2014-02-09
1747
Вопросы для обсуждения
Организация контроля за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?
2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?
3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?
4 Что является объектом контроля исполнения документов?
5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?
6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».
7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов?
8 Каков порядок продления срока исполнения документа?
9 В чем заключается цель документооборота?
10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения, что является необходимым условием четкой работы аппарата управления организации. Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур структурных подразделений. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации. Вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных подразделений.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы;
- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;
- помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
- дело должно содержать не более 250 листов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросши-вателях.
Для проведения исторической и практической ценности документов, производят экспертизу ценности документов. Основные задачи экспертизы: определение состава документов, подлежащих государственному хранению, установление сроков хранения документов, не подлежащих передаче в государственный архив, отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Экспертная комиссия состоит из 3-5 человек и назначается приказом руководителя организации, учреждения, предприятия. Состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников.
