Понятие инструментальных средств компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационные технологии включают в себя методы пре-образования информации по заданному свойству в заданном на-правлении, что реализуется соответствующими средствами, на-зываемыми инструментальными. Также они включают в себя необходи-мый технический комплекс и соответствующее программное обес-печение, образуя сложные программно-аппаратные компьютер-ные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются организационной тех-никой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой пере-чень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, на-зывается малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, по-скольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устрой-ства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и ис-пользуемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их перифе-рийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника -- эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым со-трудником для своего повседневного труда.

Современная организационная техника предполагает ее опре-деленную классификацию в соответствии с выбранным призна-ком. Наиболее распространенной является классификация по фун-кциональному признаку, которая однозначно связывает техноло-гический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел суще-ственные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универ-сальные функции обработки документов при минимальных зат-ратах физического труда. Расширились возможности систем элек-тронной передачи документов на большие расстояния. В то же вре-мя разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода зат-руднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для об-работки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

* объем документооборота;

* временные характеристики документопотоков;

* объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

* объем копируемых документов как первичный, так и вто-ричный;

* фирма-производитель оборудования;

* стоимость оборудования;

* стоимость расходных материалов, частота их замены;

* технические и эксплуатационные характеристики оборудо-вания;

* способ эксплуатации технических средств;

* стоимость эксплуатации;

* эргономические характеристики оборудования;

* степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной техники можно представить в виде следующих групп: Носители информации:

* носители на бумажной основе;

* носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для элект-роискрового копирования и т. д.);

* микроносители;

* звуконосители;

* видеоносители;

* магнитные носители;

* оптические носители.

Средства изготовления текстовых и табличных документов:

*ручные пишущие средства;

* пишущие машины;

* диктофонная техника;

* средства вычислительной техники.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

* средства фотографического копирования;

* средства диазографического копирования;

* средства электрофотографического копирования;

* средства термографического копирования;

* машины электронно-искрового копирования;

* средства микрографии;

* средства ризографического копирования;

* машины для гектографической (спиртовой) печати;

* машины для трафаретной (ротаторной) печати;

* оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

* фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резатель-ные машины;

* машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

* скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

* конвертовскрывающие и резательные машины;

* машины для нанесения защитных покрытий на документы;

* адресовальные, штемпелевальные и франкировальные ма-шины;

* машины для уничтожения документов;

* агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

*первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

* вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.);

* картотеки и картотечное оборудование;

* тележки для транспортировки документов;

* лифтовое оборудование;

* транспортеры и конвейеры;

* пневматическая почта;

* оборудование для хранения носителей информации.

Банковская оргтехника'.

*машины для счета купюр;

* детекторы валют;

* машины для упаковки банкнот;

* банкоматы.

Малая оргтехника.

Офисная мебель и оборудование:

* специализированная мебель для служебных помещений;

* специализированное оборудование для служебных помещений.

Прочие средства.

Средства коммуникационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяется качеством реализации коммуникативной функции -- способностью информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой.

Организация коммуникаций предполагает решение следующих опросов:

* определение внутренней структуры коммуникаций, то есть совокупности каналов передачи информации между конкретными структурными элементами системы управления;

* выработка квалификационных требований к управленчес-кому персоналу для эффективного использования коммуникаци-онной техники.

Для большинства видов коммуникационной техники и соот-ветствующих коммуникационных технологий (личное общение, общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы достаточно проработаны.

К средствам коммуникационной техники относятся:

* средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

* средства и системы телеграфной связи;

* средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

* средства и системы кабельной и радиосвязи, включая опти-ко-волоконную и спутниковую связь.

Средства вычислительной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Современные средства компьютерной техники могут быть клас-сифицированы следующим образом:

* персональные компьютеры;

* корпоративные компьютеры;

* суперкомпьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычисли-тельные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника, в. т. ч. управ-ленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры 1ВМ РС и совместимые с ними компьютеры, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Арр1е. Интенсивное развитие современных информаци-онных технологий связано именно с распространением с нача-ла 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относитель-ную дешевизну с достаточно широкими возможностями для пользователя.

Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ или main frame) представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы инфор-мационной деятельности при использовании одних и тех же ин-формационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательс-кие вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информаци-онными ресурсами, к которому подсоединяется большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, воз-можно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест, соединенных с центральным блоком корпоративного компьюте-ра, могут быть использованы и персональные компьютеры. Об-ласть применения корпоративных компьютеров - реализация ин-формационных технологий обеспечения управленческой деятель-ности в крупных финансовых и производственных организациях, создание информационных систем, обслуживающих большое чис-ло пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковс-кие системы, бронирование и продажа билетов и т. п.).

Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные сис-темы с предельными характеристиками вычислительной мощнос-ти и информационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Данная классификация достаточно условна, поскольку ин-тенсивное развитие технологий производства электронных ком-понентов, значительный прогресс в совершенствовании компь-ютеров и их наиболее важных составляющих элементов приво-дят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Кроме того, приведенная классификация учитывает только автономное использование вычислительных систем. В настоящее время преобладает тенденция их объединения и вычислительные сети, что позволяет интегрировать информационно-вычислитель-ные ресурсы для наиболее эффективной реализации информа-ционных технологий.