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

2. Отчёты, могут бать использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для ведения бизнеса.

Отчет, так же как и форма, состоит из нескольких областей:

1. Область заголовка отчета. В области заголовка отчета расположено название отчета и ряд других элементов, содержимое которых не изменяется

2. Область данных. В области данных выводятся все данных из базовой таблицы или запроса.

3. Области верхнего и нижнего колонтитулов. В них можно располо­жить подзаголовки, колонцифры {номера страниц).

4. Область примечаний отчета. Здесь располагается дополнительная информация, содержимое которой постоянно.

Любая область отчёта, каждый элемент управления обладают свойствами, которые вызываются при помощи контекстного меню.

Отчеты во многом похожи на формы. В Access можно создать несколько видов отчетов, причем создание отчета не отличается от создания формы. Итак, отчеты бывают следующих видов:

1. Автоотчёты:

- «в столбец» На экран выводится в один столбец все данные из всех записей таблицы.

- ленточный отчет. Каждая запись занимает отдельную строку - ленту.

- табличный отчет.

2. Групповые/итоговые отчеты.

3. Почтовая наклейка.

4. Слияние с Microsoft Word.

5. Диаграммы.

2. СОЗДАНИЕ ОТЧЁТОВ

Отчёты создаются с помощью мастера и конструктора. В режиме конструктора отчёт создается при помощи элементов управления. Если отчёт создаётся с помощью мастера, то умолчанию задаются стандартные характеристики отчёта, определяемые используемым шаблоном.

Элементы управления отчётов не привязаны, к каким либо событиям в отличие от элементов управления форм.

Так же, как и в форме, вы можете вставлять в любой раздел отчёта рисунки или диаграммы. В отчёт также можно внедрять подчинённые отчёты или подчинённые формы.

В отчётах можно производить сортировку, группировку данных, определять итоговые значения и изменять внешний вид.

Группировку записей можно производить по:

1. Текстовым значениям.

2. Значениям даты и времени.

3. Значениям счётчика, типов данных денежный или числовой.

Группировка и сортировка записей отчёта производится при помощи свойств или пиктограмм на панели инструментов. В отчёте можно создавать до 10 уровней группировки.

Итоговые значения подсчитывают при помощи выражений, которые создаются построителем.

Точно так же, как в основные формы можно внедрять подчинённые, в основной отчёт можно внедрять подчиненные отчёты. Иногда удобнее подсчитать в отчёте итоговые значения и включать результаты вычислений в другой отчёт, содержащий детальную информацию.

Подчинённый отчёт – это отчёт, вставляемый в другой отчёт.

Подчинённый отчёт должен быть связан с главным отчётом. Это связь устанавливается автоматически, если отчёты создаются на основе связанных таблиц. Если главный и подчинённый отчёты не связаны, то связь между ними устанавливается при помощи свойств.