Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондообразователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хра­нение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площа­дей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на ос­нове специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязатель­ными. Сроки хранения документов, установленные типовыми переч­нями, сокращать не разрешается, в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть уве­личены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользо­ваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ве­домственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным пе­речнями, устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреж­дения после представления необходимых материалов ведомствен­ным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление сроков хранения документов на основании типо­вых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Например, в Перечне типовых документов... все организации разделены на две категории: сдающие документы на постоянное хранение в государ­ственные архивы и организации, документы которых на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по пе­речню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоя­щих органов и документы по выполнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а организации 2-й категории для аналогич­ного дела укажут срок хранения — 10 лет.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например:

«Планы финансирования и кредитования»:

а) годовые — постоянно;

б) квартальные — 3 года;

в) месячные — 1 год.

Поэтому в номенклатуру дел организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится кон­кретная группа документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из пе­речней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истече­нии указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться вре­менным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и исто­рическое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативно­го, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметки «Хранить до передачи в государст­венный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобнос­ти» означают, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хра­нения (в приведенном случае - 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопро­изводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

11.5. Хранение документов и формирование дел

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение испол­ненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у испол­нителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполне­ние», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т. п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Пап­ки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специаль­ных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоро­сшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней — в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической после­довательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сфор­мировались в делопроизводстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах-компактусах, механических картотеках эле­ваторного типа. Запрещается хранить, законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит название «фор­мирование дел».